Нормативные акты выражаются сухо и лаконично, просто формулируя обязанность главы любого хозяйствующего субъекта создать все условия и необходимые средства инвентаризации.
ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА
За этими несколькими словами скрывается много трудоемких и трудозатратных мероприятий:
- необходимость выделить персонал (причем зачастую – достаточно сильный физически, если есть необходимость перевзвешивать и перемещать);
- обязанность обеспечить для ревизионных мероприятий проверенные и технически исправные весы, приборы для измерения и контроля, мерную тару и проч.
Тренд последнего времени - автоматизация инвентаризации, - также требует затрат, но все-таки нельзя не признать, что при грамотно выбранном поставщике данной услуги возможно решить массу вопросов и избежать массы проблем. Давайте попробуем сопоставить традиционную, «ручную» инвентаризацию и автоматизированную.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
РУЧНАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ – ПЛЮСЫ И МИНУСЫ
Это достаточно бюджетное решение. Его можно считать оптимальным там, где можно просчитать все активы в ночное время или на выходных. Еще один плюс (он же минус) - человеческий фактор. Сотрудники всегда под рукой, их всегда можно задействовать - и они же гарантированно наделают достаточно ошибок, которые исказят всю картину.
Ручная инвентаризация - времязатратный процесс. Во-первых, надо правильно выбрать время, чтобы не потерять клиентов, во-вторых, подстраховаться на тот случай, если пересчет растянется по времени.
- предварительно навести порядок на складах, как минимум - разбейте помещение на зоны с учетом характеристики товара;
- сформируйте отчет по имеющимся данным;
- прекратите движение активов;
- составьте группу - как минимум два человека (две группы). Первый (-е) считают, второй (-ые) - заполняют описи.
- Последний этап - сверка и исправление расхождений.
ЧЕМ ПОЛЕЗНА АВТОМАТИЗАЦИЯ?
Автоматизированная инвентаризация позволяет обеспечить, тотальный, без преувеличения, контроль. Каждая единица в любом подразделении будет на 99,9% идентифицирована и учтена, причем не так важно, где в настоящее время она располагается – в производственном цеху, на торговой точке, на складе, в Москве или во Владивостоке.
Благодаря автоматизации вы сможете исключить человеческий фактор и снизить число вызванных им погрешностей. Автоматизированная инвентаризация - это быстрее, дешевле и куда менее рискованно, чем ручной пересчет. Это, пожалуй, единственный вариант для собственников бизнеса, желающих не просто провести инвентаризацию для галочки, но сделать все быстро, безошибочно и без длительных простоев. Очень ценно то, что автоматизированная инвентаризация может быть проведена практически в любое время. Единственный момент, который может породить недостачи и расхождение - отсутствие фиксации перемещения товара.
В заключение отметим: в общем-то, неважно, какой вариант вы выбираете – все еще традиционный или все-таки автоматизированный. В конце концов, ваша задача: достичь целей инвентаризации, т.е. выявить и устранить расхождения в учете, получить полную и актуальную информацию и достоверные данные. А уж принимать решение по средствам инвентаризации необходимо исходя из реалий вашей хозяйственной жизни и особенностям вашего бизнеса.
Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать затратность автоматизации процесса.
Поэтому рекомендуем учитывать следующие критерии при организации процесса:
- товарооборот компании;
- количество и размеры складов;
- количество сотрудников – кладовщиков;
- бизнес-задачи.
Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.
