Достаточно часто у организации появляется необходимость выдать работнику суммы для приобретения товарно-материальных ценностей или на иные расходы, которые связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Например, такие суммы могут выдаваться работникам по приобретение канцтоваров для офиса, расходных материалов, техники, оплаты проезда.
Целевое расходование таких средств может выступать предметом проверки со стороны налоговых органов. Например, в ходе проведения выездной налоговой проверки инспекторами было установлено, что работник организации в течение 2013-2015 годов получал подотчетные суммы в размере более 26 млн. рублей, при этом какие-либо документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств, не представлены.
В связи с этим налоговая служба признала выдаваемые подотчетные денежные средства доходом сотрудника. Сама организация не удерживала и не перечисляла с них НДФЛ в бюджет. Также и работник самостоятельно НДФЛ не исчислял и не представлял в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ. Поэтому, посчитав вышеуказанные подотчетные денежные средства доходом работника, инспекция доначислила организации НДФЛ, пени и штраф.
Суды трех инстанций встали на сторону налогового органа, оставив без изменения начисленный инспекцией налог, пени и штраф. В решениях указывалось, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах. При отсутствии доказательств, подтверждающих их целевое расходование и оприходование организацией товарно-материальных ценностей, такие суммы считаются доходом сотрудника и включаются в базу по НДФЛ. Поэтому компания-работодатель как налоговый агент должна была исчислить, удержать и перечислить с таких сумм налог в бюджет.
Аналогичный вывод сделал и Верховный Суд Российской Федерации, отказав налогоплательщику в передаче кассационной жалобы для дальнейшего рассмотрения (определение ВС РФ от 3 февраля 2020 г. № 310-ЭС19-28047).