Аренда офиса является одной из основных статей расходов большинства бизнесов, особенно на начальных стадиях. Нужен ли офис вообще некоторым компаниям? Стоит ли тратить на него деньги, особенно на начальных стадиях? Каким компаниям обязательно нужен офис, а каким лучше на нем сэкономить? Обо всем по порядку.
Нужен ли офис? Что говорит государство?
Любому бизнесу нужен офис. Так думают большинство людей, в том числе начинающих бизнесменов. Однако это не всегда так. Рассмотрим, нужен ли офис предпринимателям с точки зрения закона.
ИП
ИП без сотрудников. Напомним, что индивидуальные предприниматели регистрируются по месту жительства. А Жилищный кодекс позволяет заниматься бизнесом в своем жилье. Так что если вы имеете возможность встречаться с клиентами на нейтральной территории или вам в принципе в этом нет необходимости, то арендовать офис необязательно.
ИП с сотрудниками. Если вы занимаетесь деятельностью, которая не требует офиса, но вы нанимаете сотрудников, то вы можете оформить их надомниками. Просто укажите ваш домашний адрес как место работы сотрудника в трудовом договоре (49 глава Трудового кодекса). Таким образом, наличие офиса для индивидуального предпринимателя во всех случаях по закону не обязательно.
ООО
На самом деле, даже для ООО офис не является обязательным. Зарегистрировать ООО можно по адресу его гендиректора или одного из учредителей. Тогда при регистрации ООО налоговый инспектор может попросить свидетельство о праве собственности на жилье.
Если не хотите регистрировать ООО по домашнему адресу, то можно воспользоваться арендой или покупкой юридического адреса. Желательно, чтобы он имел почтовое обслуживание, чтобы вовремя получать важные извещения. Однако существуют риски. По приобретенному юридическому адресу могут быть зарегистрированы множество других фирм, тогда вам могут отказать в регистрации. Обязательно проверяйте адрес на чистоту, об этом мы напишем в одной из следующих статей.
Если вы зарегистрировали ООО на собственное жилье и планируете нанимать сотрудников, при этом они могут работать удаленно, то их также можно нанимать в качестве надомников. И они могут работать дистанционно. Во всех остальных случаях лучше арендовать офис.
Кому нужен офис?
Нужен ли офис вашей, даже начинающей компании? На самом деле, многим компаниям он действительно нужен.
Зачем нужен офис:
- Рабочие места для руководства и наемных сотрудников;
- Контроль сотрудников;
- Место и удобство коммуникации;
- Место проведения встреч с клиентами и переговоров с контрагентами;
- Регистрация компании (юридический адрес);
- Склад / производство по совместительству для некоторых видов бизнеса.
Если вы не индивидуальный предприниматель, то офис вам нужен не только для удобства, но и для регистрационных и юридических функций, о чем мы писали выше. Офис необходим в большей степени крупным компаниям и классическим бизнесам. Тем, кто имеет собственные бухгалтерские, юридические и другие отделы. Офис позволяет не только презентабельно выглядеть при проведении встреч с клиентами, но и лучше контролировать своих сотрудников. Вот зачем нужен офис большинству компаний, которые не могут перевести сотрудников на удаленную работу.
Кто может обойтись без офиса?
Арендные платежи за офис - это очень часто высокие постоянные издержки. Зачастую на аренде лучше сэкономить, потому что многим компаниям даже если и нужен офис, то довольно редко. Как можно сэкономить и какие есть альтернативы?
- Офис напрокат. Много компаний предоставляют такую услугу. Помещение, оргтехника, офисные услуги - все это вы получите в оговоренное время обычно за почасовую плату. Использовать временно арендованный офис удобно для проведения важных встреч с клиентами и намного дешевле, чем снимать офис на постоянной основе.
- Коворкинги. Относительно новый, но уже пользующийся огромной популярностью вид организации труда. Коворкинг - это общее пространство, коллективный офис, где одновременно в одном или разных помещениях могут работать сотрудники разных бизнесов, фрилансеры и, в принципе, кто угодно. Коворкинги также предоставляют переговорные для проведения важных встреч.
- Бизнес-инкубаторы. Одна из основных их задач - предоставить возможность начинающим компаниям и предпринимателям, не имеющих стартового капитала, начать бизнес и развиваться. Один из способов - предоставление нежилых помещений на льготных условиях - обычно для стартапов и высокотехнологичных компаний.
- Федеральные и муниципальные программы. В разных городах нашей страны действуют множество программ, поддерживающих малый бизнес. Например, одна из программ в Санкт-Петербурге "Мое дело" бесплатно предоставляет места в коворкинге для работы.
- Виртуальный офис. Это совокупность офисных услуг, включающая юридический адрес для получения почты, виртуальный телефонный номер. Часто также можно получить услуги колл-центра, секретаря, веб-хостинг и т.д. Это позволяет и помогает вести бизнес удаленно, пользуясь услугами аутсорсинга.
Какие виды бизнеса могут обойтись без офиса: это большинство IT-компаний, веб-студии, рекламные и маркетинговые агентства, интернет-магазины, не нуждающиеся в отдельном складе, инфобизнесы и многие другие. Сократить затраты на офис также можно переведя часть или всех сотрудников на удаленную работу. Также многие отделы и задачи можно отдать на аутсорсинг, например, юридические и бухгалтерские задачи.
Опыт компаний
При этом не только мелкие компании и стартапы могут работать без офиса. Вот несколько примеров крупных компаний:
Компания Automattic (владеет WordPress) со штатом в 146 сотрудников, Alconost со штатом в 300 переводчиков и копирайтеров работают без офиса.
Что касается российских компаний, то примерами являются веб-студия CSSSR, имеющая более 50 сотрудников с выручкой более 60 млн руб. Одним из наиболее крупных примеров экономии на офисах является Тинькофф банк. Большинство сотрудников банка работают удаленно: это менеджеры по продажам, операторы call-центра, программисты, HR-менеджеры и т.д. У них просто нет офисов, куда клиент мог бы прийти получить карту или задать вопрос - банковские карты привозят курьеры на дом, а вопросы можно задать по телефону либо в онлайн чате в приложении.
В итоге, нужен ли офис вам и стоит ли тратить деньги на его аренду или нет зависит от вашего бизнеса и вашей бизнес-модели. Однако сейчас всё больше компаний стараются сократить ненужные издержки на аренду помещения под офис. А сэкономленные деньги можно пустить в развитие бизнеса и масштабирование.