В 2020 году стартует масштабный проект по переходу на электронные трудовые книжки. Помимо прочего, для работодателя это означает необходимость предоставления нового отчёта СЗВ-ТД. Впервые сдать отчёт необходимо в феврале 2020 года. Это касается абсолютно всех работодателей: не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Непредставление, несвоевременная подача или некорректное заполнение может повлечь за собой штрафные санкции. Чтобы избежать подобных неприятностей, стоит внимательно изучить правила составления и подачи нового отчёта.
Что представляет из себя отчет СЗВ-ТД
Полное наименование документа – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Как можно понять из названия, ПФР будет ежемесячно получать от работодателей сведения о трудовой деятельности всех официально работающих граждан. Эти сведения будут заноситься в новый раздел индивидуальных лицевых счетов граждан «Сведения о трудовой деятельности». Это необходимо для ведения электронных трудовых книжек. По замыслу, единая информационная база Пенсионного Фонда РФ ежемесячно будет пополняться актуальными сведениями обо всех работниках. К данным сведениям будут иметь доступ непосредственно зарегистрированное лицо и его работодатель.
Примечание: отчет СЗВ-ТД подается в случае, если в течение отчетного периода в 1 месяц наступили необходимые основания: прием на работу, увольнение, перевод и заявление сотрудника о выборе вида трудовой книжки. Отчет должен быть предоставлен не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.
Плюсы и минусы новой отчетности
К плюсам, безусловно, можно отнести относительную простоту работы с электронными трудовыми книжками. Кадровики не понаслышке знают, что ведение бумажных трудовых книжек – это сложный кропотливый процесс, требующий предельной внимательности, а также знания множества правил и тонкостей. Например, исправление допущенной ошибки в трудовой книжке – это целая история. Заверение выписок, соблюдение сроков и правил передачи бумажных трудовых книжек – тоже дополнительная работа для кадровика. Для электронных трудовых книжек во всем этом нет необходимости.
Однако существуют и минусы. Прежде всего, это обязанность по регулярному (для организаций с большим количеством сотрудников скорее всего – ежемесячному) заполнению и сдаче отчета СЗВ-ТД. Это новая нагрузка на кадровика и дополнительная ответственность для работодателя. Кроме того, если кто-либо из сотрудников изъявит желание сохранить старую, бумажную версию трудовой книжки и до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, работодатель обязан выполнить его пожелание. Таким образом, для консервативных сотрудников придется по-прежнему вести бумажные трудовые книжки по всем правилам, но при этом еще и включать их в отчет СЗВ-ТД. Отметим, что у лиц, начинающих трудовую деятельность в 2020 году, возможности выбора не будет: для них предусмотрена только электронная версия.
Пошаговый порядок заполнения формы СЗВ-ТД
Бланк отчетности представляет из себя таблицу с графами для внесения сведений:
Отчет заполняется руководителем организации лично или должностным лицом.
В шапку отчета вносятся основные сведения об организации: регистрационный номер в ПФР, наименование организации или ИП, а также ИНН и КПП.
Далее в бланке следуют сведения об отчётном периоде: здесь необходимо указать отчётный год, а также код месяца, за который предоставляется отчет. Кодом месяца является его порядковый номер (январь – 1, февраль – 2 и т.д.)
Затем вносятся данные о мероприятиях, произошедших с сотрудниками за отчетный период. Для этого в соответствующие графы вносятся:
Графа 1: порядковый номер. Правила присвоения порядкового номера не регламентированы, можно воспользоваться любым удобным, например, хронологическим или алфавитным.
Графы 2, 3, 4: Ф.И.О. сотрудника. В случае отсутствия отчества соответствующая графа не заполняется.
Графа 5: СНИЛС.
Графа 6: Дата мероприятия.
Графа 7: Вид мероприятия. Для данной графы предусмотрены числовые коды:
1 — прием на работу;
2 — перевод на другую работу;
3 —изменение наименования работодателя;
4 —присвоение сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
5 — увольнение;
6 — запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности на основании постановления суда.
Графа 8: Должность, специальность, профессия, квалификация. Данная информация вносится на основании подтверждающих документов.
Графа 9: Структурное подразделение. Наименование структурного подразделения указывается на основании штатного расписания.
Графа 10: Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении. Здесь указываются правовые основания мероприятия.
Графа 11: Название документа (например, «Приказ об увольнении»).
Графа 12: Дата документа.
Графа 13: Номер документа.
Наказание за нарушения
Разумеется, работодателей и кадровиков волнует вопрос о возможных санкциях за несвоевременную или некорректную подачу нового вида отчетности. В связи с тем, что переход на электронные трудовые книжки и связанные с ним изменения в отчетности – масштабные нововведения, однократное нарушение в 2020 году повлечет за собой только предупреждение. А вот за повторный инцидент уже грозит штраф: до 50 000 рублей для организаций и до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.