"Хорошие собрания всегда планируются. Плохие - случаются неожиданно!"
До принятия решения о проведении собрания нужно задать себе вопрос. ЗАЧЕМ я хочу провести это собрание?
Собрание не должно проводиться ради самого факта его проведения или потому, что «так положено» или «потому что так было всегда».
Руководитель должен быть готов начать дискуссию по каждому из указанных в повестке пунктов, следуя оговоренным правилам. Вместе с тем руководитель должен заранее для себя определить, действительно ли он настроен вовлечь своих сотрудников в дискуссию вместо того, чтобы донести своё решение и добиваться его выполнения.
Руководитель должен стараться сохранять нейтральную позицию, кроме случаев, когда требуется просто проинформировать участников о принятом решении или прервать затянувшуюся дискуссию.
Он должен вести собрание путем дискуссии по каждой теме повестки
– Поощрять разные мнения;
– Просить участников обозначать сложности и препятствия;
– Проверять единое понимание;
– Прерывать метания участников с одного решения на другое;
– Заканчивать (принимать решение или закрывать дискуссию) по каждой теме повестки перед тем, как переходить к следующей.
Важно также определить каким образом на собрании будут приниматься решения.
Существует 4 базовых способа принятия решений на собраниях:
1. Одностороннее принятие решений (авторитарное)
Руководитель принимает решение (либо еще до начала собрания, либо к концу собрания) и информирует всех участников о своем решении.
2. Консультация
Руководитель выслушивает мнения участников и потом принимает решение.
3. Голосование (большинство)
Каждый участник собрания голосует по каждому вопросу, решение принимается большинством голосов.
4. Консенсус (100% согласие)
Руководитель направляет и ведет дискуссию по каждому вопросу, изучает различные мнения до тех пор, пока все участники собрания не сойдутся на одном общем решении. Даже если все участники собрания не могут согласиться на 100%, они должны пойти на уступку в пользу команды.
Основная задача Ведущего собрания - привести всех участников к единому решению одним из 4-х вышеперечисленных способов.
Если не планируется принимать никакого решения, а дается просто информация к сведению, то это должно быть понятно всем участникам собрания.
В некоторых случаях решение принимается заранее еще до начала собрания, и целью собрания является информирование участников, о том, как это решение будет выполняться. Это должно также быть четко оговорено заранее.
Проблема многих собраний заключается в том, что собравшиеся в действительности не приходят ни к какому решению, и по итогам собрания нет никакого плана действий.
Эффективное собрание всегда заканчивается резюме решений, которые были сделаны, и контрольным списком тех, КТО будет выполнять какие-либо действия, ЧТО выполнять и В КАКИЕ СРОКИ.
Руководителю необходимо попросить участника, который был ответственным за ведение записей, подготовить краткие итоги собрания.
Руководитель должен по окончании собрания:
– Проверить, все ли участники согласны с выводами;
– Составить план действий: КТО будет делать, ЧТО и В КАКИЕ СРОКИ;
– Согласовать время и место следующего собрания (если нужно)
Это должно быть сделано на компьютере или флипчарте с тем, чтобы потом разослать всем участникам, вовлечённым в процесс.
Всем успехов в делах. Подписывайтесь на канал и ставьте лайк!