Расскажу на примере одного из моих клиентов. Он спросил, как сделать так чтобы помощница разгружала его по задачам, а не наоборот добавляла их. Для примера, привезли какие-то документы, и она звонит и спрашивает, что с ними делать. Знакомо? А представьте, что таких документов может быть 10-15 в день, и вы уже ощущаете себя каким-то распределителем документации.
В чём проблема.
Давайте разберемся, какие бывают помощницы. Я работал с абсолютно разными сотрудницами, и из 15 человек только одна была толковой. Т.к. они все были на удалёнке, то фактически я не видел их реальной занятости, и лишь мог оценить продуктивность и выполняемость задач. Мне приходилось слушать о голодных мужьях, критических днях и прочей мне нужной информации. Один раз мне помощница на вопрос почему она ничего не сделала, ответила, что она только собралась расслабиться, а тут я со своими звонками. И начала объяснять, ну как она что-то может делать, когда только собралась расслабиться. Боюсь представить, что там было конкретно) Очень много вокруг действительно глупых людей, неспособных разобраться в элементарных вещах, неисполнительных, безответственных и ещё с огромной кучей каких-то своих проблем, которыми пытаются вас нагрузить.
Что делать.
Составить портрет этого сотрудника, т.е. личные качества, данные, опыт и компетенции. Например, обязательно наличие высшего образования, опыт работы от 1 года на какой-нибудь жести типа колцентра или макдака и возраст 23-25 лет. Разработать цепочку тестовых заданий, чтобы как раз проверить все необходимые качества и компетенции. Составить регламент работ, KPI и мотивацию. Вот вы вспомните себя, когда думаете: как так? Я же тебя плачу за эту работу, а ты без конца тормозишь? Звонишь и спрашиваешь, элементарные вещи) Вы должны понимать, что, если не выдать сотруднику пошаговый план действий, т.е. регламент, то так будет всегда. Если вы составить документ, в котором будет написана чёткая инструкция, что делать с документами, то вопросов не будет. Позвонить в бухгалтерию - узнать кому их отправить - если ответ не получен, позвонить исполнительному директору - и т.д.
Правильно построенная структура с зонами ответственности и регламентами позволит выйти из операционной деятельности и работать над стратегическими задачами. Для записи на консультацию переходите по ссылке ниже.