Из 657 типовых управленческих архивных документов, содержащихся в новом Перечне, 28 типов документов, относятся к охране труда: документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и другие. Стоит отметить, что в сравнении с ранее действующим Перечнем, существенно изменился срок хранения таких документов, как «Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда», который составил пять лет, а не постоянно, как это было ранее, а также срок хранения «Книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, журналов инструктажей», который составил 45 лет.
Что касается содержания инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, то в ней Росархив определил следующее:
1. Документы со сроком хранения «Постоянно» передают на хранение в архивы после истечения срока их временного хранения, и составляют:
§ 15 лет – для документов федеральных органов государственной власти, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;
§ 10 лет – для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов и организаций субъектов Российской Федерации;
§ 5 лет – для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
§ негосударственные организации передают документы в архив только после истечения срока, который указан в договоре;
§ не менее 10 лет – для документов организаций, которые не выступают источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.
2. Срок хранения «До замены новыми» применяют к копиям нормативных документов, которые присылают в организацию для использования в работе. К таким документам относятся: «Гигиенические требования к условиям труда инвалидов», «Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин», «Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования)», а также «Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников». Эти документы хранят до замены новыми или до их отмены.
3. Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после - 50 лет. К таким документам относятся отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда), содержащие сведения о наличии вредных и опасных условиях труда на рабочих местах.
Кроме этого, требованиями инструкции установлено, что сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Также в инструкции указано, что снижать сроки хранения документов нельзя. Если в организации требуется продлить сроки хранения временных документов, то это можно сделать при проведении экспертизы ценности документов.
Инструкция, введенная в действие Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, применяется с 25 февраля 2020 г. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 действует с 18 февраля 2020 г.