Электронные трудовые книжки частью рабочего процесса. Как перевести их в цифровое пространство и правильно сформировать заявления сотрудников – расскажем в нашей статье.
С 2020 года начинается плавный переход к электронным трудовым книжкам. Классическая версия с рукописным заполнением остается, но альтернативная проще в использовании: надежнее - не потеряется, не порвется. Данные работника всегда доступны онлайн ему самому, а предприятия экономят на приобретении, хранении и обслуживании бумажных версий этого документа.
До 30 июня 2020 года. организации призваны уведомить служащих об изменениях в Трудовом Кодексе РФ. Нужно донести до персонала, что трудовые книжки будут двух видов и требуется выбрать подходящий вариант. Действительны будут оба.
Когда, по уважительной причине, заявление о выборе не может быть подготовлено в указанные законодательством сроки, то работник вправе предоставить его после выхода на службу, например, из декретного отпуска. Работодатель, тем временем, ведет двойной учет стажа: по-новому и старому образцу.
Сотрудники, которые впервые получат работу в 2021 году - априори переходят на цифровой вариант учета сведений.
Важно! Работник обязан подать работодателю письменное обращение с подтверждением своего выбора не позднее 31 декабря 2020 года.
Предприятия должны подготовить и передать в Пенсионный Фонд России заявления, где будет указан способ предоставления сведений для каждого трудоустроенного. Для этого стоит обратиться к разделу «Кадры», далее выбрать «Электронные трудовые книжки» и нажать кнопку «Создать». Затем требуется указать данные по выбору каждого сотрудника:
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
После заполнения необходимо распечатать подготовленные документы и отдать на подпись. Сформировать версию для печати удобнее, нажав на кнопку «Заявление». Обновленная информация будет отражена в отчете СЗВ-ТД.
Для того, чтобы сведения сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД заполнялись автоматически, в документах кадрового учета (увольнение, перевод, прием на работу) предусмотрен флажок «Отразить в трудовой книжке».
Когда установлена эта метка, становится доступна строка «Трудовая функция». Уже сейчас, по требованиям Трудового Кодекса РФ, необходимо регистрировать изменение рабочих обязанностей. Например, в случае перевода в другой отдел, когда фактически должность не изменяется, а спектр действий наоборот.
Важно! Если сотрудник выбирает новый способ учета сведений, то в бумажном варианте составляется соответствующая запись – допускается свободная форма, отвечающая нормам.
Для отражения в электронной книжке кадровых документов, необходимо зарегистрировать последние, как «Мероприятия» в СТД-Р и СЗВ-ТД.
При увольнении сотрудника на руки выдается документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТДР-Р». Чтобы его сформировать обратимся к разделу «Кадры», далее «Электронные трудовые книжки», кнопка «Создать».
Помните, что отчет СТД-Р передается лично в руки, либо в цифровом виде по e-mail, т.к. справка содержит персональные данные. Передача третьему лицу возможна только с письменного разрешения владельца информации.
Для отправки отчета в ПФР используется документ «Сведения о трудовой деятельности работников СВЗ-ТД», который так же расположен в разделе «Кадры». СВЗ-ТД сдавать придется ежемесячно. На его оформление предоставлено 15 календарных дней, следующих за отчетным месяцем. Эта форма предназначена для постоянной передачи актуальных изменений в ПФР и моментального доступа к ним.
Полную информацию о выработанном стаже физическое лицо может запросить в Пенсионном Фонде, МФЦ или через портал госуслуг, а также по фактическому месту трудоустройства (за период работы на предприятии).
Основные нюансы мы разобрали. Остались вопросы? Обратитесь в нашу техническую поддержку на нашем сайте https://www.vdgb.ru/ и получите оперативную помощь по настройке программы, в решении сложных задач, или подробную консультацию.
Часто задаваемые вопросы:
1. В какие сроки нужно предоставить ПФР заявления заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности?
До 30 июня 2020 года. организации призваны уведомить служащих об изменениях в Трудовом Кодексе РФ. Работник обязан подать работодателю письменное обращение с подтверждением своего выбора не позднее 31 декабря 2020 года, а работодатель оперативно передать его в ПФР.
2. Как сформировать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С: Бухгалтерия?
Нужно обратиться к разделу «Кадры», далее выбрать «Электронные трудовые книжки» и нажать кнопку «Создать». Затем требуется указать данные по выбору каждого сотрудника:
· Ведение бумажной трудовой книжки;
· Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
После заполнения необходимо распечатать подготовленные документы и отдать на подпись. Сформировать версию для печати удобнее, нажав на кнопку «Заявление».
3. Когда сдавать «Сведения о трудовой деятельности работников СВЗ-ТД» в ПФР на каждого сотрудника?
Ежемесячно! Этот документ находится в разделе «Кадры». На его оформление предоставлено 15 календарных дней, следующих за отчетным месяцем. Эта форма предназначена для постоянной передачи актуальных изменений в ПФР и моментального доступа к ним.
