Ещё один комментарий для СМИ о том, как работать меньше. Все этого хотят, но не у всех получается 🤷♂️ Издание попросило поделиться советами и лайфхаками, а этого у нас — как снега зимой (не этой).
Свою продуктивность можно повысить 2-я путями, делегированием и оптимизации процессов. А лучше всего, эти пути совмещать, делегировать по максимуму и оптимизировать процессы.
Если мы говорим про делегирование, очень важно делать это правильно! Иначе есть все шансы, что делегирование превратится в кошмар и переделку всей работы. Что повлияет за собой ещё больше трудозатрат и нервов. Когда вы ставите задачи другим людям, важно помнить, что они мыслят иначе. Практически совсем иначе. И то, что очевидно вам — неочевидно другим людям. Важно не лениться, когда вы описываете задачи другим людям и писать всё максимально подробно, продумывая моменты, на которых исполнитель может споткнуться в выполнении задачи.
- Например, если вы просите что-то сделать и ссылается на документы, которые лежат в облаках — не поленитесь и прикрепите ссылку, параллельно проверив доступы. Это гарантирует, что исполнитель не споткнётся на этом шаге, не будет дёргать вас и получит доступ к документам. Золотое правило тут — потратить чуть больше времени на постановку задачи, зато потом меньше на доработку и обсуждения результата.
Чем подробнее задание, тем меньше правки в конце. А значит и времени вы потратите меньше, в итоге.
- Другой важный аспект делегирования — это описание своих ожиданий в конце. Стоит уделить особое внимание описанию того, что вы будете считать выполненным заданием. Эта методика так и называется «Давай обрисуем готово». По сути — это набор довольно подробных правил, при которых вы будете считать, что задача сделана на 100%.
Оптимизация процессов многоуровневая задача, которую люди решают на протяжении всей жизни. Но есть несколько аспектов, которые сразу позволят оптимизировать работу и повысить её эффективность.
- Например, шаблоны. Этот вольно известный инструмент, почему-то мало применяют в повседневной жизни. А ведь с помощью шаблонов можно решать любые задачи, даже бытовые. Тут, как и с делегированием, важно потратить чуть больше времени на обдумывание, зато потом не тратить его на решение. Заведите себе документ в телефоне, и записывайте туда шаблоны решений бытовых и рабочих ситуаций. Проанализируйте те решения, которые отнимают у вас больше всего ресурсов и попробуйте их разложить на шаблонные решения. Это могут быть шаблонные ответы, письма, реакции и т.д. Например, когда коллега просит сделать какую-то срочную и внеочередную задачу, не стоит тратить время на придумывание отказа. Сделайте шаблон ответа заранее и просто отправьте его.
- Ограничивайте доступ к себе и к своим ресурсам. Введите правила, когда вас можно дёргать по одним задачам, когда по другим. Когда вы работаете над одним проектом, а когда на другим. Выделяйте главные дела на день и не отвлекайтесь от них при выполнении. Следует помнить, что сейчас миллион раздражителей, которые крадут наше внимание в работе. Начиная от фейсбука и заканчивая несамостоятельными коллегами. И всем нужно отказывать, вводить жёсткие правила и ограничивать к себе доступ.
Как эффективно работать с большим потоком задач, можно прочитать в нашей статье.