Проверка финансово-хозяйственной деятельности школы обычно вызывает бурный интерес не только со стороны администрации и сотрудников образовательного учреждения, но и со стороны общественности, в том числе родителей учеников. Разбираемся, как проходит мероприятие и как школе к нему подготовиться.
Порядок проведения финансовой проверки в школе
О том, какие бывают проверки, мы уже рассказывали здесь. Сегодня остановимся на финансовом мониторинге.
Первым делом стоит сказать, что организаций, уполномоченных контролировать финансово-хозяйственную деятельность (ФХД) образовательного учреждения, существует несколько:
- Федеральное казначейство РФ;
- Счетная палата РФ;
- финансовые органы субъектов РФ или муниципальных образований;
- региональные органы образования;
- в крайнем случае – прокуратура, управление по борьбе с экономическими преступлениями, контрольно-ревизионное управление и другие.
С одной стороны, каждое из них выполняет свою функцию. С другой стороны, служебные обязанности некоторых из них пересекаются, что вполне ожидаемо. Поэтому часто бывает так, что сотрудники контролирующих ведомств плотно общаются между собой, чтобы не дублировать работу друг друга и не надоедать поднадзорным организациям одними и теми же вопросами.
Проверки могут быть разнородными по сути. Они отличаются:
а) по срокам проведения:
- плановые – проводятся не один раз в три года (как это обычно бывает), а один раз в два года (в соответствии с 944-м постановлением российского правительства от 23 ноября 2009 года об утверждении перечня видов деятельности, в отношении которых требуется особая периодичность плановых проверок. Сады и школы в этом списке);
- внеплановые – могут быть вызваны чьей-то жалобой либо желанием ревизоров проверить, исправила ли школа ошибки, на которые ей было указано во время предыдущей проверки.
б) по месту проведения:
- выездные, или инспекционные – проходят непосредственно в школе;
- камеральные – ревизоры изучают документы образовательного учреждения у себя в офисе.
В любом случае мониторинг не может продолжаться больше двадцати рабочих дней. Уведомление о грядущей плановой ревизии школа должна получить как минимум за три рабочих дня, о внеплановой – за 24 часа либо вообще без предупреждения, если есть информация о причинении вреда людям, природе, объектам культурного наследия.
Список организаций, которым предстоит в этом году проверка, размещается в открытом доступе на сайте контролирующих органов не позднее 31 декабря прошедшего года. Также эту информацию можно найти на официальном сайте Генеральной прокуратуры России, введя в поисковой строке название школы либо ее ИНН.
Перед началом мониторинга проверяющие должны предъявить школьной администрации служебные удостоверения и прочую документацию, в том числе план-задание проверки с подписью руководителя.
В свою очередь ревизоры имеют полное право:
- запрашивать любую информацию о ФХД, все необходимые материалы и документы (в том числе внутришкольные нормативные акты, распорядительные, бухгалтерские, финансовые бумаги) и проводить их экспертизу;
- наблюдать за деятельностью учебного заведения;
- осматривать здание школы и прилегающую территорию;
- проводить опрос сотрудников и учеников школы;
- требовать в ходе проверки письменные объяснения у работников образовательной организации.
В то же время контролеры не могут:
- устраивать проверку в отсутствие администрации образовательного учреждения;
- запрашивать документы, не имеющие отношения к предмету мониторинга;
- изымать оригиналы документов.
По итогам составляют акт проверки финансово-хозяйственной деятельности школы. В этом документе отражают:
- полное наименование образовательного учреждения, его ИНН;
- информацию о проверяющей организации;
- дату начала и окончания мониторинга;
- обнаруженные нарушения и их суть;
- предписания об их устранении с указанием сроков и конкретных действий;
- препятствия, чинимые администрацией школы (если они имели место), в том числе непредоставление документов и прочей информации;
- итоги мониторинга.
Если ни одного нарушения обнаружено не было, акт все равно составляется. Документ оформляют в двух экземплярах: по одному для администрации школы и для проверяющей организации. На втором из них обязательно должна стоять подпись директора школы. Если он не согласен с какими-либо фактами в итоговом акте, следует тут же письменно отметить это, аргументировав свою позицию копиями соответствующих документов. Иначе потом, в процессе судебного разбирательства, доказать ошибку проверяющих будет сложнее.
Важный момент: акты проверки финансовой деятельности школы после каждого мониторинга должны оперативно размещаться на сайте образовательного учреждения для свободного ознакомления.
Что проверяют
В ходе проверки финансовой деятельности школы основное внимание уделяется:
- прозрачности ведения бюджета;
- законности приобретения материальной базы, в том числе принятия спонсорской помощи (как ее правильно оформить, мы рассказывали здесь);
- обоснованности и экономическому смыслу бухгалтерских операций;
- качеству выполнения государственного задания, в том числе информации о количестве учеников (подробно о подушевом финансировании читайте в этой статье);
- соответствию предоставленных отчетов реальному положению вещей;
- проверке подлинности всех выполненных работ и проведенных сделок (бывает, что ревизоры сталкиваются со случаями, когда школьная администрация заключает и оплачивает контракт на стрижку и полив газонов в зимнее время);
- сверке записей о банковских операциях и информации, полученной непосредственно от банка;
- системе хозяйственного учета и информации о хозяйственных процедурах.
Также в процессе мониторинга ревизоры контролируют:
- организацию питания учеников и сотрудников;
- проведение текущего ремонта;
- материально-техническое оснащение и финансовую обеспеченность школы;
- фактическое наличие и состояние муниципального имущества, которым управляет образовательное учреждение;
- соответствие внутришкольной правовой документации требованиям законодательства и порядок ее соблюдения.
Перечень документов
Какие документы к прибытию проверяющих потребуются от бухгалтерии и администрации? Вот список, и он немаленький:
а) для проверки ФХД:
- устав;
- лицензия;
- свидетельство об аккредитации;
- коллективный договор;
- отчет об исполнении бюджета;
- должностные инструкции сотрудников;
б) для проверки сметы:
- договора о хоздеятельности;
- акты сверки с поставщиками;
- смета расходов за отчетный период с полной расшифровкой и объяснением причин ее корректировки;
- дебиторская и кредиторская задолженности за проверяемый отрезок времени;
в) для проверки кассовых операций:
- журналы регистрации приходных и расходных ордеров, а также депонированных средств;
- акты инвентаризации кассы, ее лимит;
- приказ о назначении кассира, его должностная инструкция;
г) для проверки начисления заработной платы:
- списки сотрудников с учетом совместительства;
- штатное расписание и тарификация;
- приказы об аттестации сотрудников;
- табели и графики учета рабочего времени;
- приказы по личному составу.
д) для проверки материального обеспечения детей-льготников:
- списки льготников;
- личные дела льготников и подтверждающие документы, в том числе справки из органов соцзащиты;
е) для проверки питания:
- акты проверки столовой;
- меню на десять дней;
- контракты с поставщиками;
- оборотная ведомость продуктов;
- приказы о назначении материально ответственных лиц;
- документы об инвентаризации;
ж) для проверки основных средств, в том числе материальных:
- оборотная ведомость забалансовых счетов;
- описи инвентаря;
- приказы о назначении материально ответственных лиц.
Ответы на основные вопросы
1. Ясно, что в случае обнаружения проблем отвечать будет директор образовательного учреждения. Даже если сам он, что называется, ни сном ни духом. Как директору обезопасить себя?
Первым делом следует обратить особое внимание на профессиональные и личностные качества сотрудников, допущенных к денежному потоку в школе. Разумеется, подавляющее большинство бухгалтеров – честные люди. Но, увы, бывают и исключения. К примеру, в прошлом году в новостных лентах появилось сообщение о том, что в Ростове-на-Дону школьный бухгалтер втайне от руководства присвоила себе 14,5 миллионов рублей (подробнее об этом мы рассказывали здесь).
Отдельного упоминания заслуживает ЭЦП (электронная цифровая подпись). Директор, и только директор может иметь к ней доступ. Иначе он просто перестанет контролировать ситуацию со школьным бюджетом. Да и не только с ним, поскольку «дополнительный» владелец ЭЦП сможет по-тихому издать любой документ от имени школьного руководства.
2. В ходе мониторинга комиссия обнаружила административное нарушение и выписала штраф. Кто будет его оплачивать?
Все зависит от того, кого или что оштрафовала комиссия. Если юридическое лицо, то есть школу, то денежную компенсацию выплачивает само образовательное учреждение из своего бюджета. Если же санкции наложены на физическое лицо (директора, бухгалтера, кого-то из педагогов и т. д.), то человек оплачивает штраф за счет своих личных средств.
3. Где выявляется наибольшее количество нарушений при проведении мониторинга ФХД?
Служба финансового контроля органа управления предупреждает, что чаще всего проблемы возникают при проверке:
- выполнения государственного задания (неверное количество учеников и т. д.);
- оплаты труда («мертвые души», оплата неподтвержденной работы и т. д.);
- процесса учета и хранения материальных ценностей (списание имущества без фиксации этого в соответствующих документах, неотражение централизованно полученного имущества и т. д.);
- использования казенной собственности (нецелевое использование помещений и т. д.);
- проведения закупок (оплата нецелесообразных работ, намеренное ограничение конкуренции и т. д.).
А значит, именно на эти пункты следует обратить особое внимание школьной администрации. Ответственным за организацию ВФК (внутреннего финансового контроля) является директор школы.
4. Кто может быть членом комиссии ВФК?
Обычно в нее входят:
- контрактный управляющий или зам по управлению ресурсами;
- бухгалтер или кадровик;
- кто-либо материально ответственный (завхоз, лаборант);
- заместитель по учебно-воспитательной работе или кто-то из педагогов;
- кто-либо из управляющего совета школы или из первичного профсоюза.
Важно: члены комиссии не имеют права мониторить свою собственную деятельность. В то же время каждый объект должны контролировать как минимум два члена комиссии ВФК.
Оригинальная статья размещена здесь.
Чтобы быть в курсе последних новостей из мира образования, подписывайтесь на наш Telegram-канал.