Советов и рекомендаций по теме "как все успевать" много. В них легко запутаться. Поэтому в этой статье мы рассмотрим только те из них, которые являются самыми простыми и при этом дают быстрый и заметный результат.
Этих рекомендаций всего 5.
1. Во всех видах работы надо устанавливать систему приоритетов. И работать с утра надо над самой важной проблемой дня. В этой проблеме надо сначала решить ключевые вопросы, и уже потом остальные, по убыванию их важности.
Со временем, Вы обнаружите, что часть дел можно вообще не делать, и результат от этого не пострадает (или пострадает настолько незначительно, что не стоило на это тратить время).
Правило Паретто гласит, что 80% результата дают 20% действий. И если Вы научитесь убирать из своего рабочего графика хотя бы часть из тех действий, которые не влияют на результат, то Вы станете гораздо эффективнее.
Та же система приоритетов должна лежать в основе ежедневного планирования. Сначала планируются самые важные дела, потом - по мере убывания важности. Свою неделю и месяц планируем аналогично.
2. Все крупные задачи надо разбивать на этапы. Это позволит не потерять мотивацию в ходе работы. Вы будете видеть результат, сможете отслеживать свое продвижение к решению большой задачи.
Так же поэтапное выполнение сложных задач позволяет вовремя заметить ошибки или не учтенные при планировании трудности.
3. При выполнении рабочего плана на день, все сходные задачи надо объединять в блоки.
Так все намеченные на день телефонные звонки лучше объединить в один блок и выделить для него удобное время. То же касается и работы с почтой, рабочих совещаний.
Для каждого блока заданий необходимо строго ограниченное время (с запасом до 15 минут). Так, если Вы беседуете с подчиненным или проводите совещание, то лучше заранее сообщить участникам, сколько времени отводится на обсуждение. Это сократит потери времени и улучшит результат.
Для выполнения важных задач необходимо обеспечить себе полную изоляцию от внешних раздражителей. Отключаем телефон и оповещения на компьютере, просим секретаря не беспокоить (или приучаем коллег, что в такие-то промежутки времени Вы "вне доступа").
4. Все, что может быть делегировано, должно быть делегировано. Не стоит пытаться сделать все самому. Если есть подчиненные, то Ваша задача распределить работу соответственно способностям, проконтролировать выполнение, и обеспечить поощрение согласно результатам.
Если подчиненных нет, то есть масса улуг, которые можно заказать в сторонних организациях, на так называемом аутсорсинге. Это будет экономить Ваше личное время, а так же фонд заработной платы (работник в штате стоит значительно больше, чем услуги сторонних организаций).
5. Постоянный учет и планирование. Все планы и их выполнение должны постоянно фиксироваться на бумаге и анализироваться в конце недели и месяца.
Тогда можно будет оценить свою эффективность, увидеть ошибки и их причины, сделать выводы и улучшить свою личную продуктивность.