ЭДО в бухгалтерии позволяет автоматизировать управление документами в финансовых организациях, государственных органах, страховых компаниях и прочих структурах. С его помощью фирма экономит время, деньги и человеческие ресурсы.
Что говорит законодательство Беларуси об ЭДО?
Согласно закону Беларуси «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28.12.2009 г. № 113-З, все онлайн-документы должны составляться в соответствии с законодательными требованиями. Согласно белорусской нормативной базе:
1. Электронный документооборот бухгалтерских документов приравнивается к бумажному и имеет равную с ним юридическую силу.
2. Онлайн-документы необходимо обязательно заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП), иначе они не будут считаться действительными.
3. ЭЦП в онлайн-документе равноценная обычной подписи в документе на бумажном носителе.
4. Оригинал онлайн-документа и его копия эквивалентны по юридической значимости.
Цифровой документ состоит из двух компонентов. Первым является информация, составляющая содержание документа. Вторым - электронная цифровая подпись и/или дополнительные сведения, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации онлайн-документа.
Что такое электронная цифровая подпись и зачем она нужна?
ЭЦП - обязательный реквизит электронных документов, защищенный секретным ключом. Простыми словами, это аналог обычной подписи, но в цифровой форме. Благодаря уникальному криптоключу ЭЦП невозможно подделать.
Заверять документ ЭЦП можно автоматически при его создании, а также на разных этапах его обработки.
Согласно белорусскому законодательству ЭЦП считается аналогом собственноручной подписи. Ее можно использовать в качестве замены оттиска печати либо штампа.
ЭЦП применяется для:
• Свидетельства целостности и аутентичности цифрового документа.
• Удостоверения информации, которая составляет общую часть онлайн-документа.
Цифровой документ, заверенный после отзыва открытого ключа, не несет юридической значимости.
6 причин использовать на предприятии бухгалтерский электронный документооборот.
Компаниям приходится хранить в сейфах и на стеллажах тонны договоров, контрактов и прочего. Однако все больше предпринимателей переходят на ЭДО, почти полностью отказываясь от бумаг. И у них есть на это как минимум 6 причин.
1. Повышение эффективности бизнеса
Внедрение электронного документооборота бухгалтерских документов позволит сотрудникам фирмы уделить внимание другим задачам и процессам, которые создадут для клиентов бизнеса дополнительную ценность.
2. Экономия затрат фирмы
Переход на ЭДО позволяет экономить деньги на:
- Покупке бумаги и канцелярских принадлежностей.
- Заправке и обслуживании принтеров.
- Оплате почтовых услуг.
- Аренде дополнительных офисных площадей для хранения архива.
Согласно подсчетам, автоматизация бухгалтерской отчетности позволяет экономить в среднем 70% административных затрат.
3. Упрощение сотрудничества с клиентами и партнерами
Предприятия, которые хотят быть конкурентными и предоставлять лучший сервис, стараются максимально уменьшить механический труд работников и увеличить интеллектуальный. Они ищут сервисы и решения, которые ускоряют взаимодействие с клиентами и контрагентами, делают его удобнее и выгоднее для всех сторон.
4. Простота
Простота, эффективность и доступность делают ЭДО бухгалтерии массовым. На него переходят как гигантские корпорации, так и мелкие предприятия.
5. Законность
В нормативной базе Беларуси четко сказано, что хранить и вести всю "первичку" можно как в бумажном, так и в электронном формате. Электронный документ, заверенный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
Благодаря тому, что человеческий фактор сведен к нулю, в онлайн отчетности вероятность ошибки минимальная.
6. Прозрачность и ответственность работников за свою работу
Автоматизация бухгалтерского учета построена таким образом, что каждый работник несет ответственность за свои действия. Все манипуляции с онлайн-документами фиксируются. Недобросовестные партнеры не смогут сказать, что документы не были присланы или потерялись.
Преимущества и недостатки автоматизации бухгалтерской отчетности.
ЭДО обладает массой преимуществ по сравнению с использованием документов на бумажных- носителях. Более подробно можно ознакомиться здесь.
Виды бухгалтерского электронного документооборота.
Электронный документооборот бухгалтерского учета бывает нескольких видов в зависимости от отрасли, для которой он предназначен. Самые популярные виды ЭДО:
- Бухгалтерский.
- Кадровый.
- Технологический.
- Производственный
- Складской.
- Управленческий.
- Защищенный.
- Архивный.
Этапы внедрения электронного бухгалтерского документооборота.
Чтобы начать пользоваться электронным документооборотом, нужно:
1. Выбрать лучший для фирмы сервис обмена электронными документами.
2. Зарегистрировать компанию в сервисе ЭДО.
3. Выбрать подходящий тарифный план.
4. Получить электронно-цифровую подпись.
5. Проверить готовность контрагентов и уведомить их о переходе на ЭДО.
6. Подготовить работников к использованию сервиса.
7. Начать работу с документами онлайн.
Внедрение и настройка сервиса займут минимальное время.
Как выбрать сервис электронного документооборота?
Внедрение ЭДО в компании – задача ответственная и связанная с фундаментальными изменениями действующих бизнес-процессов. При переходе на ЭДО приходится менять стиль управления бизнесом. И самое важное в этом процессе - выбрать лучший сервис электронного документооборота для той или иной сферы деятельности предприятия.
Советуем при выборе учитывать следующие моменты:
- Функциональность. Современные сервисы обмена электронными документами предлагают не только возможность хранения и сортировки документов, но и контроль исполнения и маршрутизацию, аналитические отчеты, информационную безопасность и прочее. Также обратите внимание на возможность дальнейшей расширяемости сервиса.
- Выгодность. Необходимо учитывать минимальную совокупную стоимость владения и ориентировочные сроки окупаемости сервиса.
- Надежность. Стоит доверять продукции зарекомендовавших себя с лучшей стороны разработчиков ПО с реальными внедрениями. Почитайте отзывы пользователей - они лучше всякой рекламы опишут главные преимущества и укажут ключевые недостатки того или иного сервиса.
- Простота обслуживания. Убедитесь, что компания сможет предоставить достаточный уровень технической поддержки. Если нет, выберите сервис попроще или наймите специально обученного специалиста.
- Поддержка отечественной нормативной базы.
- Субъективные предпочтения клиента.
На сегодняшний день на рынке программного обеспечения Беларуси представлено несколько решений для автоматизации делопроизводства, электронного документооборота и прочих бизнес-процессов компаний. Среди них выгодно отличается сервис ЭДиН.
Особенности и преимущества ЭДиН для бухгалтерского электронного документооборота.
Сервис бухгалтерского электронного документооборота ЭДиН позволяет за пару секунд создать и переслать электронные накладные и другие юридически важные электронные документы с применением ЭЦП. Сервис гарантирует мгновенную передачу файлов адресату с подтверждением доставки, а также надежное хранение онлайн-документов и их быстрый поиск.
Использование ЭДиН позволит:
- Уменьшить затраты на бумажный документооборот и хранение архива.
- Сэкономить человеческие ресурсы.
- Уменьшить количество ошибок.
- Упростить проверки.
- Ускорить в разы пересылку документов клиентам или партнерам и их подписание.
- Автоматизировать документооборот.
- Создавать резервные копии документов.
- Управлять и следить за взаимодействиями с онлайн-документами.
На заметку:
Многие известные компании достигли значительных высот, благодаря использованию ЭДО. Истории их успеха можно увидеть здесь.
Мы знаем, как правильно организовать бухгалтерский электронный документооборот!
Хотите воспользоваться всеми преимуществами ЭДО?
Оставьте заявку и наш специалист непременно с вами свяжется и детально проконсультирует по сервису ЭДиН.
+375 44 727 22 00
