Продолжаю делиться своим опытом, как я помогаю бизнесу внедрять системы управления и затягивать всю команду в работу над проектами.
Первая часть статьи и первые 5 рекомендаций здесь. Ниже – еще 5 полезных наблюдений из моей практики.
1. Задавайте как можно больше вопросов
С самого начала я понимал – чтобы затянуть сотрудников в работу над проектом, нам нужно как можно больше и активнее коммуницировать по задачам. И делать это надо не в курилках, не в сторонних мессенджерах – а в самой системе управления. Я вывел правило: обсуждать задачи там же, где они ставятся.
Кстати, это одна из причин, почему при выборе системы я обычно останавливаюсь на YouGile. Мне нравится, что в каждой задаче есть свой встроенный чат, а не просто комментарии.
С чего я всегда рекомендую начать: нужно задать 100 вопросов в первый месяц использования системы. По каждому проекту, в каждом чате задачи. Именно вопросов – не просьб, не пустой болтовни, не формальных замечаний и тем более не приказов.
Важно понимать, что система управления должна стать дружелюбной и безопасной средой, такой же, как мессенджеры и соцсети. Никакого негатива и канцеляризма. Общение должно доставлять удовольствие, тогда команда втянется в него.
Вот почему нужно тщательно следить за тем, что, кому и как вы пишите.
Ведь одно и то же можно сказать совершенно по-разному. Сравните:
— «Даша, макет сделан некрасиво, без души, сделай другой»
— «Даша, а тебе самой нравится, как получилось? Может стоит переделывать?»
— «Как ты думаешь, если потратить ещё пару часов, станет ли лучше?»
2. Публично в системе отмечайте достижения сотрудников
Мудрые руководители говорят: негатив нужно высказывать устно, позитив – письменно. Ругать сотрудников можно только лично, а хвалить – публично.
Чтобы затянуть команду в систему управления, этого правила особенно важно придерживаться. Я убедился в этом на собственном опыте. В каждой закрытой задаче хорошо бы оставлять позитивный комментарий с комплиментом или благодарностью за работу.
3. Следите за отчетами и загруженностью сотрудников
Одним из важных моментов управления командой является грамотное распределение ресурсов команды в работе над проектом. В «идеальном мире» руководителей все сотрудники активно работают и вовремя выдают результаты. Но на деле не всегда получается так. Чтобы приблизить такую утопию к реальности, необходимо замерять степень загруженности и степень эффективности каждого сотрудника.
В системе управления можно сделать доски для онлайн-мониторинга и настроить регулярную отправку отчетов на почту перед планерками.
Этими инструментами должны владеть все топы и руководители команды. Пусть смотрят, кто сколько задач выполнил, и насколько качественно. Кто перегружен задачами, а кто недогружен. Чтобы правильно распределять ресурсы. Ведь мало кому из сотрудников понравится работать в системе, где на него валится больше задач в день, чем он может физически успеть. А значит, он будет эту систему бойкотировать.
4. Поставьте всем десктоп-версию с автозапуском
В первые годы моей практики, когда я еще только начинал внедрять систему управления в команды, многие сотрудники саботировали мои просьбы работать в ней. На мой извечный философский вопрос «Почему?!» каждый второй отвечал: «Извини, опять начал работать, а в систему зайти забыл».
Как же я удивился, когда нашел элементарный способ решения этой тривиальной проблемы. Просто не пожалел времени и проставил всем в команде десктоп-приложение системы с автозапуском при включении компьютера. А некоторым, с их позволения, еще и мобильную версию на телефон.
Активность использования системы выросла в 2 раза! В 2 раза больше созданных задач, оставленных в чате комментариев и просто просмотров досок и проектов. С тех пор я всегда придерживаюсь этого правила – ставить десктоп-версию.
5. Закладывайте время на привыкание команды к новым правилам
Когда я только начинал работать в этой сфере, моей самой главной ошибкой было ожидание быстрых результатов. По наивности своей я думал, что все произойдет само собой. Достаточно лишь выбрать систему управления и попросить всех ею пользоваться.
В реальности же все оказалось иначе. На привыкание команды требуется в среднем 1-2 месяца. Поначалу некоторые сотрудники могут саботировать нововведения. И только постепенно, если все сделать грамотно, они втянутся в систему управления и начнут следовать общим правилам.
Но эта игра стоит свеч. Все процессы компании становятся более упорядоченными и прозрачными, а общая продуктивность команды возрастает.
Если вам пригодится мой опыт и мои наблюдения – буду рад!