Вопросом планирования времени я задался еще будучи школьником младших классов. Я всегда был любопытным, мне было все интересно, слишком много всего. Из-за этого постоянный вопрос - как же распределить время таким образом, чтобы делать то, что нужно и хочется - пусть немного, но регулярно. Получалось слабо. Графики, расписания, планы переставали соблюдаться максимум через месяц.
Так продолжалось вплоть до первых рабочих дней, когда планирование стало не просто полезным навыком, а вопросом эффективности и дальнейшей работы. Поиски привели к книге "Тайм-драйв" Глеба Архангельского. Идеи этого автора помогли определиться с собственной методикой планирования. Методикой, которая подходит для руководителя компании.
Давайте по пунктам:
Правило 1. Записывай. Не пытайся ничего запомнить. Память - это важно. Но лучше тренируйте память при помощи специальных упражнений (наберите "тренировка памяти" в GooglePlay или AppStore и скачайте понравившееся приложение), а ежедневные задачи - записывайте и не держите в голове. У меня из-за обилия задач, которые нужно не забыть, просто начинала раскалываться голова. Живите в текущем моменте - запишите, запланируйте и забудьте. Рабочий день начинается с открытия списка задач на сегодня, и я понятия не имею, что мне нужно сделать, если не открою этот список.
Правило 2. Планируй. Оставляйте не более 2 часов свободного времени для решения "срочных" задач, ответов на вопросы сотрудников и пр. Остальное время вы делайте только те задачи, которые запланировали ранее. Старайтесь не делать того, что не планировали. На практике: что 99% задач, даже самых, на первый взгляд, критично срочных, могут подождать "до завтра". Вопреки известной поговорке мой совет - "откладывайте на завтра". И делайте "сегодня" только те дела, которые вы планировали на СЕГОДНЯ.
Правило 3. Не привязывайся к конкретному времени. Сначала запланируйте жесткие встречи и другие дела, которые нужно провести в конкретное время. Остальные дела не планируйте жестко. Все равно не получится: трудно определить, сколько конкретно времени у вас уйдет на то или иное дело, невозможно узнать, будет ли у вас на это дело нужное настроение, состояние здоровья и не будет ли вас никто отвлекать. Все что вам нужно: запланировать дело на конкретный день и оставить для него необходимое количество времени.
Правило 4. Фиксируйте идеи и долгосрочные дела также, как и все остальное. Если у вас появилась мысль сделать дело, на которое в ближайшие месяц, два, полгода, год или пять лет не будет времени/сил/средств, не отказывайтесь от него и не пытайтесь "помнить" о нем. Запишите и сделайте так, чтобы вы вспомнили о нем через заданный вами период времени. Тут уже появляется необходимость в автоматизации планирования. Об этом чуть позже.
Правило 5. Пользуйтесь принципом: День-неделя. Первое, что вам нужно сделать, это понять - что вы хотите сделать завтра: - жесткие встречи в конкретное время, о которых вы договорились ранее, - задачи, которые не привязаны к конкретному времени, но которые нужно сделать именно в этот день, - задачи, которые вы хотите сделать в этот день, т.к. их необходимо закончить не позднее чем на этой неделе, - важные стратегические задачи, у которых нет конкретного срока, но которые рано или поздно нужно сделать для своего развития или развития компании. Не забудьте оставить время для форс-мажоров. Подумайте, сможете ли вы успеть СТОЛЬКО, сколько запланировали. Лучше хорошо сделать две-три, чем пытаться сделать пять, но толком не успеть ничего. Остальную массу задач запишите в общий список "неделя", из которого вы будете потом "дергать" задачи на "завтра". Либо, как делаю это я, сразу "примерно" раскидать задачи по дням недели. Скорректируете сроки уже позже.
Правило 6. Переносите невыполненные дела на "потом" не более 3х раз. Не успели что-то? Не расстраивайтесь, это нормально. Трудно определить, сколько у вас займут запланированные дела, и поэтому вполне естественна ситуация, когда в списке запланированных дел остались "невыполненные" пункты. Я, как правило, спокойно переношу их на следующий день. Но если вдруг понимаю, что какое-то дело переносится изо дня в день - оставляю это дело "на видном месте", чтобы обязательно начать в следующий раз с него, несмотря ни на что.
Правило 7. Найдите подходящий планировщик. Из всех планировщиков, что я пробовал, на мой взгляд, лучший - Wunderlist Он позволяет:
- создавать списки дел (у меня есть списки по названиям клиентов,
- список стратегическое, список покупки и еще более десятка разных),
- папки (группы из списков, например: "работа" и "домашнее"),
- делать напоминания,
- устанавливать сроки,
- оставлять комментарии, заметки,
- давать доступ к спискам другим пользователям
- вести планирование в персональном компьютере и в приложении на смартфоне (происходит синхронизация при подключении к интернет)
- выставлять регулярные задачи (с заданной частотой повторений)
- сортировать, выставлять важность задачи и многое другое
- и самое удобное - он автоматически формирует список "сегодня" и "неделя, где отображаются дела соответственно срокам.
Итог: общий процесс планирования.
Как это выглядит у меня: При появлении какого-то дела, первым делом я записываю его в планировщик и выставляю примерный срок. Каждый день я первым делом открываю список дел на "сегодня". Сразу же переношу дела, которые я точно не буду делать, т.к. в план на сегодня они попали "ориентировочно", возможно это какие-то важные несрочные задачи, напоминания и т.д. - такие дела я либо снова переношу на длительное время вперед, либо устанавливаю уже более корректный срок, когда я думаю этим заняться.
Далее выставляю важность оставшимся задачам: отмечаю специальным символом те, которые я собираюсь всеми силами успеть именно сегодня. Остальные - если успею, сделаю. Нет - перенесу. Если среди таких дел есть те, которые я уже переносил три или более раз - я оставляю срок без изменений, чтобы задача мозолила мне глаза как "просроченная". И так изо дня в день.
По результатам я приступаю к задачам в том порядке, который мне удобен в данный момент (по настроению и т.д., не считая жестких встреч), ни о чем не забываю и при этом не держу ничего в голове. (Записываю я, кстати, любую, даже самую-самую маленькую задачу, если мне это нужно, но я не могу это сделать прямо сейчас).
Буду рад, если мой опыт планирования вам подойдет! Пишите в комментарии какие виды планирования и программы используете вы