Как правильно работодателю подготовиться к аттестации сотрудников и "зачистить кадры". Аттестация - это кадровая процедура, которая разрабатывается, внедряется и осуществляется по инициативе и правилам работодателя. Согласно статье 81 Трудового кодекса, видим, что порядок проведения аттестации устанавливается локальным нормативным актом работодателя. В качестве основы для разработки внутреннего нормативного акта берем Положение о порядке проведения аттестации, утвержденное Постановлением Госкомитета СССР от 05.10.1973 № 267 График аттестации — это документ, который работодатель составляет ежегодно. Утверждается отдельным приказом заранее, чтобы успеть ознакомить с ним сотрудников подлежащих аттестации. В графике указывается:
⦁ список работников, подлежащих аттестации в этом году;
⦁ дата и место проведения процедуры;
⦁ время предоставления необходимых кадровых документов на аттестуемых сотрудников и Ф.И.О. ответственных за предоставление.
Всех аттестуемых работников необходимо уведомить о процедуре заранее и под подпись. Насколько заранее, решает работодатель, но оптимальным сроком является один месяц.
Если сотрудник отказывается подписаться в получении уведомления, нужно составить акт. Если находится на больничном, то уведомление отправляется по месту регистрации и проживания заказным письмом с уведомлением о вручении.
Итак составляем «Положение о проведении аттестации работников»
1. описываем цель проведения аттестации;
2. состав аттестуемых работников: законодательство не ограничивает работодателя в выборе категорий сотрудников для их аттестации, все же рекомендую НЕ включать в списки аттестуемых:
⦁ беременных;
⦁ проработавших в должности менее года;
⦁ находящихся в отпуске по уходу за ребенком и сотрудников, которые проработали менее одного года после выхода на работу из данного отпуска;
⦁ пенсионеров по старости;
⦁ сотрудников, с которыми заключены срочные трудовые договора. Остальной персонал можно аттестовывать.
3. желательно указать основания для проведения внеочередной аттестации:
⦁ по соглашению сторон;
⦁ в случае изменения условий труда по технологическим причинам или, ⦁ в случае неоднократного ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей.
4. периодичность проведения аттестации желательно указать 1 раз в три года.
5. Важный пункт - описание процесса аттестации Пишем в положении, что проведение аттестации работников на соответствие занимаемой должности должно проводиться в присутствии самого работника и его непосредственного руководителя в доброжелательной атмосфере. Указываем, что членами комиссии будут заданы интересующие их вопросы. После того как вопросы будут заданы, а работник на них ответит, аттестуемый сотрудник удаляется, а его руководитель и члены комиссии остаются для обсуждения и принятия соответствующего решения. После принятия решения работник приглашается, и председатель объявляет ему решение комиссии. Решения принимаются большинством голосов комиссии на основании документов, которые поступили, и на основании сведений, которые сообщил начальник и сам аттестуемый работник.
Стоит обратить внимание на отсутствие или наличие фактов нарушений трудового распорядка, выговоров и должностных обязанностей. Далее непосредственный начальник готовит служебный отзыв на работника. Ознакомить работника с характеристикой нужно под подпись. После ознакомления данный документ предоставляется в аттестационную комиссию, возможно с написанными работником письменными возражениями. Характеристика должна предоставляться вовремя, при спорных результатах аттестации является формальным поводом для признания судом решения аттестационной комиссии неправомерным в связи с нарушением порядка процедуры. Если голоса разделились поровну, решающий голос имеет председатель аттестационной комиссии. Любые сомнения трактуются в пользу работника. Желательно указать в положении об аттестации, что в случае несогласия с итогами аттестации работник в установленном законом порядке может обжаловать это решение. Срок предоставления всех документов указывается в графике.
6. Состав комиссии определяется приказом работодателя. В комиссии обязательно должны быть председатель, рядовые члены и секретарь. Необходимо указать, кто из них не имеет право голоса.
7. Описываем, какие решения может принять комиссия:
⦁ сотрудник соответствует занимаемой должности;
⦁ ходатайствовать перед работодателем о повышении в должности или оклада;
⦁ рассмотрение вопроса о понижении в занимаемой должности по причине недостаточной квалификации;
⦁ не соответствие в занимаемой должности,
⦁ рекомендовать направить на обучение для повышения квалификации или уволить в связи с недостаточной квалификацией.
8. Все решения комиссии оформляются протоколом. Члены комиссии, которые не присутствовали на аттестации, подписывать данные документы не имеют права. Протокол и аттестационный лист направляется в отдел кадров, где издается приказ соответствующего содержания. Приказ должен быть издан в срок не более одного месяца. Все аттестационные документы хранятся в кадровых подразделениях, протоколы в номенклатурной папке, аттестационные листы подшиваются в личные дела сотрудников. Срок хранения этих документов составляет 75 лет.