Почему внедрять регламенты сложно ( и что с этим делать)

Осторожно – повышенная концентрация слова «регламент» в тексте.

Приходилось ли вам когда-нибудь, будучи руководителем, внедрять новые правила действий внутри компании?

Наверняка, это было не просто, если ваш ответ положителен. Путь регламента от составления до применения часто сложен и тернист. Рассмотрим основные причины сложностей и как с ними быть.

1. Регламенты пугают

- Люди так устроены, что изменения в рутине их чаще всего пугают. Нужно перестроиться, снова привыкнуть. «Ну нормально же общались, итак работало». Это как переместить выключатель света в левую сторону, когда он 10 лет висел справа. Первое время будем путаться.

+ Дайте время. Пусть люди привыкнут, что «выключатель» теперь слева. У Максима Батырева есть схема «учить-лечить-мочить». То есть сначала научить, потом содействовать в закреплении навыков, помогать, потом применять санкции, если дело совсем труба. Главное – донести до команды, что регламент призван помочь и упростить процессы. А не наоборот =)

2. Регламенты полезны, но об этом никто не знает

- Ценность регламента может быть понятна для вас и не очевидна для группы пользователей. Вы, как составитель, видите проблему и предлагаете решение. Остальные могут эту проблему не ощущать, соответственно, не видеть в новых правилах полезности. А значит не соблюдать их.

+ Совет услышанный от опытного скрам-мастера – люди чаще видят ценность в чём-то, во что сами вложили силы. Не обязательно составлять регламент единолично. Это может быть коллективное творчество. Вы можете совместно обсудить проблему, предложить пути решения и по итогу сформировать понятные правила, над которыми поработала вся команда.

3. Регламенты читаются по-разному

- Написав свой первый регламент, мне казалось, что вот теперь то процесс будет работать как швейцарские часы. Ведь всё написано чётко и понятно. Однако, в первый же день мне пришло три вопроса от разных людей. Не стоит недооценивать проблему разночтения. Один и тот же текст может интерпретироваться по-разному.

+ Например, покажите регламент небольшой фокус-группе и примите их конструктивную критику. Это поможет сделать регламент максимально понятным.

4. Регламент регламенту рознь

- Логически выстроенный текст и графическая информация воспринимаются проще.

+ Регламент должен быть разбит на логические блоки. Хорошо, если он будет выдержан в стиле других регламентов компании. Отлично, если в нём будут чёткие примеры – как нужно делать, а как не нужно. И совсем супер – если будут понятные схемы или картинки, отображающие суть процессов.

А как вы внедряете регламенты? Поделитесь пожалуйста в комментариях.