До сих пор помню, как впервые оказалась на площадке одна. Приехала я за несколько часов, чтобы не ошибиться, что куда подключить, какие двери открыть, куда расставить всякие мелочи. Сложнее всего дался проектор. Кто мог знать, что на ВКЛ надо нажать раз 5 подряд, но непременно с интервалом. А кабель HDMI уже давно не работает, но об этом почему-то никто не знает. В голове крутился только один вопрос: «А почему я никогда не смотрела, как включают и выключают все эти кнопочки наши айтишники?». Ах да, наверняка потому, что все мое участие в мероприятиях сводилось к приветствию участников и красивой презентации о том, как мы печатаем на 3D-принтере фотополимерами, проектируем макеты судовых двигателей и разрабатываем проекты в виртуальной реальности. А потом я попала в отдел маркетинга. Сама захотела.
Еще надо было победить баки для чая. Именно победить. Как назло, на одной из видавших виды махин каждые 10 минут срабатывал датчик температуры, и она отрубалась. Вместе с розеткой. Вместе с электричеством на этаже. Когда мне надоело бегать между загрузкой на компьютер презентаций и баком, варить чай я перебралась в переговорную, где обосновались не очень приветливые спикеры. Теперь приходилось бегать между презентациями и вскипающим в десятый раз чайником. Зато розетки целы по сей день.
За час до начала семинара я все еще ни разу никому не позвонила и даже весьма успешно сохраняла внешнее спокойствие и вполне компетентный вид. Это был успех. Еще каких-то шесть-семь часов, и я смогу отсюда удрать. Всего-то и требовалось: собрать себя в кучу на необходимый отрезок времени и отключиться от ощущения, что меня вот-вот вывернет наизнанку от волнения. Поэтому, когда посреди выступления спикера погас экран, оставалось только нацепить важное лицо и начать нажимать все кнопки подряд. Не то чтобы помогло, но выглядела я не слишком паникующей.
Не знаю, станет ли мне однажды скучно в этой сфере. Предполагаю, что нет. Потому что каждый раз – особенный. Каждый новый проект – это вызов. Хочется сделать лучше, чем делал до этого, а когда результат достигнут, и ты превзошел сам себя, понимаешь, что в следующий раз можно еще и еще круче! Ты ведь уже увидел свои недочеты, освоил новые приемы и в голове рождается план на перспективу.
Так вот, если вас уже занесло на путь ивент-менеджмента, обязательно прислушайтесь к себе: это просто работа или на самом деле в кайф? Пусть сложно, пусть вы еле уносите ноги с площадки, убрав все или расставив все по местам, но вам в кайф. И самые разные таланты находят отражение во всей этой суете. Даже те, которые вы и не думали отражать в своем резюме. Не важно, осознанно ли вы стремились к этому, или так сложилось, что больше просто было некому. Осознанно ли вы пришли в ивент-индустрию, или так получилось, что на вашем месте работы практикуется организация мероприятий. Вас должно драйвить!
Однажды, так или иначе, вам доверят готовить мероприятие. Не имеет значения, официально ли вы возглавите рабочую группу, или просто будет поставлена личная задача. Сконцентрируйтесь на том, как отделаться малой кровью и не подвести тех, кто доверил вам этот проект.
Итак, чек-лист для “чайника” или как подготовиться к первому ивенту.
- Выпишите все, что знаете о мероприятии: о процессе подготовки и о проведении. Важно увидеть всю картину глазами, как бы хорошо ни работала ваша внутренняя визуализация. Пишите все, что приходит в голову: от необходимости напечатать таблички с навигацией, до подготовки ручек и блокнотов. Создать регистрацию участников? Отлично, пишем! Подготовить письма с приглашениями? Пишем. Купить воду для спикеров? Туда же. Загрузить презентации на флешку, договориться о кейтеринге, подготовить фоновую музыку на время кофе-брейка, сделать списки участников, расклеить афиши, переставить мебель на площадке, не забыть сделать фото, попросить уборщиц задержаться – все, что приходит на ум.
- Далее собирайте всю информацию: тайминг, имена, контактные данные, программа, зонирование площадки. Обязательно проговорите все подробно с каждым, кто имеет отношение к событию. Любые исходные данные не будет лишним узнать из первых уст. Это совершенно не значит, что всем пожеланиям надо следовать. Все-таки, раз вам доверили подготовку мероприятия, это значит, что вы уже доросли до уровня, на котором можете принимать решения. Просто на данном этапе, вам жизненно важна вся фактура. Со временем некоторые мероприятия вы будете готовить, не отрываясь от более глобальных задач, но на первых парах попытайтесь приковать внимание к каждой детали.
Собрав все это в единый чек-лист пропишите дедлайны. Если действуете не в одиночку, распределите задачи. Так в последний момент вам не придется судорожно вспоминать, кто должен был привезти печеньки для кофе-брейка, а кто - выгрузить презентации участников. Ничего не удаляйте из чек-листа, лучше просто отмечайте вопросы, которые уже закрыты. Так надежней. Даже если какие-то пункты стали не актуальны, выделите, закрасьте, как угодно. Возможно, к ним еще придется вернуться. Не заставляйте себя делать работу дважды.
- Затем формируйте подробный сценарий мероприятия. Что, когда, куда, кто?
Накануне мероприятия берите чек-лист, сценарий, всех причастных (и не очень) к проведению мероприятия и пройдите по площадке. Постарайтесь подключить фантазию и на каждом шагу сценария представлять, какие сложности и проблемы гипотетически могут произойти. А главное, определите сразу, кто за какой вопрос отвечает и кто какую проблему возьмет на себя в случае необходимости. Внимательно осмотрите даже самые потаенные и незадействованные уголки площадки. Все ли там в порядке? А ещё постарайтесь проверить, разложить и расставить весь инвентарь, раздаточные материалы и оборудование. На какую-то мелочь обязательно не хватит времени, таков закон. Вам либо придётся крепить ланьярды на бейджи уже на регистрации, либо будет не хватать пары стоек с навигацией, либо окажется, что у спикера под рукой нет кликера.
P.S. Ну и главное: постарайтесь хоть сколько-нибудь поспать. Даже если вы вернулись домой с застройки в 3, а выезжать в 5, постарайтесь отключиться. В состоянии адреналина даже 20-30 минут могут спасти предстоящий день и помочь вам выжить.
Удачи!