По 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (об этом сказано в Федеральном законе от 16.12.2019 N 439-ФЗ)
Законом не предусмотрена форма такого уведомления, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме (с учетом требования к его содержанию).
Уведомление для каждого работника рекомендуется готовить в двух экземплярах, один экземпляр вручается лично работнику, а на втором работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, ставит подтверждающую подпись, дату ознакомления. И этот второй экземпляр с подтверждающей подписью работника работодатель хранит у себя.
Обращаем Ваше внимание, что уведомить надо всех сотрудников, в том числе и длительно отсутствующих (находящихся в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком, в длительной командировке, на «больничном» и др.). В этих случаях уведомления могут быть направлены заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении. Даже если Вам не вернется подписанный работником экземпляр, у Вас будет подтверждение, что Вы сделали всё необходимое, чтобы выполнить обязанность по уведомлению каждого работника.
Мы подготовили 2 образца уведомления: полный (отражающий практически все основные моменты перехода на электронный формат трудовой книжки) и краткий (предполагающий, что все остальные нюансы будут разъяснены работникам иным способом) и разместили их на нашем сайте.
Электронные трудовые книжки - 2020. Всё про сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Разъяснения, комментарии, законы, образцы документов >> (доступ свободный)