Представьте, что ваш начальник попросил подготовиться для презентации перед советом директоров
Время немного есть, но помимо этого у вас ежедневный набор задач, которые никто не отменял, времени и так не хватает, а тут еще подкинули. Это вызывает беспокойство и тревогу. В такой атмосфере сложно сосредоточиться, все валится из рук, отвлекает и раздражает.
Такие периоды, когда работы много, а времени в обрез, не редкость. Как преодолеть этот стресс, сделать все вовремя, не жертвуя физическим и психическим здоровьем?
Принцип Эйзенхауэра поможет грамотно расставить приоритеты, определив какие дела важны, а от каких можно на время отказаться.
В чем разница между «срочными» и «важными» делами?
На одном из своих выступлений 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр, процитировал президента Северо-Западного университета Джеймса Роско Миллера:
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными»
Эффективность не измеряется количеством сделанных дел. Другими словами, следует тратить время в первую очередь на важные, а не только на срочные дела. Чтобы стать эффективным и минимизировать стресс от слишком большого количества дел, нужно понять это различие.
Важные действия имеют результат, который ведет к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
Срочные действия требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей. Они[действия] требуют внимания, потому что последствия отказа наступают мгновенно.
Когда мы знаем, какие действия важные, а какие срочные, можно преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на неважных неотложных действиях, и делать то, от чего зависит наш успех. Так мы переходим от «пожаротушения» к позиции, в которой мы сами выбираем что делать, что важнее для нас.
Как использовать принцип Эйзенхауэра
Перечислите все виды деятельности, которые необходимо выполнить. Постарайтесь включить в этот список все, что отнимает время на работе. Затем подумайте о каждом деле по отдельности и отнесите его к одной из четырех категорий.
1. Важно и срочно
Существует два типа срочных и одновременно важных действий: те, которые вы не могли предвидеть, и те, которые вы оставляли до последней минуты. То что откладывалось до последней минуту следует планировать заранее, избегая проволочек.
Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых внезапных проблем. Идеально - оставить некоторое время в графике для непредвиденных проблем и незапланированных важных действий. Если срочно-важных дел много, определите, какие из них можно было предвидеть. Подумайте, как запланировать подобные мероприятия заранее, чтобы они не стали срочными.
2. Важно, но не срочно
Это действия, которые помогут достичь личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.
Удостоверьтесь, что времени достаточно, все можно сделать правильно и вовремя, чтобы эти дела[важные и не срочные] не стали срочными. Кроме того, не забудьте оставить в расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит шансы на успех и поможет избежать стресса, вызванного делом, которое внезапно стало супер-срочным.
3. Не важно, но срочно
Срочные, но не важные задачи самые неприятные. Они мешают достигать целей. Портят планы. Старайтесь переносить или делегировать их.
Распространенным источником таких задач являются другие люди. Иногда целесообразно вежливо сказать «нет» людям или побудить их решить проблему самостоятельно. Хотите узнать, как лучше это сделать, загляните сюда: Как сказать «Да» человеку, но «Нет» заданию.
4. Не важно и не срочно
Эти действия просто отвлекают - избегайте их, если это возможно. Вы можете игнорировать или отменить многие из них.
Например, на вас вешают какую то работу, которая не входит в круг ваших обязанностей, хотя это ни разу не способствуют достижению ваших собственным результатов. Опять же, скажите «нет» вежливо, если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать. Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы, они будут избегать просить вас выполнять «не важные» действия в будущем.