Про путевые листы
Обязательным документом для автотранспортных компаний является путевой лист. Как правильно оформлять путевые листы, какие изменения внесены в нормативные акты, регламентирующие порядок оформления путевых листов? Попробуем разобраться.
Форма и содержание
Набор обязательных реквизитов путевого листа, а также порядок заполнения этого документа, закреплен в приказе Министерства транспорта России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее по тексту Приказ №152). И 1 марта 2019 сюда были внесены коррективы, которые следует учитывать всем заинтересованным лицам.
Напомню, что в число обязательных реквизитов путевого листа включены:
- наименование и тип транспортного средства с указанием его номера;
- дата действия путевого листа либо срок его действия, если он выписан более чем на один день;
- наименование, организационная форма, телефон и ОГРН владельца;
- тип и модель транспортного средства с указанием государственного регистрационного знака;
- показания одометра при выезде в рейс и возвращении из рейса;
- дата и время выезда и возвращения;
- дата и время проведения предрейсового (предсменного) технического контроля;
- ФИО водителя;
- дата и время проведения предрейсового и послерейсовогомедосмотра.
Правилам допускается включение в путевой лист дополнительных реквизитов, которые отражают специфику транспортной деятельности. Кроме того, не помешает включить в путевой лист сведения о цели поездки. Такая информация в случае необходимости может быть представлена налоговым инспекторам, так же, как и сведения о количестве топлива в начале и конце рейса.
Правила заполнения
Путевой лист заполняется для каждого транспортного средства перед рейсом либо сменой, в том случае, когда на протяжении рабочего дня должен быть выполнен не один рейс. И срок действия путевого листа теперь ограничивается лишь продолжительностью рейса (раньше путевой лист можно было оформлять не более, чем на один месяц).
В том случае, когда транспортное средство во время рейса обслуживают несколько водителей, на каждого из них следует оформлять отдельный документ. При этом датировки проставляются в путевых листах водителей, которые первыми выезжают в рейс и последними из него возвращаются.
Показания спидометра, все необходимые даты и временные отрезки в путевом листе проставляют с указанием фамилий и подписывают лица, уполномоченные на такие действия руководителем компании.
После проведения медосмотров (предрейсового и послерейсового) уполномоченные медработники заверяют данные действия подписями с указанием фамилий. И хотя нынешняя редакция Приказа № 152 не требует проставлять соответствующий штамп, это лучше делать, как и раньше, поскольку не все нормативные требования приведены в соответствие с ним.
Сведения о проведении предрейсвого (предсменного) контроля технического состояния, а также дата и время его проведения в путевой лист вносят и подписывают с указанием ФИО контролеры технического состояния компании. Данная обязанность вытекает из п. 2 ст. 20 Закона № 196-ФЗ. Но если водитель управляет пустым транспортным средством (без груза и пассажиров) проводить контроль не обязательно.
Контролеры должны соответствовать квалификационным стандартам, установленным такими нормативными актами, как Приказ Министерства транспорта России от 28.09.2015 № 287 и Приказ Министерства транспорта России от 08.08.2018 № 296.
Компания может пользоваться услугами как своего штатного контролера, так и совместителя (это может быть, к примеру, водитель, который отвечает установленным квалификационным требованиям).
Что касается формы путевого листа, можно использовать образец, который утвержден Постановлением Госкомстата от 28.11. 1997 № 78. Там представлены унифицированные формы путевых листов для легковых и грузовых автомобилей, спецтехники и автобусов.
Однако автотранспортная компания может и самостоятельно разработать форму путевых листов для собственных нужд. Но при этом необходимо учитывать не только требования Приказа № 152, но и положения ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 25 Приказа Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора"». Эти нормативные акты содержат все реквизиты путевых листов.
Напомню, что путевые листы необходимо регистрировать в журналах, форма которых закреплена Постановлением Госкомстата № 78, а сами листы подлежат хранению в течение как минимум пяти лет.
А теперь внимание, самое интересное: «Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы, без путевых листов. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354)». Поэтому, если ваш автомобиль ездит без пассажиров и грузов, и установлена электронная система то отпадает необходимость выписывать путевой лист.
30 января 2020 года в 11.00 (по московскому времени) проводится бесплатный вебинар «Аренда имущества у физического лица»
Получите исчерпывающие ответы, задавайте вопросы:
1. Как начислять и платить НДФЛ при аренде имущества.
2. Кто должен начислять НДФЛ и платить (срок уплаты).
3. Какая существует отчетность при аренде.
4. Страховые взносы при аренде.
5. Аренда имущества, аренда автомобиля (путевые листы, медосмротры, техническое состояние и т.д.)
6. Как не выписывать путевые листы.
7. Расходы на содержание арендованного имущества (НДС, налог на прибыль).
8. Какие возникают вопросы у налоговой по аренде и как их решают налогоплательщики.
9. Риск переквалификации аренды у физлица на заработную плату.
10. Сдача в аренду и "незаконная" предпринимательская деятельность.
11. Можно ли стать "Самозанятым" и сдавать в аренду имущество своей организации.
12. Бухгалтерские проводки.
Ответы на вопросы.
Лектор: Евгений Сивков
Но это еще не все, представляю вашему вниманию девять вебинаров первого квартала 2020 года, которые нельзя пропустить:
30.01.20 Аренда имущества у физического лица
06.02.20 Закупка товарно-материальных ценностей у физического лица
13.02.20 Компенсация за использование личного имущества
20.02.20 Выплата стипендии сотрудникам компании
27.02.20 Подарки физическому лицу
05.03.20 Оплата услуг иностранному гражданину
12.03.20 Зарплата меньше МРОТ
26.03.20 Большая зарплата
02.04.20 Два директора в компании
Все вебинары проходят на канале YouTube, вам достаточно поставить напоминание.