В первой статье мы учились правильно составлять баланс, во второй считали прибыли и убытки. Если с этими двумя отчетами пока не складывается, вам поможет еще один отчет – о движении денежных средств.
В этот раз все просто: пишем, что поступило, и сколько потратили за период. Так мы узнаем, в каких направлениях уходят деньги, на что больше всего тратим, и сколько у нас сейчас. Отчет о движении денег держим под рукой, работа с ним не должна вызывать судорог у бухгалтера.
Составляем отчет
- Запишите, сколько денег у вас есть на начало периода (на счете, в кассе).
- Внесите все поступления за период (выручка, кредит).
- Внесите расходы (закупка товара, аренда, зарплата, реклама).
- Запишите, сколько денег есть на конец периода.
Пример таблицы:
Проверяем отчет
В отчете о движении денег есть вшитая опция самопроверки – за это ему отдельный респект. Как все работает:
От остатка денег на конец периода отнимите начальные средства:
1 300 – 1 200 = 100
А теперь от поступлений отнимите расходы:
23 000 – 22 900 = 100
Если обе разницы одинаковы, то отчет составлен верно. Если разницы отличаются, значит, где-то ошибка. Чаще всего это неучтенный расход, исправьте!
Денежный поток – это не прибыль
Отчет о движении денег показывает, откуда приходят и куда уходят деньги. Но итоговую прибыль компании этот отчет не покажет. В чем разница:
- клиент дал аванс, денег стало больше, но это еще не прибыль – надо сначала отгрузить товар;
- закупили материал про запас, денег стало меньше, но это не убыток – вложения вернутся после продаж;
- получили кредит – это не прибыль;
- выплатили дивиденды – не убыток.
Как вести учет, чтобы терять деньги (плохие советы):
- Пишите в тетрадочку. Алгоритм таких записей понимает только автор. Всегда можно схитрить и вывести любую цифру, вырвать лист или что-то дописать. А еще тетрадка может потеряться, данные могут всплыть в ненужном месте, в неподходящий момент.
- Ведите файлик Excel. Проблемы те же, что и с тетрадками. Цифры можно подправить, формулы перекрутить. Файл можно удалить, повредить, случайно кому-нибудь "слить". Таблицу в стилях "поломай глаз" и "заблудись в моих формулах" трудно передать новому сотруднику.
- Ведите учет в отдельных информационных базах. Здесь проблема с разными уровнями доступа. Если базу в 1.С ведет бухгалтер, то права администратора будут только у него. Собственник бизнеса может получать неполные или искаженные данные.
Каким должен быть отчет о движении денег(хорошие советы):
- Достоверным. Организуйте учет в той информационной базе, где у пользователя нет прав администратора, и он не сможет "подкручивать" цифры. Один человек не должен одновременно вести базу и контролировать ее. Регулярно сверяйте данные в отчете с банковскими выписками.
- Прозрачным. В правильно составленном отчете легко отследить каждую цифру в таблице. Если это выручка, то система покажет все поступления от клиентов за период. Если это расход, вы увидите, куда именно ушли деньги и сколько. Малейшие неясности в цифрах подрывают доверие ко всему отчету.
- Оперативным. Данные по движению денег и остаткам всегда должны быть актуальными. Если программа показывает, что в кассе 101 тыс. рублей, то у кассира действительно должна быть 101 тыс. руб.
- С контрольными точками. В конце каждого дня нужно фиксировать все движения денег и все остатки – это защита от исправлений цифр "задним числом". По сути, еще одна бюрократичная процедура, но она дает хотя бы минимальный уровень безопасности. Простановка "контрольных точек" способствует оперативности, прозрачности, достоверности данных.
Отображайте в отчете будущие финансовые потоки
Вносите в таблицу не только фактические доходы и расходы, но и запланированные. Так вы застрахуете себя от финансовых "сюрпризов", сможете планировать свои действия.
Представьте: 24.01.2017, утро, вы только что отправили почти все свободные деньги в предоплату за товар с хорошей скидкой. Уже считаете размер бонуса, но тут заходит бухгалтер и объявляет: 25-го надо оплатить 3 млн. НДС. Ибо сами виноваты – наторговали!!!
Хочется набрать полную грудь и спросить: "Какого хора я только сейчас узнаю, что так много НДС???". Конечно, бухгалтер не может наперед знать точную сумму налога. Но можно вписать в отчет хотя бы приблизительную цифру. Лучше внести заявку на 4 млн., чем 24.01.2017 бросить проблему под ноги собственнику.
В отчете нужно фиксировать все крупные заявки на оплату и заранее о них уведомлять. Если запланированных потоков много, и они регулярно появляются, можно завести отдельный платежный календарь – о нем мы поговорим в одном из следующих писем.
А пока еще раз пройдемся по самым важным моментам в отчете о движении денег:
- Фиксируйте в отчете все доходы и расходы за период.
- Фиксируйте сразу же, не отходя от кассы, чтобы отчет был актуальным.
- Сверяйте разницы между доходом/расходом и остатками на начало/конец периода; сверяйте отчет с выписками из банка.
- Вносите не только фактические, но и запланированные потоки.
- Убедитесь, что цифры в отчете нельзя поменять "задним числом".
Всегда держите под рукой отчет о движении денег и больше никогда не путайтесь в цифрах.
В следующей статье вас ждет практика с отчетом о финансовом результате.
Блог - mushinsky.ru
Советы по финансам Instagram - https://www.instagram.com/denismushinskiy/
