Здравствуйте.
Из прошлой статьи вы узнали, как быстро и точно рассчитать прибыль. У этого способа есть ограничение: не видно, из чего сложилась прибыль. Чтобы понять, какие именно были расходы и доходы, нужно погрузиться в цифры и составить отчет о финансовом результате.
У многих компаний такой отчет составляют по принципу "Я тебя слепила из того, что было". Выручку берут из банковской выписки, из выписки личной карты собственника или продавца. Расходы выписывают из 1.С, из тетрадочки бухгалтера, из памяти руководителя. В таких отчетах – погрешность на погрешности, они все дальше уводят от реальности, прямо в финансовые дебри. Я называю такую "систему" Susanin Finance.
4 тропы в дебри:
1. Забыли учесть доход/расход
Возможны два варианта. Если не учли все доходы, то после перепроверки получите приятные эмоции – это как найти 10 тыс. в зимней куртке. Второй вариант менее приятный: не учесть расходы.
Так бывает, когда собственники не разделяют личные и бизнес-финансы. Берут деньги из кассы и потом не могут вспомнить, на что потратили. Это как пример с покупкой туфель из первого письма.
Как с этим бороться? Завести отдельную статью – Дивиденды.
2. Неправильно посчитали себестоимость
Просчет фактической себестоимости – непростой квест. Но его надо пройти, потому что учет методом "плюс минус остановка" приводит лишь к убыткам и банкротству.
Пример из практики. В одной компании финансовый отчет строили на
плановой себестоимости. Рассчитывали произвести 12 тыс. единиц
товара, заложили в бюджет соответствующую заработную плату
(рабочим, продажникам, управленцам), расходы на рекламу и
содержание офиса.
Фактический объем производства оказался в 2 раза ниже, чем
планировали, а сократить фактические расходы не получилось.
Результат:
Вместо прибыли каждая продажа приносила убыток – но бизнес
продолжал жить с иллюзией успешности. Выявили погрешности в
расчетах, пересмотрели ценообразование и сделали упор на рост
продаж. Со временем вывели производство на плановые мощности и
начали получать настоящую прибыль.
Чтобы не повторить ошибки №1 и №2, сверьте прибыль из вашего отчета о финансовом результате (минус дивиденды) с прибылью, рассчитанной балансовым методом (о нем я рассказывал в первом письме). Если показатели равны, то отчет о финансовом результате составлен верно. Если нет, надо искать погрешности.
3. Неправильно распределили расходы
Все расходы учли, но распределили несправедливо – между продуктами, офисами или магазинами.
Допустим, мы швейная фабрика. Чтобы сшить рубашку или брюки, нам нужны:
- материалы (ткани, нитки, пуговицы);
- швеи;
- помещение;
- оборудование (швейная, петельная, пуговичная машины, пресс).
Просчитать расходы на материалы и зарплаты швей просто. А вот распределить затраты на оборудование посложнее. Сразу хочется упростить, и мы ищем базу для распределения. Можем привязаться к стоимости материалов или к рабочим часам швей. Но оба варианта ошибочны – они не связаны с ключевым фактором затрат на обслуживание машин.
Ключевой фактор один – время работы оборудования. И все равно, сколько часов тратит швея, и сколько стоили ткани.
Перейдем к цифрам. Швейная фабрика выпускает три вида продукции:
- рубашки;
- брюки;
- куртки.
К примеру, за месяц потратили 300 тысяч рублей на обслуживание машин.
Коллегиально, с подачи бухгалтерии, решили поделить расходы пропорционально заработной плате швей. Потому что проще и быстрее.
Расходы по оборудованию распределились так:
Рубашки = 300 тыс. * 200/1 000 = 60 тыс.
Брюки = 300 тыс. * 300/1 000 = 90 тыс.
Куртка = 300 тыс. * 500/1 000 = 150 тыс.
На этом можно было закрывать вопрос, но голос скептика не дремлет:
"При чем тут заработная плата швей и расходы на оборудование? Они зависят от количества отработанных машино-часов!"
Распределяем правильно.
Теперь расходы на обслуживание машин выглядят так:
Рубашки = 300 тыс. * 1 000/10 000 = 30 тыс.
Брюки = 300 тыс. * 300/1 000 = 90 тыс.
Куртка = 300 тыс. * 500/1 000 = 180 тыс.
Сравним старый и новый подходы, вычислим погрешности.
Первоначально себестоимость рубашки была завышена, а куртки – занижена.
Последствия ошибки:
- инвестиции в убыточные проекты или продукты;
- неправильное ценообразование;
- потеря доли рынка.
Решение: перед тем как распределять расходы, выявите ключевой фактор, который их генерирует.
4. Не признали убытки
В финансах нужно быть честным с самим собой. Неликвид — это не актив, а непризнанный убыток. Его нужно списать и забыть, а не тешить себя прибылью на бумаге.
Примеры "активов" под списание:
1. Дебиторская задолженность трехгодичной давности. Мы все еще надеемся, что клиент заплатит. А он, возможно, давно обанкротился или ликвидировал бизнес.
2. Неликвидные товары или материалы. Хранятся годами, но их не покупают. Может, какой-то клиент оформил по спецзаказу и не забрал. Или забыли напомнить, что привезли, а ему уже и не надо.
3. Пылящееся оборудование. Купили с прицелом на будущее. Но в будущем оно так и не пригодилось, а потом банально устарело.
Все 4 ошибки, которые заводят в финансовые дебри:
- Забыли учесть прибыль/расход.
- Неправильно посчитали себестоимость.
- Неправильно распределили расходы.
- Не признали убытки.
Используйте этот список как чек-лист. Проверьте ваши отчеты, возможно в них тоже спрятались погрешности. Когда найдете, будьте честны перед собой – ведь бизнес строится на фактах, а не на домыслах. Выключите "систему" Susanin Finance. Добейтесь максимально правдивых цифр, и вам будет намного проще принимать взвешенные решения.
В следующей статье расскажу про отчет о движении денег.
Блог - mushinsky.ru
Советы по финансам Instagram - https://www.instagram.com/denismushinskiy/