С 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Это цифровые сведения о стаже, которые всегда записывались в бумажную трудовую книжку. Она есть у каждого официально работающего в России.
Об этом много пишут сейчас. Напишу и я с высоты своего многолетнего опыта - с комментариями по поводу.
Вообще, у нас много раритетного в делопроизводстве. Что это значит? Это значит, что годами люди имеют одни и те же документы, отказаться от которых не могут, не хотят в силу природного консерватизма. Но прогресс таков, что нам сейчас документы на бумаге не нужны. Особенно вторичного учета бумаги. К которым относится и трудовая книжка.
Поясню. До вступления в силу Трудового кодекса РФ 1 февраля 2002 года у работодателей не было обязанности формировать и подписывать с работниками трудовые договора. Вместо этого для фиксации трудоустройства внутри организации применялись приказы, а вне ее - справки о стаже и трудовые книжки.
С 2002 года первичным (то есть изначальным, главным) документом, подтверждающим трудовые отношения, является трудовой договор, оформленный в письменном виде. А трудовая книжка и приказ стали документами вторичного учета. Но, как это обычно бывает, очень трудно отказаться от старого, проще продолжать. Вот и продолжали без малого 20 лет. Хотя с момента возникновения электронной базы стажа в ПФ РФ ( а это произошло впервые в 2003 году, когда компании сдавали СЗВ-К) необходимость постепенно отпадала. Само нарастание текущей отчетности в ПФ РФ говорило о том, что так или иначе трудовая книжка - не более чем рудимент, нужный больше самим кадровикам для обмена информацией о стаже работника. Но громоздкий и неудобный, особенно если говорить о подсчете стажа и заполнении. Куча противоречий в правилах и т.п. Я уж не говорю, сколько трудовых книжек было заполнено как попало и сколько периодов стажа приходилось подтверждать несчастным людям, которые оформляли пенсию.
И вот - финита. В этом году до 1 июля 2020 года всем работникам должны быть вручены уведомления о переходе на электронные трудовые книжки и нужно будет определиться, отказываться от бумажного формата книжки или нет тем, у кого она есть. А после 1 января 2021 года заводить их на бумаге не будут вовсе. Весь оцифрованный стаж будет хранится в базе данных ПФ РФ (храни его господь!), а сведения будут выдаваться по требованию многочисленными способами - и через личный кабинет ПФР, и через портал Госуслуги, и через МФЦ, и через работодателя - в электронном виде.
По большому счету, дорогие мои читатели, это хорошо. Я прямо таки за. Почему? Потому что трудовая книжка - рудимент, пятая нога, хвост у обезьяны. Ни за каким рожном не нужна она сегодня, когда каждому на руки выдаются тонны трудовых договоров и соглашений к ним.
По мелкому - будет много нервов из ничего, граждане снова напрягутся и будут переживать за свой стаж (хотя сведения о нем для пенсии давно собираются только в электронном виде), ПФР будет недорабатывать и давать сбои, кадровики будут нервничать и сдавать отчеты. Многие, да большинство - ежемесячно, учитывая учащенную трудовую мобильность и отсутствие стабильности на рынке труда.
Вообще, Пенсионный фонд уже подготовил разъяснения, которые можно изучить по ссылке. И вот отдельно, если хотите: http://www.pfrf.ru/branches/eao/news/~2019/10/15/191287
Что я могу посоветовать двум сторонам трудового договора (себе в двух лицах) с высоты своего солидного опыта кадрового администрирования?
Советы для работников:
1. Не переживать, принять это как следствие прогресса и отказаться от трудовых книжек в бумажном виде, чтобы не плодить ошибок в разных сущностях и не бегать потом, исправляя стаж в бумажной трудовой, или охреневая в ПФР от того, что ваш электронный стаж не совпадает с бумажным. Потому что электронный стаж будут подавать на всех все равно, вне зависимости от того, захотите ли вы бумажную книжку сохранить или нет. Чем больше на вас будут вести документов, тем больше вероятность нестыковок.
2. Для подтверждения трудовых отношений хранить в надежном месте в папке "Документы" вместе со свидетельством о рождении и браке - все трудовые договоры и соглашения к ним, разложенные по годам и работодателям - для того, чтобы подтвердить в ПФ РФ все свои права и заработную плату первичным и самым важным документом - трудовым договором. При увольнении собирать с работодателей все справки типа 2-НДФЛ, справку для листка нетрудоспособности, сведения о стаже СЗВ-СТАЖ и все другие, какие захотите. Хорошо бы заказать и сохранить у себя заверенные по месту работы копии приказов о приеме и увольнении.
3. Это правило нужно внести себе в мозг на полочку "Важно" и проверять все трудовые договоры, соглашения, приказы и иные документы до того, как поставить на них свою подпись. Проверять в первую очередь - ФИО, дату, название должности, подразделения, сумму заработка и данные паспорта, если таковые имеются. Проверять надо, потому что Errare humanum est - кадровики люди и они ошибаются. А документы ваши и вам они важней в сто тысяч раз.
Еще лайфхак, просто бонусом. Устраиваясь в фирму "Рога и копыта" (о который мало что известно), проверьте обязательно по реестру ОГРН наименование и ИНН работодателя (отдельно и на совпадение), лучше до трудоустройства и особенно если вы трудоустраиваетесь, получая часть зарплаты в конверте. Не допускайте, чтобы трудовой договор был у вас в виде фантика ненужного, потому что может оказаться, что у вас не только зарплата серая, но и организация фиктивная.
Советы работодателям и кадровикам:
1. Изучить материалы на сайте ПФР и в справочно-правовой системе и действовать так, как предписано органом, куда вы будете подавать отчетность - это Пенсионный фонд РФ. Морально приготовьтесь сдавать отчеты СЗВ-ТД ежемесячно.
2. Запомните, что социальные сети, сайты журналов"Кадровое дело", Система Кадры, вебинары разных лекторов прекрасны, но созданы для зарабатывания денег на хайпе. Используйте их как вторичную информацию или не используйте вовсе.
3. Если не сделали еще к Новому году, то к 8 Марта обязательно съездите в ваш региональный офис Пенсионного фонда РФ с корпоративным подарком (шампанского им сейчас нельзя дарить, а канцелярию с логотипами и прочую нужность - можно) и наладьте контакт со всем тетеньками, принимающими отчетность и главой офиса - к всем сходите, всех поздравьте открыткой и пламенной речью и скажите, как вам дорого общение с ними. Потому что так и есть. Людям приятно, что о них помнят, а вам надо, чтобы вас тоже помнили, когда вы в очередной раз затупите над отчетом СЗВ-ТД. И обязательно наладьте с региональным офисом ПФ РФ "горячую" линию поддержки.
4. Проведите в организации хорошую коммуникационную кампанию по электронным трудовым книжкам, с подробными разъяснениями на стендах в виде картинок, собраниями трудового коллектива и неоднократными планерками с руководством. Лучше даже сделать это в сотрудничестве с вашими пиарщиками, маркетологами и дизайнерами. Потому что вам нужно сэкономить на трудозатратах кадровиков (и затратах компании, соответственно) и сделать так, чтобы с 1 июля 2020 года у вас в компании не осталось ни одной бумажной трудовой. Это самый рациональный выбор для работодателя сегодня. Вместо этого еще лучше проверьте, правильная ли у вас форма трудового договора - этот документ намного главнее и намного дороже стоит в штрафах при проверке.
5. Если удастся отказаться от бумажных трудовых, после 1 июля с торжественными радостными песнопениями готовьте к сдаче в архив все книги учета и невостребованные трудовые книжки.
В целом, нет ничего лучше, когда лишняя работа уходит в цифру. Тем более, когда она вторична.
Всем хороших правильно оформленных документов!