Я уже рассказывала однажды, как адаптировала канбан-систему для своих рабочих задач и назвала это каринабан-системой) подробнее прочитать можно в этой статье:
Каринабан-доска: как я адаптировала японский метод под себя.
Но это было временное решение, в этой же статье хочу дать полное описание, как веду управление своим отделом с помощью электронной системы планирования.
Итак мои исходные данные:
- отдел из 5 сотрудников;
- мы занимаемся образовательными IT-проектами;
- каждый сотрудник занимается ведением сразу нескольких проектов.
Задачи, которые мне надо решать, в общем-то стандартны:
- визуально понимать загрузку отдела;
- отслеживать задачи каждого сотрудника;
- фиксировать сроки и не допускать их срывов.
У нас в организации используется Яндекс Коннект, и на его примере я и покажу, как решаю эти задачи и управляю своим отделом.
1. Настройка бизнес-процессов
В первую очередь любую систему управления надо адаптировать под себя: понять, сколько сотрудников в отделе, есть ли между ними иерархия, какие согласования должна пройти задача и т.д.
Свой процесс согласования мы настроили следующим образом:
2. Настройка дашборда
Вторая по очереди настройка - это визуализация дашборда, на котором отображаются все задачки отдела. Поскольку в отделе всего 5 человек, то получилось настроить дашборд таким образом, чтобы сразу видеть всех.
3. Постановка задач
После того, как подготовлена структура и визуализация, можно приступать к назначению задач. Для этого надо указать атрибуты:
- название задачи
- срок исполнения
- дедлайн
- приложить описание или дополнительные файлы, если задача требует разъяснений.
4. Маршрутизация задачи
После того, как задача поставлена, начинается процесс работы над ней) Этапы зависят от того воркфлоу, который вы настроите для себя, но обычно они достаточно типовые:
- согласование
- ревью
- отказ от задачи
- делегирование и т.д.
5. Контроль сроков
И конечно с помощью трекера удобно отслеживать критичные сроки исполнения задачи. Можно отсортировать и увидеть те задачи, которые запланированы, но по ним пока не идёт работа, так как не подошёл срок или требуется дополнительная информация. А можно увидеть задачи, которые находятся в работе, и по ним уже сроки "горят". В общем абсолютная визуализация!)
Надеюсь, всем, кто связан с управлением проектами, эта статья будет полезной! Спасибо за внимание и поддержку лайком)
Всех, кому интересна тема денег, приглашаю к себе в телеграм-канал "Маньяк планирования - Деньги", где делюсь своими лайфхаками и информацией по управлению личными финансами!