8 подписчиков

Виды хранилищ информации: ежедневники, стикеры, календари, Google Docs, магнитные доски, приложения и их сравнение. (Часть 2)

25 января 202025 янв 2020

4 мин

Оглавление

1. Календарь (классика).
1.1. Магнитный календарь.
1.2. Теперь перейдем к электронному календарю.

Друзья, рад приветствовать Вас на канале Productive Life - про личную и командную продуктивность, а так же инструменты, лайфхаки и многое другое.

Это вторая часть разбора хранилищ информации. (Первая вот тут)

Нашим следующим инструментом для хранения информации будет:

1. Календарь (классика).

Здесь стоит сразу оговориться и разделить, каким календарем Вы будете пользоваться. В современном мире календари разделяются на два типа: бумажные (классические) и электронные.

Несомненно, я пробовал и классическую версию, которую руководство компании ежегодно дарит нам на НГ. Но не пошло.

Не буду спорить, но в такие маленькие ячейки не внесешь особо много информации. Дабы реализовать этот процесс более грамотно, информация вносилась самая необходимая и с сокращениями. В случае, если требовалось более длинное пояснение - я писал его на отдельном стикере рядом с календарем и ставил метку-пояснение (например, звездочка*), либо в ежедневнике с нужной меткой-пояснением.

Думаю, рассматривать календари карманного формата нет смысла.

Плюсы:

Элементарность.
Разные художественные оформления.

Минусы:

Удобство ведения.

1.1. Магнитный календарь.

Есть так же разновидность, магнитный календарь. Он отличается простотой внесения, редактирования и удаления информации. Но органичен в плане монтажа - как правило, это холодильник. В этом плане удобно делать неважные заметки, для всей семьи, за завтраком, обедом или ужином. Конечно, такой календарь для не подойдет для серьезных задач.

Плюсы:

Удобство ведения.
Художественные оформления.
Вести можно всей семьей.

Минусы:

Нельзя планировать серьезные задачи.
Можно стереть нужную информацию случайно.

1.2. Теперь перейдем к электронному календарю.

Считаю главным преимуществом такого ведения информации - синхронизация.

Благодаря синхронизации мы можем нарезать себе заданий на домашнем компьютере, затем свериться с ними в пути (посредством телефона), а так же увидеть их и на рабочем ноутбуке. Согласитесь, удобно? Вы ведь не всегда можете таскать с собой бумажную версию, либо доставать ежедневник в метро, для проверки свободного времени, когда Вам предложили встречу через неделю. Вместо этого, у Вас вся информация под рукой в телефоне.

К вышесказанному добавим легкость добавления, редактирования, сортирования, удаления, установка задач с напоминаниями и повторяющимися действиями, а так же, открытие доступа для командной работы.

Более подробно о Google Calendar мы поговорим в отдельной статье.

Плюсы:

Синхронизация.
Удобство ведения.
Мобильность.
Встроенные напоминания.
Командная работа.

Минусы:

Необходимо привыкнуть.

2. Google Docs.

Каких-то пару лет назад я использовал Google Таблицы для записи своих заданий по системе GTD. (Getting Things Done). По ней напишу краткую заметку, кто не знаком с этой системой.

Преимущества над обычным бумажным хранилищем были, а именно:

синхронизация, редактирование, сортировка. Но удобно было работать за компьютером, с телефона вносить данные было непросто.

Пришлось уйти на специализированные, электронные аналоги, т.к. страдала скорость. Чтобы быстро закинуть информацию, особенно, если в дороге - было то еще развлечение.

Чтобы Вы понимали, как работала система мне удалось восстановить старые файлы-категории:

Скриншот моего Google Drive. Как располагались категории.

Заметьте, для удобства - файлы пронумерованы. В противном случае - порядок будет задан согласно алфавиту. Это совсем неудобно.

Чтобы Вам не тратить время на создание таблицы с нуля, для типовых задач - в библиотеке имеются шаблоны.

Плюсы:

Синхронизация.
Мобильность.
Командная работа.
Сортировка, удаление, изменение.
Форматирование.

Минусы.

Отсутствие встроенных напоминаний.
Добавление новых задач.

3. Магнитные доски.

Еще один способ хранения информации - магнитные доски.

Отличается простотой внесения информации, ее редактированием и удалением, большим объемом вносимой информации.

Типичная магнитная доска. Картинка из открытых источников

Отлично подойдет для офиса, либо если у Вас дома достаточно места или имеется кабинет. Помимо написания на ней маркером, она легко взаимодействует со стикерами. Выбрать удобный размер так же не составит труда.

Плюсы:

Наглядность.
Удобство ведения.
Командная работа.

Минусы:

Возможность использования в связи с физическими размерами.
Цена.

4. Приложения.

Пробежимся кратко по основным.

4.1 Evernote.

Фундамент моей системы заметок. Отличается гибкостью, благодаря использованию меток и мощным поиском. Даже если у Вас более 1000 заметок - с Evernote Вы ничего не потеряете и найдете по первому требованию на любом устройстве.

Плюсы:

Хранение больших объемов информации в структурированном и понятном виде.
Скорость внесения заметок. (Добавление заметок из панели уведомлений)
Форматирование текста.

Минусы:

Максимум 2 устройства. За больше - платить.
Может показаться сложным для освоения, придется 'строить' систему меток.

4.2. Google Keep.

Заметочник от мировой компании Google. Быстрый, легкий и самое главное простой. Имеется дружелюбный интерфейс в виде стикеров. Так же на борту встроенная система напоминаний и синхронизация. Приложение полностью бесплатно, поддерживается на любых платформах. (iOS, Android)

Плюсы: