Эффект.
Вы наверняка когда-нибудь пробовали репетировать важную речь наедине с собой перед зеркалом. На пятой или седьмой попытке все начинает звучать складно, фразы встают в верном порядке, а интонации, мимика и даже темп монолога четко соответствуют вашему плану. А потом наступает час Х и все происходит совершенно по иному сценарию: очередность не та, что планировалось, интонация почему-то не производит на слушателя должного эффекта. Почему? Может быть просто стоило «примерить» кажущуюся блестящей речь на слушателя? Может быть стоило выбрать иную мимику и форму подачи? Или просто не хватало настроения, той же чашки кофе, например...
С любым сценарием и даже самой креативной концепцией мероприятия может произойти примерно то же самое. Причины могут быть разными. В некоторых случаях концепция готовится задолго до того, как выбрана площадка и при «примерке» на локацию идея терпит крах. Не те масштабы, технические ограничения, недостаточно средств на необходимые ресурсы и инвентарь. В итоге приходится делать выбор: креативная идея в пресной интерпретации или экстренная замена концепции (а это, имейте в виду, не всегда по силам или по средствам).
Масштаб.
За несколько дней до открытия одного из пилотных мероприятий (конечно же, сделанного практически без бюджета, своими потом и кровью) нам улыбнулась, казалось бы, невиданная удача: совершенно внезапно появился коллектив, делающий интерактивный балет! А это музыка, свет и девочки из балетного училища в эффектных нарядах. А у нас зал на 700 посадочных мест, сцена восемь на три метра и бюджет, едва-едва позволяющий взять в аренду проекционный экран метра три в высоту. Ещё и жалюзи не совсем «блэкаут». Но это же интерактивный балет! Да ещё и бесплатно. В итоге софиты растворились в полуденном солнце, заливающем зал, видеоряд остался неоцененным, поскольку спины балерин закрывали две трети экрана, а сдержанные движения танцовщиц на восьми квадратных метрах просто потерялись.
Надо ли говорить, что никакого эффекта «вау» не произошло? Так вот, оцените заранее габариты и особенности любой площадки и предусмотренной на ней активности или застройки. Просчитайте как можно точнее все технические особенности. Не пожалейте средств на подходящие декорации или инвентарь. Все должно быть гармонично. Не должно быть слишком «плотно» или тесно. Нет ничего хуже, чем хорошая идея, потерянная в масштабе.
Технические возможности.
Первое, что делает начинающий ивентор, планируя технический райдер (особенно в ситуации, когда бюджет ограничен, ведь скорее всего, так и будет на первых порах) — открывает один из сайтов «Аренда оснащения для мероприятий» и начинает накидывать в корзину всякие разности: ну вроде бы размер сцены понятен — добавляем, экран по средствам - туда же, комплект звукового оборудования, пару микрофонов, микшер, какие-нибудь симпатичные прожектора и все в таком духе. Заказывает, ждёт установку накануне мероприятия, и… понимает, что оказался на школьной дискотеке: звук не слышен и на третьем ряду, свет в принципе лучше не включать, а сцена затянута черной тканью (и то, если вы заранее знали, что следует заказать «юбку»).
Могу сказать только одно: приложите нечеловеческие усилия, но найдите из десятков предложений того подрядчика, который не испугается честно озвученного бюджета и составит вам райдер. Поверьте, есть не «перенасытившиеся» ребята, которые возьмутся и за небольшой заказ, но потратят ваши деньги куда грамотнее, чем вы сами. В конце концов, ивенты проходят не каждый день, а рынок наполнен тысячами и тысячами небольших компаний, готовых зарабатывать. Поверьте на слово человеку, который однажды в 2 часа ночи сменил подрядчика за четыре дня до фестиваля на 3000 участников: все реально и все возможно, если искать «своих». Само собой, если есть проверенные команды по рекомендации коллег или знакомых, которым вы можете доверять — это совсем джек-пот. И главное, не бойтесь торговаться. Не встречала ещё ни одного тех.подрядчика, который не завысил бы первую смету «на перспективу торга».
Человеческий фактор.
Здесь можно сказать о многом, но, пожалуй, остановлюсь на трех диагнозах:
• «Перегорание» членов команды в процессе подготовки. Не всегда причины очевидны. Кто-то не выдерживает напряжения и начинает сбавлять темпы работы. Кому-то просто надоедает вся эта суматоха. Кого-то отвлекают бытовые вопросы. Кто-то просто начинает лениться, потому что он такой по натуре и никакие «пинки» уже не помогают. Единственный эффективный способ: мотивировать.
• Недобросовестные подрядчики. Это именно те люди, которые могут испортить любую ценную идею. Не важно о ком речь: о службе доставки, декораторах или изготовителях полиграфии. На каждом шагу вас может ждать неприятный сюрприз.
• Недостаточные компетенции. Есть идеи, которые можно охарактеризовать только «реализовывать дорого или никак». Если у вас нет средств на профессиональных исполнителей — лучше откажитесь от идеи сразу, замените, переиграйте план. Не стоит «удешевлять» мероприятие плохим исполнением.