До сих пор мы были уверены, что хорошо себе представляем, как должны проходить полезные совещания. Поэтому не удивительно, что мы стремимся постоянно повышать их полезность. Буквально на прошлой неделе наш технический директор кратко упомянул о том, что он оценил одно из своих еженедельных совещаний в баллах, чтобы понять, а стоит ли его вообще проводить. Безусловно, оценивать необходимость своих совещаний должен каждый - либо для того, чтобы сэкономить средства своей компании, либо для того, чтобы сберечь время для более важных дел.
Наверное, на этот вопрос нет однозначного ответа. Но вот как мы решаем эту задачу. (Кстати, после того, как наш технический директор провел опрос, он отменил предстоящее совещание, но с тех пор никто из сотрудников не пропускал этих мероприятий).
Чем полезные совещания отличаются от эффективных?
Как оказалось - многим. Определиться с полезностью – это первый необходимый шаг по оптимизации регулярных совещаний. Тех самых, которых вы с ужасом ожидаете каждую неделю. Установив, имеет ли смысл проводить эти мероприятия, вы сможете сосредоточиться на том, как сделать их максимально эффективными и действенными.
Почему важно, чтобы совещания были полезными?
По правде говоря, вопрос в том, сколько времени на совещаниях тратится впустую.
А сейчас давайте посчитаем. Допустим, на еженедельном совещании в вашей компании присутствует 5 человек. Оно обычно длится почти два часа, так как каждый участник стремится проинформировать остальных о текущей ситуации и о том, какие проблемы возникают при выполнении графика работ. Поскольку в совещании участвует 5 человек, это означает, что каждую неделю они в совокупности впустую тратят по 10 рабочих часов. За год набегает уже 500 часов, которые можно было бы потратить с большей пользой.
Прежде чем приступить к оценке, хотелось бы четко обозначить один момент - совещания приносят пользу лишь при условии грамотной подготовки. Позаботьтесь о том, чтобы разослать участникам повестку предстоящего мероприятия, составьте внятный протокол, заранее забронируйте помещение и продумайте реалистичный план дальнейших действий. Держите в голове, сколько времени вы инвестируете в каждое совещание, проследите за тем, чтобы эти инвестиции хорошо окупались.
По аналогии с руководством компанией управлять полезностью совещаний следует по принципу соответствия продукта ожиданиям рынка.
Применять концепцию соответствия продукта ожиданиям рынка для оценки полезности совещаний?
Помните историю о еженедельных совещаниях, которые проводит наш технический директор? Он - один из соучредителей компании, и поэтому за последние десять лет ему пришлось ответить на множество вопросов о соответствии продукта ожиданиям рынка. Поэтому не удивительно, что он с легкостью пользуется этой методикой. На первый взгляд она может показаться глупой, но, если задуматься, она вполне целесообразна.
Если ваш продукт соответствует ожиданиям рынка, это означает, что вы нашли рынок для вашего продукта и ваш продукт отвечает потребностям рынка. Так что эту концепцию удобно применять при анализе эффективности ваших совещаний. Люди, с которыми вы проводите совещание, действительно вам полезны? И получают ли они пользу от встречи с вами?
Но концепция соответствия продукта ожиданиям рынка вам не пригодится на следующих этапах. Чтобы упростить задачу, давайте воспользуемся разработанной Шоном Эллисом методикой для составления опроса, позволяющего определить, насколько компания соответствует ожиданиям рынка, и будем рассматривать участников вашего совещания в качестве клиентов (ведь это логично).
Так что идея состоит в том, чтобы узнать, действительно ли нужно провести личную встречу или достаточно обойтись электронным письмом. На первый взгляд все просто, не правда ли?
Итак, приступим!
Опрос для оценки эффективности совещаний
Во-первых, совещания не должны носить разовый характер. Их следует проводить регулярно, и хотя бы один раз в квартал.
Цель опроса - определить, является ли оправданным дальнейшее проведение совещаний с позиций их востребованности и конкретной практической пользы.
Что спрашивать:
- В чем состоит главная польза, которую вам приносит участие в совещании? Спросите у участников, зачем они сюда пришли. Варианты ответов: чтобы узнать оперативную информацию/чтобы произвести текущую оценку своей работы.
- Какие шаги по оптимизации совещания можно предпринять? Возможно, у участников есть идеи, как сделать эти совещания еще лучше.
- Как бы вы отреагировали, если бы эти совещания упразднили? Вот главный вопрос, на который вы ищете ответ. Это также единственный вопрос с ограниченным диапазоном ответов. Есть три возможных ответа: я был бы очень недоволен/я был бы отчасти недоволен/ я не испытал бы никакого недовольства.
Как анализировать ответы:
- Востребованность – Отмена совещания должна вызывать сильное недовольство у 40% и более участников. Если отмена этого мероприятия никого не расстроила, срочно отмените его.
- Цель - Зачем вы организовали совещание? Приносит ли оно участникам конкретную практическую пользу или служит только для обмена информацией. Если совещание нарушает ваши планы, и его отмена никого не расстроит, отмените его, не раздумывая.
- Доработка – А вот тут начинаются сложности. Если вы получили много ценных предложений о том, как доработать совещания, стоит дать им еще один шанс. Однако помните, что скоро потребуется провести повторную оценку.