Как полагает филантроп Оскар Аулик-Айс, критика - топливо, которым успешные люди заправляют свои автомобили. Вот почему обзорные совещания по спринту так важны для успеха Scrum-процесса. Дело в том, что в ходе обзорного совещания по спринту вы не только демонстрируете готовый программный продукт и обсуждаете со стейкхолдерами свои достижения и сложности. Все лица, причастные к процессу разработки, могут обменяться мнениями по продукту, это необходимо для того, чтобы работа двигалась в нужном направлении.
Эти правила хорошо известны любой Scrum-команде. В разделе руководства по Scrum, посвященном обзорному совещанию по спринту, говорится, что необходимо "стимулировать обратную связь, поощрять совместную работу", "открыто говорить обо всех аспектах работы и проблемах с ее выполнением". Но поскольку удаленных команд и распределенных компаний становится все больше, расстояние порождает новые сложности, о которых на момент создания руководства по Scrum ничего не было известно.
Возьмем, например, Scrum-команду, стейкхолдеры которой работают в разных офисах. Получить полезную обратную связь всегда непросто, но, если для этого требуется организовать телеконференцию, как правило, все идет кувырком. К счастью, это препятствие преодолимо, если приложить некоторые усилия и заблаговременно подготовиться.
Планируете очередное обзорное совещание по спринту? Ниже приведены 7 способов, как существенно улучшить процесс получения обратной связи.
1. Сверьте часы
Чтобы провести эффективное совещание с лицами, которые находятся на большом расстоянии, вам потребуется по-новому взглянуть на привычные вещи.
Яркий пример – проблемы, связанные с разницей во времени между часовыми поясами. Допустим, не такая уж трудная задача - контролировать график вашей группы разработчиков, даже если поступила пара вызовов. Но если на обзорное совещание по спринту приглашены другие сотрудники организации или клиенты, легко ошибиться и случайно забронировать ресурсы для совещания не на то время.
Прежде чем включать в график обзорное совещание по спринту, воспользуйтесь функционалом определения часовых поясов, чтобы быстро определить, какое время устроит всех. Как только найдете оптимальный вариант, старайтесь не отступать от него и создайте регулярное бронирование ресурсов для проведения совещаний.
2. Сначала представиться, а потом говорить
С момента своего создания конференцсвязь прошла долгий путь. Качество звука улучшилось, а участникам конференций стал доступен визуальный контакт. Но даже теперь порой возникают проблемы с пониманием собеседников. Особенно это касается обзорных совещаний по спринту, в которых участвуют лица, не очень хорошо знакомые друг с другом – тем более, если обратная связь поступает от клиентов или иных лиц, не являющихся сотрудниками вашей организации.
Прочтите и возьмите за правило: сначала представьтесь, а потом начинайте говорить. Делайте это обязательно, независимо от того, находитесь вы в переговорной комнате или нет. Если так будут поступать все, никому не будет нужно переживать, пытаясь понять, кто же сейчас говорит.
3. Обеспечить качественный звук
Низкое качество звука в помещении затрудняет обратную связь. В ходе обзорного совещания по спринту также может возникать ряд специфических проблем – например, человек поворачивается спиной к микрофону, когда ему нужно воспользоваться интерактивным экраном. Или все вынуждены напрягаться, чтобы расслышать, что говорит докладчик с тихим голосом, а такие попадаются в каждой команде разработчиков.
Обзорное совещание по спринту проходит динамичнее, чем совещания классического формата. Необходимо, чтобы каждого услышали, независимо от того, в какой части помещения он находится, а также от его уверенности в себе и опыта выступлений. Так что удостоверьтесь, что ваша система аудиоконференцсвязи на высоте.
4. Скажите, что вам нужно
Когда речь идет об обратной связи, имеет смысл выражаться максимально четко и конкретно. Если вы не обозначите, что именно вас интересует, а просто спросите: «Есть замечания?», то обнаружите, что ваша команда загонит себя в тупиковую ситуацию, начав обсуждать вопросы, не имеющие никакого отношения к спринту.
К тому же, если вы обратитесь ко всем с туманным предложением высказаться, лица, которые нечасто появляются на обзорных совещаниях по спринту, возможно, не проявят готовность делиться своими идеями. В результате основной объем информации поступит от самых экстравертных и категоричных - а вы так не узнаете, какие ценные сведения упустили.
Вместо этого сразу четко объясните, какая именно обратная связь вам нужна и что вы собираетесь с ней делать. Может показаться, что это элементарные вещи, но, если в вашем обзорном совещании по спринту всегда участвуют одни и те же лица, нелишним будет о них напомнить. Затем обратитесь к каждому в отдельности и попросите их высказаться, особенно тех, кто не проявляет инициативу. Продолжайте в том же духе, пока не почувствуете, что участники устали. Постоянно апеллируйте к участникам — это позволит поддержать настрой на совместную работу на протяжении всего совещания.
5. Контролируйте свою речь
Коммуникация с обратной связью - сама по себе довольно трудная задача. При отсутствии контекстных подсказок, каковыми являются, например, выражение лица и язык тела, вероятность недоразумений между участниками коммуникации сильно возрастает. Если вы общаетесь удаленно (а качество передачи видеосигнала невысокое), тем более важно тщательно подбирать слова.
Организуя сбор обратной связи, помните о том, что возможны недоразумения. Если вам показалось, что человек что-то пропустил, попросите его внести уточнения, и предложите остальным участникам команды сделать то же самое. Будьте особенно внимательны, если обратная связь поступает от лица, для которого английский язык является иностранным. Лучше заранее примите небольшие профилактические меры, чтобы слова выступающего не были истолкованы неправильно.
6. Используйте средства визуальной передачи информации
Если одни участники процесса находятся прямо здесь, в офисе, а другие - на большом расстоянии, у них может возникнуть ощущение разъединенности, которое влияет на качество получаемой обратной связи. Один из способов уравнять правила игры - воспользоваться визуальными средствами отображения информации. Бумажные стикеры для заметок уже давно применяются для сбора обратной связи от участников scrum- команды, находящихся в офисе. Теперь, когда вам следует учитывать потребности удаленных участников, воспользуйтесь преимуществами цифровых инструментов совместной работы.
7. Адаптируйте программу подготовки демонстрации
Вам, конечно, приходилось слышать о принципе GIGO ("Мусор на входе — мусор на выходе"). Он распространяется не только на программирование. Если у стейкхолдеров мало шансов увидеть инкремент в работе, данное обстоятельство скажется на обратной связи, которую вы от них получите.
Одно дело - эффективно демонстрировать реализованные пользовательские истории, когда все участники процесса собрались в одном помещении. Однако, если в процессе принимают участие лица, находящиеся на большом расстоянии от офиса – это совсем другой уровень сложности. Подумайте, готовы ли вы провести качественную удаленную демонстрацию, или же какую-то информацию потребуется разослать заблаговременно.
Адаптировать процессы к новым условиям децентрализованных проектов – это не только решать проблемы организации обзорных совещаний по спринту. Неважно, о каких мероприятиях идет речь – оценке сложности истории, ежедневном Scrum-совещании или ретроспективном совещании. Число удаленных работников растет, что заставляет Agile команды подстраиваться к ситуации, действовать более гибко, чтобы эффективно вести совместную работу. Где бы вы ни находились, чем больше вкладываетесь в командную работу, тем большую отдачу получаете.
Вы можете ознакомиться с системой аудиоконференцсвязи Nureva на сайте.