Компьютер, ноут, планшет и прочие блага цивилизации – не только верные помощники делового человека, но и имущество, подлежащее, наряду с прочим, инвентаризации – как основное средство (или как МПЗ). Как часто проводить проверки? Плановая инвентаризация производится раз в три года, но руководитель вправе сам определить как сроки, так и периодичность проверки. Главное, чтобы это было отражено в учетной политике.
ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА
Разумеется, инвентаризировать ПК надо при смене лиц, облеченных матответственностью, при выявлении фактов хищения и (или) порчи, при ЧП любого характера, при реорганизационных, ликвидационных мероприятиях, при продаже предприятия как объекта и т.п.
КЛАССИЧЕСКИЙ ПУТЬ
При проведении инвентаризации компьютерной техники производится опись не только самого ПК, но и комплектующих (мониторы, колонки и проч.), и дополнительных сетевых устройств (например, маршрутизаторов, коммутаторов и проч.).
Проведение описи обязательно, поскольку только она может обеспечить:
- уверенность в сохранности имущественных объектов;
- выявление фактического наличия;
- соответствие фактического наличия данным учета;
- выявление неучтенных и (или) неиспользуемых объектов;
- актуальный перечень «претендентов» на списание;
- контроль стоимости объектов;
- дисциплину лиц, ответственных за технику и комплектующие и т.п.
В классическом варианте инвентаризации формируется комиссия (с непременным участием представителя администрации, представителя счетной службы – бухгалтера), которые по итогам ревизий составляют акт. Приказ на инвентаризацию составляется как в произвольном виде, так и с использованием ИНВ-22. Для фиксации данных используются как самостоятельно разработанные описи, так и традиционные альбомные - ИНВ-1, ИНВ-1а (для нематериальных активов).
К слову, весьма упрощает процесс нанесение на каждый ПК наклейки, метки, этикетки с указанием наименования объекта (как он значится в учете), инвентарным номеров и ФИО ответственного сотрудника.
- подготовка;
- собственно проверка;
- регистрация расхождений;
- оформление итогов, составление акта;
- сопоставление данных.
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ
Комиссия по итогам анализа результатов проверки а) выявляет причину (причины) расхождений, б) формирует предложения по отражению итогов в учете. Итоги проведенной ревизии учитываются в том месяце, когда завершено мероприятие, при годовой инвентаризации - не позднее 31-го декабря.
Недостача списывается по остаточной стоимости (сч. 94). Если виновное лицо установлено, то оно возмещает ущерб по балансовой стоимости пострадавшего объекта, если не установлено (или имел место судебный отказ), то списываем недостачу на финрезультат.
СЕТЕВАЯ» ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
На рынке представлена широкая линейка специальных разработок, позволяющих в разы ускорить инвентаризацию парка ПК (достаточно, чтобы все ревизуемые машины были связаны одной сетью).
Алгоритм инновационной ревизии будет следующим:
- приобретение ПО;
- инсталляция на сервер;
- старт процесса и модуля просмотра;
- опрос устройств, соединенных в сеть;
- сбор данных для анализа, систематизация их;
- формирование отчетов по итогам инвентаризации.
Удобно? Бесспорно. При грамотном выборе и подходе инвентаризация машин производится как бы в фоне, что и время экономит, и сотрудников не отрывает от дела, а точность полученных данных или равна 100% или максимально приближена к идеалу.
Более того, можно сформировать график, по которому инвентаризации будут проводиться регулярно, что позволит в любом момент иметь на руках самую актуальную информацию по технике и ее состоянию. Наконец, «сетевая» инвентаризация обеспечивает всеобъемлющую информацию не только по ПК, но и по установленным программам.