Регулярно наводить порядок необходимо не только в шкафах, но и в компьютерах. И инвентаризация программного обеспечения актуальна не только для образовательных учреждений, но и для любого другого субъекта общественно-полезной и (или) предпринимательской деятельности.
ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА
Ревизию ПО проводят не только счетные работники, но и админы (особенно когда надо обосновать апгрейд или приобретение крайне необходимого ПО), так что и руководителю, и бухгалтеру стоит ознакомиться с тем, как в общих чертах можно установить, на каких машинах что установлено. Помимо прочего, это помогает обезопаситься от рисков, связанных с использованием контрафакта, и связанных с этим санкций.
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ПРОГРАММНЫМИ СРЕДСТВАМИ
В результате подобной ревизии мы получаем данные о том, какие программы и на каких лицензионных условиях размещены в нашей локальной сети. Вручную это делать долго и ни к чему, тем более что на рынке можно найти как целиком бесплатные, так и условно бесплатные или бюджетные варианты программ, позволяющих быстро, без установки всяких «агентов» (дополнительных скриптов) проанализировать содержимое всех машин в сети. По результатам программа формирует детальный отчет об установленном программном обеспечении, причем в зависимости от функционала и нужд конкретной организации можно предусмотреть группировку по версиям, разработчикам, лицензионным и (уж извините) нелицензионным программам. (Удивительно, сколько контрафакта умудряются установить на свои рабочие станции добропорядочные сотрудники!).
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ПО. ОБЩИЙ АСПЕКТ
Учет самой нематериальной ценности и учет его материального носителя – это разные вещи. В рамках инвентаризационных мероприятий ПО проверяются, помимо прочего, документы о регистрации программ и об их легитимной передаче (свидетельства и лицензионные соглашения, договоры). И, помимо фактического наличия НМА, следует проверить, верно ли он отражен в инвентарных карточках (и заведены ли они вообще). В процессе рассматриваемого мероприятия надо также решить вопрос об уточнении метода амортизации (вопрос, который необходимо решать ежегодно).
Ревизия программного обеспечения, отнесенного к нематериальным активам, осуществляется с использованием соответствующей инвентаризационной описи (ИНВ-1а).
- простые объекты;
- сложные (составные), коими как раз и могут быть, в частности, программы, скрипты, базы данных.
Этапы инвентаризационных мероприятий вполне традиционны. Во-первых, формируется комиссия, определяется срок и повод для ревизии. Во-вторых, устанавливается фактическое наличие актива (в т.ч. выявление наличия и проверка корректности документального подтверждения прав на их использование). В-третьих, сличение полученных данных с данными учета. По итогам комиссия определяет степень достоверности сведений, фигурирующих в карточках соответствующих активов (и имеются ли такие карточки вообще).
ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НМА. ИТОГИ
Напомним, что альбомные унифицированные формуляры могут и не применяться, это не обязательно вот уже как пять лет. Можно разрабатывать свои, можно пользоваться альбомными. В рассматриваемой ситуации разумно задействовать ИНВ-1а, в заголовке которой должны расписаться все лица, отвечающие за сохранность документации на инвентаризуемое имущество. Количество экземпляров – 2 шт. Выявлены разночтения – ориентируемся на сличительную ведомость ИНВ-18 (также оформляется в 2 экз.)
Выявлены излишки? Принимаем к учету (по рыночной цене), относим на финрезультат, недостачи или взыскиваются с виновных персон, или также списываются на финрезультат.