ПРОВОЖАЕМ СТАРЫЙ ГОД:
РЕВИЗИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Конечно, подводить окончательные итоги года еще рано. Но, чтобы в начале нового года спокойно закрыть дела, предлагаем заранее проверить текущую документацию.
Кадровые приказы. Проверяем, чтобы все приказы были по местам, каждый - в своем деле, зарегистрированы в соответствующем журнале, подписаны полномочным лицом. Проверяем, чтобы с приказами были ознакомлены все необходимые лица.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Проверяем, со всеми ли работниками заключены трудовые договоры, все ли они зарегистрированы надлежащим образом, каждому ли работнику отдан его экземпляр трудового договора и стоит ли о том подпись работника на экземпляре, оставшемся у работодателя. Проверяем, все ли изменения (если они были) оформлены соглашениями к трудовому договору. Может, забыли оформить как следует чей-то перевод на другую работу, переход на неполное рабочее время или изменение условий оплаты труда? И, опять же, проверяем, чтобы все трудовые договоры и соглашения к ним находились в надлежащих делах.
Трудовые книжки. Проверяем, чтобы все трудовые книжки были на месте, зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а в сами книжки внесены соответствующие записи. Нередко кадровые работники "в запарке" забывают внести записи о переводах, об учебе и даже об изменении наименования организации работодателя. В течение года кто-то из работников мог жениться или развестись и сменить фамилию. У работника взяты документы-основания, внесены изменения в трудовую книжку? Также проверьте, имеются ли в достаточном количестве бланки трудовых книжек (ведь в течение 2020 года мы еще должны оформлять новичкам бумажные трудовые книжки) и вкладышей в закромах работодателя.
- Статья "Проверяем трудовые книжки в конце года: ищем ошибки забывчивых кадровиков" (доступ - 25 руб., подписчикам журнала "Кадровик-практик" - бесплатно)
Личные карточки. Проверьте, все ли личные карточки работников заполнены. Может, на кого-то из новеньких карточка еще не заведена или кто-то в ней не расписался? А все ли сведения внесены в личную карточку? Может быть, не заполнены разделы отпусков и переводов... Сведения о некоторых работниках в течение года меняются, имеет смысл провести "сверку" с работниками.
Образцы заполнения личной карточки есть в справочной онлайн базе, доступной подписчикам журнала "Кадровик-практик".
График отпусков. Проверяем заполнение графика на текущий год.
Уведомления "отпускникам" и "увольненцам" января-2020. Работников, идущих в отпуск, положено уведомлять письменно не менее чем за две недели до его начала. Но 8 дней в начале января мы будем отдыхать. Может быть, стоит уведомить их заранее, в декабре? Работников, с которыми срок трудового договора истекает в январе, может быть, тоже сочтете нужным предупредить об увольнении уже в декабре, чтобы наверняка уложиться в сроки, установленные законодателем? А то мало ли... вдруг какой работник после каникул заболеет и уведомление ему своевременно Вы вручить не успеете.
Локальные нормативные акты. Многие реформы в компании приурочивают к новому году: принимают новое штатное расписание, создают новые отделы, вводят новые должности, принимают новую редакцию правил внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов. Изменения в локальные нормативные акты обычно вносятся в том же порядке, в каком происходит принятие самих актов.
Премии, награждение лучших работников. Нередко именно в конце года накануне новогодних "корпоративах" происходит торжественное награждение лучших работников. Если такое практикуется и в Вашей компании, проверьте, все ли "поощрительные" документы готовы (представления, расчеты, приказ и др.).
Дела, регистрация документов. Где лежат приказы и договоры мы уже проверили (выше). А по своим ли делам разложены уведомления, заявления работников, акты и прочие документы? На всех ли есть надлежащие отметки (проставлены рег.номера и др.). Все ли зарегистрированы в соответствующих журналах? Проверьте.
Несколько более полную ревизию в отделе кадров Вам поможет провести раздел нашего сайта "Кадровый самоаудит" (доступ к нему свободный для всех), а навести порядок поможет Книга 'Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве' (электронная версия). Если она у Вас уже есть, сейчас самое время ею воспользоваться!
ГОТОВИМ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ДЛЯ НОВОГО 2020 ГОДА
Чтобы после новогодних каникул спокойно приступить к работе, давайте заранее приготовим необходимые документы...
Читать руководство далее >>
В наши дни на рынке труда выигрывают грамотные. Подписывайтесь на наш канал и Вы не пропустите полезных публикаций!