В 2020 году в России планируют ввести электронную трудовую книжку, которая постепенно заменит привычный бумажный документ. Как будут регулировать этот процесс, что необходимо сделать для перехода на электронный документооборот работникам и работодателям, нужно ли срочно что-то предпринимать «прямо сейчас»? Мы собрали ответы практически на все вопросы, которые возникают у бизнеса в связи с появлением электронных трудовых книжек.
Все ли должны перейти на электронные трудовые книжки?
Да, абсолютно ВСЕ! Это касается и крупных корпораций, и субъектов малого предпринимательства, и индивидуальных предпринимателей.
Какие документы будут регулировать новые правила ведения трудовых книжек?
- Законопроект 748684-7 О внесении изменений в ТК в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в Трудовой кодекс будет внесена новая статья – ст. 66.1)
- Законопроект 748744-7 О внесении изменений в закон от 1 апреля1996 года № 27 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.
Как будут выглядеть электронные трудовые книжки?
«Электронные трудовые книжки» - это просто рабочее название проекта Министерства труда. На самом деле, отдельного носителя или программного обеспечения никто не выпустит, сведения о трудовой деятельности и стаже будут собираться на базе информационных систем Пенсионного Фонда в виде персонифицированной отчетности.
Нужно ли будет приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение, оборудование?
НЕТ. Никакого дополнительного ПО для сдачи персонифицированной отчетности, содержащей сведения о трудовой деятельности и стаже, не потребуется. Сегодня работодатели, штат которых насчитывает более 25 сотрудников, уже обязаны сдавать отчетность со сведениями о трудовой деятельности в электронном виде. С будущего года этот процесс, выстроенный по аналогичному сценарию, станет обязательным для всех.
Нужно ли будет заключать соглашение об обмене электронными документами с Пенсионным Фондом?
Нет, работодатель уже обязан предоставлять эту информацию в рамках Федерального Закона.
Какую информацию придется передавать в Пенсионный Фонд? Придется ли переносить из трудовой книжки в базу данных всю информацию о трудовой деятельности?
Всю информацию о трудовой деятельности работника заносить в базу данных не нужно. Обязательно нужно будет предоставить следующие данные:
1. Сведения о самом работодателе (Страхователе): наименование, сведения об изменении наименования, регистрационный номер;
2. Сведения о работнике: ФИО, паспортные данные, страховой номер;
3. Сведения о выполняемой работе и периодах работы:
- прием на работу с указанием структурного подразделения
- трудовая функция
- переводы на другую постоянную работу
- увольнения, их основания и причины
- реквизиты документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
4. Информация о подаче заявления о сохранении или отказе от бумажной трудовой книжки (ст. 66 и 66.1. ТК РФ).
В какие сроки будут проводиться изменения и что для этого должен сделать работодатель?
В 2019 году для перехода на электронную трудовую книжку ничего делать не нужно. В 2020 году до 30 июня работодатели будут обязаны уведомить всех работников (включая совместителей) об изменениях в трудовом законодательстве, а работники должны будут сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. После этого до конца 2020 года работодатель должен будет проанализировать все свои внутренние локальные нормативные акты и при необходимости внести в них изменения.
Читайте также: Театр абсурда: почему предпринимателям незаконно отказывают в госрегистрации
Например, необходимо будет найти в Правилах внутреннего распорядка пункты, в которых упоминается термин «трудовая книжка», и внести дополнительный термин - «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
Как подготовиться к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде?
- Изменить кадровые документы, где прописан порядок работы с трудовыми книжками;
- Проверить бумажные трудовые книжки;
- Обеспечить техническую возможность передачи информации в ПФР;
- Уведомить сотрудников о новых правилах;
- Разработать форму заявления, которое будут подавать сотрудники;
- Составить список сотрудников, сведения о которых будут подаваться в Пенсионный фонд.
Как уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве?
Работодателю необходимо разработать внутренний локальный нормативный акт, в котором прописываются следующие тезисы:
- Сведения о работнике, выполняемой работе, переводах и увольнении работодатель передает в ПФР.
- Бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о трудовой деятельности.
- Сотруднику необходимо выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный вариант) и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года.
Обратите внимание, что работодатель обязан уведомить работника об изменении в трудовом законодательстве до 30 июня 2020 года, а работник имеет право написать заявление до 31.12.2020 г.
Как работник будет получать сведения о своей трудовой деятельности, если он выберет «электронный» вариант?
Сотрудник может запросить эти данные у работодателя, ПФР, МФЦ или посмотреть необходимую информацию в личном кабинете на сервисе «Госуслуги».
Как должно выглядеть уведомление работников
Кстати, мы специализируемся на Кадровом аутсорсинге
Как должно выглядеть заявление работника?
А если сотрудник не напишет заявления и не сделает выбор в пользу бумажного или электронного варианта трудовой книжки?
Если работник не напишет заявление, то работодатель по умолчанию продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.
Какие будут формы отчетности?
СЗВ - ТД
Предоставляются в ПФР при приеме на работу, постоянном переводе, увольнении и подаче работником заявления о выборе способа формирования сведений.
С 1 января 2020 года – ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным
С 1 января 2021 года:
- по сотрудникам, за которых не отчитались в 2020 г., – не позднее 15 февраля 2021 года
- при постоянном переводе и подачи заявления о выборе способа формирования сведений – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным
- при приеме и увольнении – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
СЗИ - ТД
Выписку со сведениями о трудовом стаже работника работодатель выдает сотруднику по запросу в течение трех дней при увольнении
Формы сдачи отчетности, еще не утверждены, ждем января 2020 года.