Приближается конец года и пора проанализировать состояние и работу вашего любимого тендерного отдела (да и любого другого тоже). Какие-то проблемы были всегда и никогда вас не покидали, а какие-то случились впервые и особенно вам запомнились.
Сегодня мы вам расскажем, как привести дела в порядок и разобрать по косточкам каждую волнующую проблему или ситуацию.
Теория
Давайте сначала познакомимся поближе с теоретической частью и разберемся в деталях, а потом узнаем, как применять на практике.
Что такое диаграмма Исикавы
Идея диаграммы причинно‑следственных связей в форме рыбьей кости принадлежит крупнейшему эксперту по управлению качеством Каору Исикаве. Эта техника изначально применялась для анализа факторов, которые приводят к производственному браку. Но со временем её начали использовать и в других процессах, где что‑то сломалось или идёт не по плану.
Метод «рыбной кости» остаётся популярным более полустолетия. И это неудивительно, учитывая, что он:
- даёт возможность глубже вникнуть в проблему, рассмотреть её с различных сторон и выявить порой неожиданные причинно‑следственные связи;
- помогает раскрыть творческий потенциал и нестандартно подойти к решению вопроса;
- универсален — диаграмму можно применять в разных жизненных и рабочих ситуациях, когда результаты не оправдали ожиданий.
Как строить диаграмму Исикавы
График можно нарисовать на большом листе бумаги или на доске. В «голове рыбы» — справа — формулируется ваша проблема. От «хребта» отходят крупные боковые «кости» — основные причины (факторы первого порядка), которые могли привести к рассматриваемой ситуации. На них нанизываются мелкие «косточки», объясняющие, чем вызваны осложнения. И так, пока не выявятся все детали, которые влияют на ваш основной вопрос.
Вот как выглядит классическая диаграмма Исикавы в книге Стоимость ≠ ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20 Филиппа Семёнычева «Стоимость ≠ ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20»:
А теперь разберёмся, что нужно делать на практике.
Практика
Соберите команду для мозгового штурма
При построении диаграммы применяют метод мозгового штурма. Для этого приглашают специалистов из разных отделов.
Разберём для примера обычную ситуацию в тендерном отделе — частая просрочка дедлайнов и рост не отправленных вовремя документов. Каждый эксперт, руководствуясь своим опытом, набрасывает идеи, почему это могло произойти. Очередной ответ должен порождать следующий вопрос. Может получиться примерно такой диалог:
— Почему выросли просрочки?
— Потому что потеряли напоминалки.
— Почему потеряли напоминалки?
— Потому что листочки, записки, задачи в телефоне путают.
— А почему происходит путаница?
— Потому что нет необходимой программы и учета разницы во времени.
2. Фиксируйте все идеи на «рыбьей кости»
На этом этапе принимаются все идеи, пусть и самые незначительные или даже бредовые. Важно лишь правильно расположить их на схеме. Глобальные изображайте как крупные «кости» первого ряда. А к ним присоединяйте факторы второго, третьего и так далее уровней, следуя причинно‑следственной логике.
В случае роста просрочек в тендерном отделе проблемы первого порядка могут быть следующими:
- нет учета разницы во времени;
- нет удобного сервиса для напоминалок;
- отсутствие контроля задач;
- забывчивость и несобранность сотрудников.
После этого напишем на каждую основную проблему причины второго и третьего порядка.
Нет учета разницы во времени
- Из‑за широкой географии и отсутствия автоматизации.
- Из-за большого потока заказчиков.
- Из‑за накладок с сотрудниками.
Нет удобного сервиса для напоминалок:
- Причина в персонале (сотрудники не хотят вникать в современные технологии).
- Причина в руководстве (не хочет и не принимает новые предложения и идеи).
- Причина в огромном количестве разных программ (люди не хотят учить еще одну).
Отсутствие контроля задач:
- Причина в недобросовестном руководителе отдела.
- Неудобный способ учета задач (Excel, документы, ежедневник, календарь).
Забывчивость и несобранность сотрудников
- Рутинная работа превращает их в роботов.
- Нехватка кадров.
- Неудобные программы для работы.
3. Оцените влияние каждого фактора
Когда диаграмма заполнена и все идеи исчерпаны, вместе с командой проанализируйте влияние каждой крупной «кости» на конечный результат. Можно приблизительно оценить вклад в процентах или же определить степень значимости (большая, средняя, незначительная).
4. Работайте с тем, на что можете повлиять
Отберите факторы, на которые вы не можете воздействовать. Например, не в ваших силах отменить часовые пояса. И сосредоточьтесь на тех наиболее важных вещах, которые реально можно изменить. Возможно, пора найти другого руководителя отдела. Или приобрести удобную программу для тендерного отдела!
Система "Тендерплан" поможет вам решить существующие проблемы в отделе! Попробуйте в течение 14 дней бесплатного доступа и убедитесь в этом сами!
Источник дополнительной информации: Лайфхакер