Приветствуем, Читатель!
Кратко о том, что Вас ожидает в нашей статье:
- Какие задачи для бизнеса решают аттестации
- Виды аттестаций
- Как правильно проводить аттестации
- Аспекты, которые забываются
Поехали!
Обратимся к Википедии:
Аттеста́ция (от фр. attestation от лат. attestātio — свидетельство, подтверждение) — подтверждение квалификации, уровня знаний и умений человека — отзыв (заключающий в себе изложение фактов и оценку их[1]), характеристика.
Если упростить: мероприятия, направленные на подтверждение навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
На какие документы требуется опираться:
- Должностные инструкции: в них описаны зона ответственности и требования к качеству выполняемой работы
- ЗУН (Знания, Умения, Навыки): требования к кандидатам на должность, требования к знаниям новичков при допуске к работе
- Регламентные документы: по качеству работу в используемом ПО, качество обслуживания и разговоров и так далее
- Обучающие материалы для сотрудников любого формата
Если в компании какие-то документы отсутствуют, в таком случае - перед проведением аттестации требуется разработать все необходимые регламенты и инструкции.
Обоснование: со стороны сотрудников при первичном проведении аттестации будет сильный негатив, если каких-то регламентов не будет в наличии. Будут считать это попыткой манипулирования системой мотивации или попыткой обосновать сокращение персонала. В первую очередь компания должна показать себя с максимальной прозрачной стороны, чтобы исключить любые попытки дискредитировать экзаменационные мероприятия.
Самое большое заблуждение отечественных компаний - существует только одна глобальная аттестация персонала.
Посмотрите на другие возможные виды аттестаций:
- Точечная: быстрая аттестация, направленная на оценку узких знаний. Например: новинки компании, знание продукта/услуги, использование прикладного ПО и так далее
- Для новичков: для них существует сразу два вида - перед допуском к выполнению обязанностей, а также по итогам окончания испытательного срока
Обоснование: к новичкам требуется относиться максимально строго и внимательно. Вы напрямую можете повлиять на текучку персонала (читай: снизить ее), а также на начальное качество работы специалиста. Посмотрите наш материал на данную тему.
- Глобальная: ежегодная или полугодовая (зависит от специфики бизнеса), основанная на оценке абсолютно всех ключевых параметров работы
Обратите внимание, как через эффективную систему аттестаций Вы можете контролировать большее количество параметров, а также держать сотрудников "в тонусе". А теперь разберем, как её создавать.
Аттестации - энергозатратное мероприятие для компании, поэтому требуется заранее предусмотреть четкое выстроенную систему, чтобы не допускать дополнительных издержек.
Разберем всё необходимое:
Чёткий и открытый график проведения аттестаций
Вы должны спланировать проведение аттестаций на весь календарный год и разместить его на корпоративном портале или предоставить доступ к соответствующей Google-таблице. В самой карточке мероприятия в обязательном порядке оставьте ссылки на регламентные документы, которые служат основой для экзамена.
Исключение носят точечные аттестации, о которых мы говорили выше: для новичков или по новинкам компании. Важно: если какое-то мероприятие добавляется в календарь - незамедлительно оповестите персонал, чтобы это не оказалось для них сюрпризом.
Календарь также требуется и самой компании: чтобы построить подготовительную работу ответственных за проведение аттестации и все было готово в срок.
Чёткий график позволяет структурировать сразу всю компанию и настроить срок получения итоговых результатов.
Оповещение сотрудников о предстоящей аттестации
Сотрудники имею свойство забывать про аттестации или просто не заглядывать в календарь.
Компания может проявить заботу и настроить оповещения разного уровня для своих сотрудников:
- Напоминание: примерно за два месяца до планируемого мероприятия, общими словами
- Уведомление: точечное указание даты, времени и места проведения, список сотрудников для аттестации (или просто перечень отделов), контакты ответственного сотрудника для вопросов или уточнений
- Приглашение: в день аттестации, примерно за час до начала мероприятия
Таким образом: все будут готовы, точно знать что и когда требуется сделать, никто не будет в панике искать ответственного сотрудника для вопросов - все пройдет гладко.
Обоснование: компания по умолчанию считает, что сотрудники должны регулярно следить за календарем или все знать. Но: как только наступает момент аттестации, то кто-то мог отпроситься или уйти в отпуск и так далее. Сотрудники по мере выполнения своих прямых обязанностей могут потерять из виду новых для них бизнес-процессов. Чтобы не приводить к лишним конфликтам или издержкам - настройте своевременное оповещение и избавьте себя от лишней головной боли.
Наличие актуальных обучающих материалов и регламентов по теме аттестации
Любая аттестация должна быть подкреплена соответствующими официальными документами: инструкции, регламенты и так далее.
ВАЖНО: категорически неверно проводить аттестацию по какому-либо направлению, если по ним нет согласованных руководством официальных документов. В противном случае все претензии сотрудников будут легитимными, а такая аттестация - прямое манипулирование.
Не забывайте и о том, что все документы должны быть в доступности сотрудникам: почитайте наш материал на тему создания Базы Знаний.
В указанной выше статье также есть раздел, который раскрывает "боль" отечественных компаний: поддержание регламентов и обучающих документов в актуальном состоянии. Часто бывает так: вносятся изменения в существующие бизнес-процессы или текстовки, а при этом документы своевременно не обновляются. Об этом вспоминают уже только после обращений сотрудников. В обязательном порядке установите ответственного за конкретные направления документов, чтобы любые изменения оперативно вносились.
И ещё кое-что: при первичном оповещении сотрудников, напомните им те документы, на которых будет базироваться аттестация.
Перечень ответственных сотрудников за проведение аттестации
При разработке графика экзаменов - сразу определяйте тех, кто будет отвечать за проведение.
Таким образом Вы сможете:
- Сразу настроить систему на эффективное русло: ответственный заранее сможет все подготовить, проверить
- Организовать информационный центр: уточняющие вопросы будут поступать по адресу, не отвлекая других сотрудников
- Быстро подвести итоги: ответственный сотрудник сможет оперативно собрать результаты и предоставить руководству для принятия решения
Регламент учёта результатов и принятия мер по итогам
Мало просто проводить аттестации - нужно правильно подводить итоги и принимать меры по итогам полученных данных.
Выше мы сказали о том, что ответственный за проведение экзамена собирает результаты и предоставляет их руководству.
Далее: должен быть круг лиц, которые детально изучают данные. После формируется перечень действий:
- Премирование сотрудников, которые показывают стабильно высокие результаты
- Что делать, с обнаруженными "белыми пятнами": если имеется общая тенденция в ошибках, то надо сразу составить список дел
- "Разбор полетов" с теми, кто провалил аттестацию: причины, оставлять ли в штате
ВАЖНО: открыть сотрудникам доступ в составленным итогам очередной аттестации. Не только к полученным результатам, но и к тем шагам, которые предпримет компания по итогам.
Раздел, который посвящен типичным ошибкам компаний.
Четкий регламент проведения аттестаций
Мы почти всю статью говорим о том, что для аттестуемых требуется подготовить регламенты, но что делать ответственным за экзамены?
Правильно: им также нужны четкие инструкции.
На основе данной статьи Вы сможете построить "Положение об аттестациях", в котором будут описаны все мероприятия.
Проверка актуальности регламентов и обучающих документах
Выше мы говорили о данной проблеме: часто имеющиеся документы не соответствуют текущему положению дел.
Это происходит по разным причинам:
- Как только внесли изменения - сразу не внесли, отложили
- Нет закрепленного сотрудника, который несет ответственность за актуальность информации
Компания в целом отвечает перед сотрудниками за то, что все требовательные документы показывают актуальные стандарты.
Обязательно принятие мер по итогам проведенной аттестации
Часто в компаниях любят просто констатировать факт проведения аттестации и ее результатов, Но почему-то руководство не задумывается, что нужно закрывать проблемные зоны.
Дополнительное обучение, точечный "разбор полетов", доработка обучающих документов и так далее.
Таким образом компания будет получать максимум от производимых действий.
Премирование успешных сотрудников
ВАЖНО: это правило распространяется только на тех сотрудников, которые показывают высокий результат не менее двух аттестаций подряд.
Поощряйте отличные знания сотрудников и стремление к тому, чтобы быть лучшими. Это также подстегнет и других сотрудников к аналогичному мышлению
Если у Вас остались вопросы - смело в комментарии!
Составляйте график аттестаций и дерзайте!