Информация об исполнении бюджетных показателей до сведения руководителей ЦФО доводится обычно ежемесячно. Excel позволяет формировать данные по выполнению бюджетных показателей автоматически.
В самом простом виде форма для анализа исполнения бюджетных показателей может иметь следующий вид:
Для каждого ЦФО создаем отдельный лист с бюджетом. Это позволяет быстро распечатать форму, скопировать лист в другую книгу для анализа руководителя ЦФО, а также удобно при планировании (особенно если не очищать факт для ориентира и анализа).
Фактические данные мы собираем со счетов 26, 44 (как собрать данные рассказано в статье "Как распределить данные ОСВ по бюджетам ЦФО при помощи формул Excel")
После добавления листов с бюджетами ЦФО листы расчетного файла с бюджетом будут выглядеть следующим образом:
Если для аналитики нужно, чтобы укрупненные статьи, такие как прочие услуги, вспомогательные материалы, прочие расходы и т.д. рассматривались более подробно, в форму ЦФО может быть добавлена нужная аналитика, а сами расходы будут отслеживаться на листе "Распределение".
В нашем примере, если добавить расшифровку статьи "Прочие услуги", то бюджет ЦФО "Администраиция" будет выглядеть так:
Данные о фактическом исполнении заносятся в формы по ЦФО формулами со ссылками на данные листов "Сводный бюджет" или "Распределение"
Данные с листа "Сводный бюджет"
Данные с листа "Распределение"
Формулы на листе с бюджетом для ЦФО "Администрация"
Форма по ЦФО кроме фактов содержит планы. Планы в расчетный файл попадают двумя способами:
1) Их планируют руководители ЦФО, т.е. они заносятся в форму по ЦФО вручную. Так как для аналитики важно знать выполнение плана по общий сумме расходов, то на лист "сводный бюджет" добавляются столбцы с планом и данные в эти столбцы по плану будут попадать с листов с бюджетами по ЦФО.
2) Сначала утверждается общий план, итоговые планы по бюджетам доводятся руководителями после утверждения бюджета. В этом случае план разносится на листы "сводный бюджет" и "Распределение". На листы с бюджетами ЦФО план разносится формулами по аналогии с фактом.
В нашем примере мы рассмотрели как заполняется факт по январю. Чтобы формулы можно было копировать в февраль и т.д. нужно обеспечить соответствие столбцов на листах "сводный бюджет" и "Распределение".
Если скопировать формулы из факта января в факт февраля, то формулы будут ссылаться на столбец К.
На листах "сводный бюджет" и "Распределение" факт февраля должен находиться в столбце К. Для этого между столбцами с фактом по январю и фактом по февралю нужно вставить три пустых столбца, для примера назовем их как форме отчета для ЦФО, вот так
Если столбцы с отклонениями не нужны на данным листе их нужно просто скрыть. Далее три пустых столбца нужно добавить для всех оставшихся месяцев.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке