Перед Вами, уважаемые коллеги, примерная пошаговая инструкция из справочной базы по кадрам, доступной подписчикам журнала "Кадровик-практик". Образцы документов, упоминаемые в процедуре, остальные материалы по графику отпусков смотрите тут >>
Шаг 1. Определение работников, которые должны провести работу по разработке графика отпусков. Обязанность выполнять данную работу должна быть им вменена надлежащим образом, например, в соответствии с должностными инструкциями. Если такая обязанность работнику не вменена, ему предлагается выполнять ее. При согласии работника с ним заключается соглашение к трудовому договору о выполнении новой трудовой обязанности и условиях оплаты этой работы (статьи 72. 60.2 ТК РФ).
Определение работников:
- которые должны оказать содействие в разработке графика отпусков;
- с которыми согласовывается график отпусков.
Шаг 2. Определение процедуры и сроков разработки и утверждения графика отпусков. Особенности процедуры и сроков разработки и утверждения графика отпусков могут быть установлены каким-либо локальным нормативным актом работодателя. Это нужно проверить.
Нужно установить сроки:
- разработки, составления графика отпусков;
- согласования графика отпусков;
- окончательного утверждения графика отпусков.
Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) о разработке графика отпусков на следующий календарный год.
В приказе (распоряжении) указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков, определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении графика отпусков, например, собрать или зафиксировать пожелания работников относительно времени использования отпусков. Обязательно в приказе (распоряжении) устанавливаются сроки каждого этапа составления графика, в том числе сроки сдачи пожеланий работников составителю графика отпусков. Сроки устанавливаются с учетом возможностей и специфики работы работодателя таким образом, чтобы обеспечить исполнение требования ст. 123 ТК РФ и без спешки и стрессов своевременно утвердить график отпусков (не позднее чем за две недели до наступления календарного года).
Шаг 4. Регистрация приказа (распоряжения) о разработке графика отпусков в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
Шаг 5. Ознакомление под подпись с приказом (распоряжением) всех работников, которых он касается.
Шаг 6. Сбор пожеланий работников относительно времени использования отпусков в будущем календарном году.
Выполнение этой задачи обеспечивают лица, указанные в приказе (распоряжении) о разработке графика отпусков, например, руководители структурных подразделений. Пожелания могут оформляться в виде заявлений, анкет, опросных листов. Руководители структурных подразделений могут составить ведомости опроса работников относительно времени использования отпусков.
Все оформленные и поступившие на данном этапе документы регистрируются в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах.
Шаг 7. Определение перечня работников, которые имеют право пойти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
Шаг 8. Сбор информации о производственных и иных планах работодателя на будущий календарный год с целью наиболее оптимального выбора времени предоставления отпусков разным группам работников (путем обмена служебными, докладными записками). Все оформленные и поступившие на данном этапе документы регистрируются в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах.
Шаг 9. Составление проекта графика отпусков. Проект графика отпусков подписывается уполномоченным лицом.
Шаг 10. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии).
Шаг 11. Утверждение графика отпусков.
График отпусков утверждается руководителем работодателя или уполномоченным им на это лицом.
Срок утверждения – не позднее чем за две недели до начала календарного года.
Шаг 12. Ознакомление работников с графиком отпусков.
Подробнее об ознакомлении в следующем выпуске >> Подписывайтесь на наш канал!
Коллеги, если этот материал для вас полезен, пишите и "лайкайте" его, рекомендуйте в соцсетях (значки). Так нам будет понятно, что вам интересно и о чем писать еще.