Как достичь успеха в деловых переговорах по телефону? Прочтите практические рекомендации.
Деловое общение по телефону специфично и имеет свои особенности. Чтобы правильно выстроить и сэкономить свое и чужое время, надо придерживаться правил семи «П». О них прочтите обязательно ниже.
Важно знать, что к деловым переговорам по телефону и не только надо готовиться заранее. Цель – установить контакт или решить проблему. Собеседники должны четко представлять, что они хотят получить в итоге.
Длительные переговоры по телефону – ошибка. Не более пяти минут – это то время, в которое должны вложиться собеседники. Во время беседы не забываем про сохранение двухстороннего диалога.
Не забывайте про позитивное настроение. Оно передается и на другой конец провода.
Практические рекомендации, которые помогут достичь успеха в переговорах по телефону
1. Подготовка
Выше мы уже писали, что к деловому общению надо готовиться заранее. Определите цель разговора, продумайте содержание беседы. Главное, надо четко знать, готов ли ваш собеседник к общению.
2. Информация
Всегда держим в памяти необходимую для разговора информацию. Все официальные документы должны быть у вас рядом. Имена, фамилии, адреса – сохраните на отдельном листе. Собеседнику не очень понравится, если вы забудете его имя или адрес офиса.
Предоставляйте информацию последовательно. Учитывайте кто с вами говорит, мужчина или женщина. Помните об особенностях восприятия информации разными полами. Женщина может сразу принять несколько позиций в разговоре, мужчина только одну.
3. Краткость
Выше мы назвали оптимальное время для деловых переговоров по телефону. Пять минут – это максимум. Лучше закончить все гораздо раньше.
Приблизительная схема кратких переговоров по телефону, правило семи «П»:
· Приветствие.
· Представление.
· Цель.
· Обсуждение.
· Итоги.
· Благодарность.
· Прощание.
Советуем в беседе использовать закрытые вопросы, которые предполагают ответы «да», «нет». Постарайтесь завершать разговор именно такими ответами.
4. Правила
Помните о правилах ведения беседы. До конца слушайте собеседника и не перебивайте его. Эмоции отключайте. Бывают технические накладки в разговоре. Если беседа прервалась, перезванивает тот, кто вышел первым из соединения.
5. Тактичность
В процессе могут возникнуть разногласия. Не надо решать проблему на повышенных тонах. Кратко и доступно излагайте аргументы. Если собеседник не настроен на беседу в нормальном тоне, отложите ее.
6. Интонация
Тембр голоса и интонация важны. Они несут до 40% информации в общении. Не говорим громко. Такая речь менее понятна при разговоре по телефону.
7. Инициатива
Завершает разговор позвонивший или старший по социальному статусу. В конце разговора обязательно проявите вежливость по отношению к собеседнику. Как только разговор завершился, проведите краткий анализ беседы. Выявите плюсы и минусы.
Часто ли вам приходилось сталкиваться с тем, что собеседник не может по – деловому вести переговоры? Как вы выходили из этой ситуации? Напишите в комментариях.