Сегодня расскажу вам о типичной рабочей ситуации и путях ее улучшения. Конкретный пример из жизни. Может мой опыт будет полезен и вам.
Ко мне как к бизнес-консультанту поступил запрос клиента. Фактически это был крик души!
Исходная ситуация: компания занимается предоставлением услуг для b2b сектора. В штате 10 человек. Руководитель полностью погружен в операционку.
По его словам: “Я прихожу раньше и ухожу позже всех. Пока не пнешь - никто не работает. За все ответственность только на мне. По любому вопросу бегут ко мне. Даже если я не в офисе, телефон разрывается: кофе закончился, компьютер сломался. Вот даже такие мелочи каждый раз спрашивают! План по продажам никогда не выполняют. И каждый раз есть объяснения, почему не выполняется план: сезон, клиент плохой, устали, работы много, не хватает того-то и того-то... Пытался вводить штрафы и поощрения. Но это больше было на эмоциях…”
В рамках совместной работы нами были предприняты такие меры:
- Назначен ответственный за рутинные рабочие вопросы за небольшой бонус к зарплате. Теперь он, без обращения к владельцу бизнеса, заказывает кофе, заключает договор с компанией по ремонту компьютеров и т.п. Заранее на месяц согласована определяется сумма на содержание офиса, а также перечень возможных расходов. Штатный бухгалтер выдаёт деньги на текущие нужны под авансовый отчёт.
- Введены регламенты работы и должностные инструкции с полным перечнем выполняемых процессов под каждого сотрудника.
- Введены регламенты рабочего дня. Определено время обеда, отдыха, перекура.
- Разработана система мотивации сотрудников отдела продаж. Прописано чётко, что входит в ставку, что является бонусом. Штрафы не вводили, потому что если не зарабатываешь бонусы, то получаешь голую маленькую ставку.
- Введено правило: если обращаешься к руководителю с вопросом, должен сразу предложить 3 варианта решения.
Разработку нововведений мы вели совместно с владельцем бизнеса. Внедрение он проводил самостоятельно. Прошел 1 месяц.
К чему это привело? Какие результаты сейчас?
- Всё стандартные хозяйственные операции происходят автоматически без участия владельца бизнеса.
- Рутинные вопросы от сотрудников полностью прекратились. Теперь сотрудники сами видят решения, либо вопросы закрывает ответственный.
- Работа регламентов продолжает отслеживаться, корректируется по факту выявления такой необходимости.
- Работоспособность сотрудников выросла в 1,5 раза. Теперь каждый понимает свою зону ответственности и за что получает деньги.
- Наблюдается прирост заключенных договоров - система мотивации работает!
Но не все получилось идеально. Минусы, над которыми еще нужно работать, присутствуют:
- Сотрудники еще пытаются саботировать регламенты и оспорить мотивацию.
- Бывают факты "переброса" ответственности на сослуживцев.
Все комментарии сотрудников обязательно продолжаем анализировать, изменяем регламенты для того, чтобы они были максимально рабочими. Например, перенесли время обеда для увеличения продуктивности.
Итог консалтинговой работы с компанией вцелом положительный. Владелец бизнеса уже почувствовал высвобождение значительного количества своего рабочего времени. Теперь у него появилась возможность работать над стратегией развития компании и улучшением качества своей жизни. Ожидаем, что через 3 месяца после внедрения регламенты начнут работать на 100%, а бизнес клиента станет более системным.
Пишите, какие у вас сложности в управлении бизнесом или отделом сотрудников. Разберем реальные примеры.