Регулярно слышу один и тот же вопрос - что нужно, чтобы наладить проектное управление в компании?
Итак, что действительно нужно, и что не нужно, для того чтобы навести порядок в проектах компании.
НУЖНО
1. Обучить людей управлять проектами. Если у людей нет компетенций, то как бы вы не хотели, они не смогут управлять проектами результативно.
Можно конечно подождать годы, когда они научатся на своем опыте, набив свои шишки за Ваш счет - но есть ли у Вас эти годы и готовы ли вы платить своими деньгами за их серьезные ошибки? Часто обучить дешевле.
2. Определить ключевые правила игры в рамках проектной деятельности. Если просто и быстро - описать кратко как проекты инициируются, планируются, исполняются и закрываются у Вас в компании. И это должен быть документ, для начала на пару страниц, иначе каждый будет трактовать эти правила по своему. И это должны быть Ваши правила, а не списанные у соседа или скачанные из интернета. Они должны быть встроены в Вашу компанию с учетом всех процессов компании и должны учитывать Вашу специфику.
Если браться за этот пункт серьезно - то это методология, регламенты, процессы и т.д. Но тут важно не переусердствовать и на старте не увлечься бумагами ради бумаг.
3. Создать структуру проектного управления. Минимально это проектный офис (координирует проектную деятельность) и Проектный комитет (высший орган стратегического управления проектами, в основном принимает решения о запуске проектов, закрытии, серьезные вопросы реализации проектов, которые должны решаться на топ уровне).
В небольших компаниях это не обязательно структура - это человек, ответственный за проекты, и руководство компании, вовлеченное в проектную деятельность и встречающееся регулярно специально для решения стратегических проектных вопросов.
4. Внедрить софт для управления проектами. Тут тоже важно не переусердствовать. Софт тут не цель и не панацея, это просто среда для коммуникаций. С помощью софта ставим задачи, контролируем исполнение, создаем единое информационное пространство и т.д. Вариантов софта сейчас тысячи, выбирайте на любой вкус.
Без софта конечно можно, но коммуникации будут сильно хуже. Живем в 21 веке, важно это использовать. Важно только выбрать софт, который действительно будет удобен людям, а не превратит их жизнь в борьбу с софтом.
5. Формируем модель мотивации и стимулирования проектной деятельности. Каждый проект - это миниподвиг. И для него нужно создать условия. Часто вижу, что руководители хотят, чтобы сотрудники реализовывали рабочие проекты за копеечную премию в свое личное время.
Так может работать раз, но так не работает системно. Для подвигов нужно основание. Сотрудникам нужно кормить семьи, находить время для себя и близких и т.д. И это наша забота как руководителей об этом думать, если мы хотим чтобы проекты успешно реализовывались.
6. После того как навели более менее порядок с каждым проектом, можно браться за Программное и портфельное управление. Это позволяет выстроить иерархию проектов, программ, портфелей и связать их с достижением стратегических целей проектов.
Минимально нужно понять - что каждый проект дает для достижения целей компании. Если ничего или Вы не понимаете что - то зачем он нужен?
7. При всем при этом не стоит забывать про архитектуру компании, понимая что проектное управление - часть архитектуры, для того чтобы это эффективно работало важно перевязать проектное управление со стратегией, процессным управлением, в целом структурой компании, моделью данных, остальными приложениями компании, не забыть про людей и т.д.
О том чего НЕ НУЖНО делать поговорим в следующем моем посте.