В современном мире существует масса инструментов, позволяющих ничего не забывать и выполнять поставленные задачи в срок. Расскажу об основных инструментах, которыми я пользуюсь постоянно. Начнём с традиционного - ежедневник. Да-да, именно он - старый, добрый ежедневник!
Ежедневник, безусловно, вещь очень полезная и просто необходимая любому руководителю. Я пользуюсь ежедневником постоянно, в него я записываю планы на день, напоминания, фиксирую основные достижения и недостатки за месяц. Основное достоинство ежедневника - это то, что он всегда находится под рукой, в него всегда можно что-то записать и всегда можно вспомнить что происходило в тот или иной день, вспомнить достижения или недостатки за месяц определённый месяц или год. Кроме того, я не выбрасываю ежедневник в конце года, а убираю его в шкаф и продолжаю хранить. Таким образом, ежедневник это не только инструмент для планирования, который всегда под рукой, но и хороший архив.
Второй инструмент, которым я тоже активно пользуюсь - календарь Outlook.
Календарь Outlook очень удобный инструмент, позволяющий планировать свое время, устанавливать напоминания, назначать встречи и задачи. Кроме того, есть возможность синхронизировать ПК с ноутбуком, планшетом или смартфоном. В результате получается мобильный ежедневник, который всегда напомнит вам о важных событиях и всегда находится под рукой.
Третий и пожалуй самый основной и самый эффективный инструмент, который используется в нашей организации - это система электронного документооборота.
Существует очень много вариантов систем электронного документооборота, у нас используется корпоративный продукт, разработанный исходя из нужд нашей организации, заточенный под наши деловые процессы. У нас абсолютно все задачи и поручения назначаются в системе электронного документооборота, согласование и утверждение документов тоже осуществляется в данной системе. Наш электронный документооборот позволяет очень качественно и эффективно организовывать деловые процессы, экономить бумагу и тонер в оргтехнике.
Ну вот собственно и все о чем я хотел рассказать в данной статье. О том как правильно назначать задачи и контролировать их исполнение, составлять планы и планировать свое время я расскажу в своих следующих статьях. Если возникнет необходимость, то могу рассказать и о том как вести ежедневник и пользоваться календарём Outlook.