Совет 1. Если вы генеральный директор – контролируйте всю подготовку к мероприятию. От и до
Заверьте порядок слайдов в презентациях: кроме вас никто не справится. Согласуйте тексты ведущего с точностью до запятых, и пусть выучит, чтоб «от зубов отскакивало». Проверьте, какой температуры будет игристое на банкете. Время подачи закусок и горячего тоже не пускайте на самотек. Заранее проинструктируйте, кто и с какой стороны подаст вам микрофон, и в каком порядке диджей поставит треки. Также отмечайте, все ли гости приехали вовремя. Предусмотрите все тысячу и одну важную деталь. Лично.
Как надо
Расслабьтесь немного. Вы же поручили организацию корпоратива кому-то из своей команды или агентству. Пусть это будет их ответственностью. Ваша задача - обозначить принципиальные моменты, проконтролировать реперные точки и спросить за результат. И помните, небольшие отклонения – это нормально. Даже если это протокольное мероприятие. Оставьте себе и организаторам «воздух» на форс-мажоры. В первую очередь, внутренне.
Совет 2. Ведущий должен быть известным! У нас тут непростые люди будут. Все должно быть достойно
Этот пример из разряда «как делать не надо». Мероприятие клиентское, но ошибки будет полезно учесть при подготовке корпоратива. Юбилей регионального фитнес-клуба премиум-класса. Гости - местная власть и бизнес. Средний возраст 35-45 лет. Владелец клуба решил организовать мероприятие с размахом. Так, чтобы не ударить в грязь лицом, но потратить при этом вменяемый бюджет. Долго выбирал ведущего. Нагиев и Ургант – дорого. Местные – слишком мелко. Наконец, сам выбрал известного ведущего. Известного в те времена, когда на ТВ из развлекательного контента были юмористы серебряного возраста и барды с гитарами. Без преувеличения. Шоумену было 73 года. Очевидно, что ведущий и гости были из разных эпох. По сценарию, ведущий пел переделанную песню многоуважаемой Людмилы Марковны, а гости подпевали. Тем, кто не хотел участвовать в этой феерии, ничего не оставалось, как набить рот под завязку и усердно жевать. И их было большинство.
Как надо
Наличие известного ведущего не гарантирует достойно проведенного мероприятия. Иногда звездность ведущего – это только его гонорар и байки о славном прошлом. Изучите его опыт в проведении праздников, соберите отзывы. Сопоставьте с вашей аудиторией и тематикой праздника.
Совет 3. Зачем нам профессиональные агентства? Мы всю жизнь сами организовывали
Завхозу и кадровику поручите придумать конкурсы. Сисадмин займется аппаратурой. А начальник гаража будет рисовать рассадку гостей. Бухгалтерия салатики нарежет, а молодых специалистов отправьте на рынок за овощами. Кейтеринг не нужен. Женщины и так все красиво разложат.
Как надо
Дешево и сердито – не значит хорошо. Это значит самодеятельность. А для сотрудников, задействованных в организации корпоратива – не отдых, а работа сверхурочно, да еще с повышенной ответственностью.
Совет 4. А давайте всех смешаем рандомным образом! Ведь праздник – он для всех праздник
Посадите водителя погрузчика рядом с директором по персоналу, кладовщика – с главным бухгалтером, а финдиректора – в окружении младшего медперсонала из регионального отделения. Наверняка всем будет комфортно, и темы для бесед быстро найдутся. Хотите подружить противников? Однозначно – за один стол, и чтоб глаза в глаза весь вечер. А еще пусть «случайно» участвуют в одном конкурсе. Точно подружатся.
Как надо
Корпоратив, конечно, сближает, но это не тимбилдинг. В коллективе всегда найдутся союзники и противники. Но не нужно их насильно «дружить». Такое сватовство может иметь прямо противоположный эффект.
Совет 5. Экономия должна быть экономной!
А зачем нам сцена? На аренде сэкономим. Будем ближе к народу. Да неважно, что на площадке 300 человек. Первые два ряда услышат и ладно. Губернатор выступает? Ну он же в микрофон будет говорить.
Как надо
Прислушивайтесь к организаторам. Они провели не один праздник и точно знают базовые моменты, на которых нельзя экономить. Если говорят, что нужна сцена – это не значит, что из вас деньги выкачивают. Это значит, что 70% гостей не увидят официальную часть вечера.
Совет 6. Покажите организаторам, что вы профи и вас не проведешь
У вас попросили розетку для подключения звуковой аппаратуры. Обычную, бытовую. Вы все-таки уточните у организаторов, какую именно розетку надо. А 220 вольт точно подойдет? А разъем какой у вилки? И пусть в вотсап пришлют вам фото этой вилки. Позвоните по этому вопросу не менее 8 раз и отправьте не менее 10 сообщений. Можно рано утром или после рабочего дня. Вопрос важный, не терпит отлагательств.
Как надо
Не усложняйте. Если организатор просит обычную розетку, значит у него есть обычная бытовая вилка. Если потребуется что-то нетипичное – вам обязательно об этом сообщат. А еще вероятней – организуют сами.
Подписывайтесь на канал – продолжение следует.