В последние годы большая часть общения – как делового, так и личного – переместилась в мессенджеры. Так объективно удобнее решать любые вопросы.
Однако общение с близкими и деловая коммуникация с коллегами – это два разных жанра. Хотя мессенджеры и подразумевают определенную неформальность общения, полностью отказываться от делового этикета не стоит. Мы расскажем, как изменились правила рабочей переписки с приходом мессенджеров!
1. Только в рабочее время
Не следует путать отправку email`а с отправкой сообщения в мессенджере. На сообщения, приходящие в мессенджер, обращают больше внимания, а сам формат коммуникации обязывает получателя не затягивать с ответом. Получать деловые сообщения поздно вечером или рано утром – странно и некомфортно. Кроме того, написав пользователю ночью, вы рискуете его разбудить – многие держат телефон рядом и не отключают уведомления перед сном.
2. Грамотность и ошибки
В рамках дружеской переписки в мессенджерах мы часто не придаем значения допущенным ошибкам или опечаткам. В деловом общении ошибки быстро испортят впечатление о вас. Проверяйте сообщения перед отправкой. Если вы отправили текст с ошибкой – отредактируйте сообщение. И следите за автокоррекцией – она может поставить вас в неловкое положение.
3. Никаких серьёзных решений
Вы можете комфортно обсуждать сделку или проект в мессенджере, однако для закрепления договоренностей этот канал связи не подходит. В рамках делового этикета, сообщения из мессенджера имеют меньший вес, нежели официальный email. Для принятия окончательного решения по какому-либо вопросу используйте электронную почту. Кроме всего прочего, письмо никуда не исчезнет и его будет легко найти, чего не скажешь о сообщении в мессенджере – договоренности теряются в длинной переписке, а сам мессенджер может быть заблокирован в любое время.
4. Цитирование
Цитируйте собеседника, если в его сообщении содержится несколько вопросов или тезисов. Структурированный ответ также важен, как и структурированный вопрос.
5. Фотография в профиле
Убедитесь, что она приемлема для деловой переписки. Конечно, мессенджер – это менее официальный канал связи, чем та же почта, и у вас есть большая свобода для самовыражения. Однако не стоит забывать о том, что собеседника может оттолкнуть неуместная фотография в вашем профиле.
6. Стиль сообщений
Он должен оставаться деловым. Не стоит писать незнакомому человеку текст с использованием словечек вроде «лол», «плиз», «ASAP» и т.д. В лучшем случае он может их не понять, в худшем – расценить это как фамильярность и невоспитанность.
7. Конкретика и лаконичность
Запомните – чем меньше текста, тем лучше. Старайтесь выражаться максимально ясно и кратко. Если вам необходимо задать несколько вопросов или обозначить ряд тезисов, структурируйте сообщение. Писать сплошную стену текста, которая содержит несколько тем для обсуждения – не лучшая идея.
Переписка сотрудников в групповом чате – очень эффективный инструмент коммуникации. Благодаря нему члены команды, работающие над одним проектом, сближаются и начинают общаться более свободно и вовлечено. Это повышает продуктивность их работы. Кроме того, общаясь в групповом чате, сотрудники могут максимально быстро решать возникающие вопросы или проблемы.
К переписке в корпоративном чате применимы все описанные выше правила. Стоит добавить, что в общий чат нельзя отправлять конфиденциальные документы или информацию, которая не предназначается для некоторых участников чата. Также в групповой переписке неуместно обсуждать личные вопросы, беспорядочно кидать мемы и делать все то, что плохо влияет на рабочий настрой участников.