Новгородский наместник получал весть о намерении прибыть в Московское государство послов их Швеции, Дании.
Посланцев Ливонского Магистра, Ганзы и Германских княжеств.
Весть о себе в Смоленск отправляли посланцы из Праги, Вены, Вильно и Кракова.
Представителей крымского хана встречали на южных окраинах в районе Путивля.
Турецких дипломатов в районе Азова, персидских в Астрахани, голландцев и англичан в Архангельске.
Приглядывать, охранять и указывать дорогу посольству должен был государев пристав с небольшим отрядом стрельцов. Приставы были воплощением самого государя и служили его «чести». Этим понятием обуславливался весь дипломатический этикет тех времён. По его нормам пристав должен был ехать по правую руку от посла, ибо так «честнее», при возможности слезать с коня хоть на миг, но позже посла.
Государь полностью снабжал посольство всем необходимым: абсолютно бесплатно на всё время пребывания заграничной миссии в стране. Дополнительно покупать продовольствие считалось неприличным, это умаляло щедрость правителя.
В пути приставы должны были завязать непринуждённые беседы с самими дипломатами и членами их свиты, используя это для сбора информации. Весьма желательно было узнать цели, с которыми прибыли послы и их намерения.
В Москве пытались предусмотреть все темы, которые послы могли затронуть в таких разговорах. Наказы приставам содержали перечень возможных вопросов и ответов. Иногда власти требовали от приставов выманить посольские грамоты или украдкой их прочесть.
В дороге приставы постоянно поддерживали связь с Посольским приказом, передавая туда собранные сведения. Это могло пригодится во время переговоров.
Важным действом становился въезд посольств в Москву, событие было очень пышным, множество людей сходилось на процессию.Власти всеми силами способствовали усилению впечатления как простого люда, так и господ послов.
Англичанин Таннер вспоминает свой приезд в Москву,- «Подъехав к городу ближе мы увидели новый, невиданный дотоле отряд воинов! Цвет длинных красных одеяний был на всех одинаков, сидели они верхом на белых конях, а к плечам у них были приложены крылья, поднимавшиеся над головой и красиво расписанные; в руках длинные пики, к концу коих было приделано золотое изображение крылатого дракона. Отряд казался ангельским легионом.»
Предоставление подворья входило в систему полного государственного обеспечения послов и свиты. Система эта сложилась именно в Москве, в Новгороде и Пскове послы жили в домах своих соотечественников купцов и содержания не получали.
Существовала отлаженная система охраны послов. Посольский двор был ограждён высоким забором, на ночь входы замыкались на решётки. Приставы и стоявшие с ними в карауле дворяне менялись ежесуточно, сторожевых людей меняли раз в неделю. Послы не должны были знать об изменениях в международной обстановке выгодных для их государств ибо это повлиять на переговоры. Известия на родину послы могли передавать только после их цензуры.
Строгость охраны вызывалась также опасениями политического шпионажа. Поэтому московские власти старались исключить возможность контакта послов не только с их агентами, но и с местным населением. Во всех европейских странах сбор информации полагался на дипломатов, поэтому даже слухи в народе могли быть ценной добычей. В Москве внимательно следили, чтобы нежелательные сведения не попадали за рубеж по дипломатическим каналам.
Естественно об этом никогда не говорили открыто, а факт наличия столь сильной и многочисленной охраны объясняли соображениями пожарной безопасности.
В приёмной палате царь сидел на троне, помещавшийся не по середине у противоположной входу стены, а ближе к правому(красному) углу между двумя окнами. По правую руку на пирамидальной подставке из серебра находилась золотая держава. По обеим сторонам около престола стояли почётные стражи государя-рынды, одетые в белые кафтаны и вооружённые церемониальными серебряными бердышами.
Когда заканчивались первые приветствия, самодержец вставал спрашивал о здоровье своего брата-государя и пока посол отвечал, садился на своё место.
Каждый из членов посольской свиты преподносил царю особенный подарок с провозглашением имени поднёсшего. Посидев немного посол получал от государя приглашение отведать хлеба-соли.
После этого посла отводили в другую палату, где он излагал и обсуждал с думными людьми насущные вопросы. Переговоры сопровождались массой формальностей; всякий раз когда посол делал новое предложение, рассуждавшие с ним думные люди шли за ответом к государю, если для ответа требовалось наводить справки, его можно было ждать несколько дней.
При таком мастерстве переговоров московские дипломаты всё же имели существенный минус — они уступали в информированности западным коллегам. Бояре и дьяки имели крайне малую информацию о расстановке сил в Европе и часто доверяли не самым надёжным источникам: допрошенным пленникам или слухам среди купцов.
По окончании переговоров царь давал прощальный обед;
ближе к концу обеда царь вставал и просил подать ему кубок, говоря,что он пьёт в знак любви и за здоровье своего брата-государя. Потом самодержец передавал кубок послу, приглашая его так же испить за здравие своего правителя. Приняв кубок, посол отступал немного назад, и выпив кланялся государю. После с таким же предложением ,испить за здравие, царь обращался ко всем присутствующим на обеде. По окончании трапезы царь подзывал посла к своей руке и торжественно отпускал его в путь.
По обыкновению посол и его свита, не считая простых слуг, получали от царя подарки. Европейцам обычно дарили драгоценные меха, прежде всего собольи. Послов восточных, в особенности тататрских, жаловали дорогой одеждой, на которые восточные люди были особенно падки.
При отъезде посол одаривал приставов подарками, чаще всего это было золото. В итоге пристав провожал посольскую миссию до границ страны