Что стоит за внедрением системы учета рабочего времени?
Из предыдущей статьи становится ясно, что системы учета рабочего времени позволяют руководству не только узнать, насколько сотрудники эффективно распоряжаются рабочим временем, но и позволяют осуществлять процессный контроль, т.е. проверку выполнения стандартизированных процедур. Например, сотруднику call-центра может быть предоставлен предопределенный сценарий для использования во время взаимодействия с клиентами. За сотрудником можно следить по показателям, включая среднее время, потраченное на вызов, среднюю частоту вызовов, демонстрацию интереса к вызывающему абоненту, которые затем могут быть использованы руководителями сотрудника для оценки эффективности.
Перед всеми компаниями, внедряющих систему управления временем, встает вопрос учета переработок, достоверности собираемых данных и преодоления защитной реакции сотрудников. Ведь существует мнение, что тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию на выполнение работы, побуждает идти на обман ради сохранения лица перед начальством. Поскольку осознание контроля создает психологический прессинг — повышается тревожность и волнение у сотрудников, что повышает риск совершения ошибки.
Разберёмся, почему это так
Неправильная трактовка внедрения системы может привести к сопротивлению со стороны сотрудников, которые часто расценивают учёт рабочего времени как ужесточение дисциплины, вторжение в личное пространство. Усугубить ситуацию могут вводимые нормативные меры контроля с применением административных мер в случае нарушений. Но чаще всего негативное отношение персонала к системам учёта рабочего времени можно связать с недостатком информированности о целях и задачах внедрения системы. Возникающие по понятным причинам волнения могут быть оправданы, если компания не взяла на себя обязательство осуществления подготовительных мероприятий.
Как справиться с негативом сотрудников?
Компании следует перед внедрением осуществить ряд мероприятий, связанных с подготовкой персонала к нововведению.
1. Необходимо рассказать сотрудникам о целях и задачах внедрения системы учета рабочего времени и ознакомить с «преимуществами» системы для самих сотрудников, подготовив презентацию системы и сделав акцент на том, как программа поможет сотруднику в организации своего рабочего времени.
2. Провести собрание, на котором сотрудники, могут задать волнующие их вопросы и получить развернутый и конкретный ответ.
3. Организовать тренинги по обучению работе с системой.
4. Разработать мотивационные программы, которые будут стимулировать персонал взаимодействовать с системой.
Внедрили систему, что дальше?
Теперь рассмотрим обратную сторону медали касаемо методов воздействия на персонал при снижении производительности сотрудников.
Допустим, что руководитель отдела узнал, один из сотрудников неэффективно использует свое рабочее время, проводя время за личной перепиской и просмотром интернет-магазинов. Какие варианты мер пресечения нарушения трудовой дисциплины могут быть применены в отношении данного сотрудника?
1. Разговор тет-а-тет. Здесь руководитель должен понять с чем связана такая статистика, почему сотрудник предпочитает заниматься отстраненными от работы делами. Итогом должно стать определение вариантов решения проблемы.
2. Вынесение выговора с указанием причины – отчет, сформированный системой учета рабочего времени. Здесь происходит констатация факта, и сотрудника уведомляют о том, что он на этой неделе неэффективно распределил свое рабочее время и не выполнил ряд запланированных задач и руководство это знает.
В двух случаях, компания хочет получить один результат – повысить производительность сотрудника. Но какой метод является самым оптимальным? Рассмотрим на примере двух ИТ-компаний, которые внедрили системы, позволяющие осуществлять учет рабочего времени сотрудников.
А что у других компаний?
Так, к примеру в ИТ-компании "КРОК инкорпорейтед" для учета рабочего времени применяются системы управления проектами Clarity PPM и Jira Software, где все сотрудники, задействованные в проектах, указывают свои фактические трудозатраты по проектной и непроектной деятельности за отчетный период.
Менеджеры проектов формируют в системе план проекта и назначают задачи участникам проектной команды. Сотрудники могут просмотреть список своих задач в системе и списать затраченное время на выполнение каждого из назначенных задач, также сотрудники могут списать время на непроектную деятельность (в Clarity PPM), а именно на обучение, болезнь или простой в связи с низкой загрузкой. Далее менеджеры проектов осуществляют контроль соответствия плановых трудозатрат фактическим и выясняют причины отклонения, при их наличии. Это делается для того, чтобы при планировании новых проектов учитывались новые трудозатраты, если например, задача стала более трудоемкой.
Стоит отметить, что в компании не применяются административные меры при отклонении фактических трудозатрат от запланированных. Но размер материального вознаграждения сотрудников напрямую зависит от проделанной работы в проекте.
В ИТ-компании "РДТЕХ" процесс учета рабочего времени практически аналогичен "КРОК инкорпорейтед", только учет рабочего времени осуществляется в системе собственной разработки «Очередь задач». Задачи распределяются в зависимости от статуса их выполнения на фиксированное количество стеков для предотвращения скопления задач на одного сотрудника. Учет времени производится системой автоматически: переводя задачу в работу, сотрудник включает трекинг времени. Сотрудник также может самостоятельно планировать очередность исполнения задач с учетом установленного предельного срока выполнения.
В компании определен механизм премирования проектной команды по итогам проекта. Первым фактором является сэкономленное рабочее время. Вторым фактором является KPI по отклонениям от сроков и трудозатрат, на основе которых строится совокупный рейтинг сотрудников. Чтобы получить материальное вознаграждение или повышение, сотрудник должен оказаться в верхней части рейтинга.
Как мы видим, в ИТ-компаниях практикуются методы материального вознаграждения за выполненные в установленные сроки проекты, за сэкономленное время. Поэтому компаниям, которые столкнулись с необходимостью применения административных мер по отношению к неэффективным сотрудникам, можно дать следующий совет: вместо наложения штрафов - лишать сотрудников премий. Это будет является неким стимулом для сотрудника для повышения своей продуктивности на предстоящих задачах.
Вместо заключения
Восприятие сотрудниками учета рабочего времени, зависит от двух факторов: методов контроля и механизма внедрения системы. На более практическом уровне, если сотрудники воспринимают процессный контроль, осуществляемый с помощью систем учета рабочего времени, как инструмент, который помогает им планировать свое рабочее время и оптимизировать распределение своих задач, то это может помочь им лучше выполнять свою работу. Если компания к тому же определит ключевые показатели эффективности, достижение которых будет способствовать получению материальных вознаграждений, повысится уровень мотивации сотрудников. Поскольку они будут точно знать, на что именно им необходимо направить свои усилия.
В ИТ-компаниях большая роль отводится эффективному распределению рабочего времени, по этой причине таким компаниям, не достаточно внедрения систем с тайм-трекерами и отчетами во сколько пришел и ушел сотрудник. Для получения комплексного решения ИТ-компании интегрируют различные системы, например, система управления задачами и система учета времени.
Таким образом, хорошо реализованные средства контроля за процессами должны повышать доверие сотрудников к организации и, в свою очередь, повышать их организованность и ответственность за выполняемые задачи.