Задачи повышения производительности труда актуальны для большинства предприятий. Ведь не секрет, что одним из самых ценных не возобновляемых ресурсов является наше время. В особенности, если это касается рабочего времени, за которое работодатель начисляет заработную плату своим сотрудникам. Ровным счетом он также оплачивает время, на которое опоздал сотрудник на работу, и время простоя в связи с уходом с работы раньше положенного времени. По этой причине, одной из главных проблем для работодателей является нецелевое использование сотрудниками своего рабочего времени.
Одним из способов повышения трудовой дисциплины сотрудников является внедрение систем учета рабочего времени, которые используются для осуществления контроля за деятельностью сотрудников в автоматическом режиме. Согласно данным компании PERCo – производителя систем безопасности, после внедрения автоматизированного учета рабочего времени в Морском Торговом порту Санкт-Петербурга нарушения трудовой дисциплины сократились в пять раз, а трудозатраты ответственных за учет рабочего времени сотрудников – в два раза. Из графика можно также увидеть, что количество ранних уходов и опозданий хоть и не сократилось до нуля, но тем не менее эффект от внедрения системы учета рабочего времени значительный, практически за восемь месяцев удалось повысить трудовую дисциплину рабочих.
Стоит отметить, что существующие системы учета рабочего времени показывают свою эффективность для компаний крупных производственных масштабов, где важно учитывать не только рабочее время сотрудников, но и их местоположение и выполняемые задачи. Благодаря подобным системам руководство может дистанционно проверять время прихода и ухода сотрудников, бухгалтерия может начислять заработную плату в соответствии с отработанным временем, а сотрудники в свою очередь становятся более дисциплинированными по отношению к своему рабочему времени.
Вопросы, на которые компании стоит ответить перед внедрением
Но перед тем, как принимать решение о внедрении подобных систем, компаниям малого или среднего бизнеса, необходимо задать себе следующие вопросы:
1) Какой процент экономических потерь компания получает при сокращении рабочего времени своих сотрудников из-за опозданий и ранних уходов?
2) Эффект. Каких результатов хочет добиться компания с помощью внедрения данной системы и какую цель хочет достичь компания?
3) Можно ли организовать учет рабочего времени без внедрения специализированной системы?
4) Бюджет. Сколько компания готова ежегодно выделять денежные средства на закупку лицензий, поддержку и эксплуатацию системы?
Ответив на данные вопросы, уже на первоначальном этапе компания может понять для себя, готова она выделять время, ресурсы на внедрение системы учета рабочего времени. Но для того, чтобы получить полную картину, достаточно посчитать через сколько окупится внедрение системы в компании?
Цифры скажут всё
Рассчитаем срок окупаемости системы на примере 2-х компаний (малого и среднего бизнеса). Для этого необходимо:
1. Определить количество сотрудников (пользователей системы).
2. Получить среднюю заработную плату по данным сотрудникам для расчета средней часовой ставки оплаты труда.
3. Рассчитать стоимость внедрения системы.
4. Рассчитать стоимость владения системой.
Первый пример. Компания среднего бизнеса c численностью сотрудников 205 человек, работающих 22 дня в месяц по 8 часов в день, 150 сотрудников выполняют свою работу на ПК. Допустим, что после внедрения системы учета времени будет экономиться 0,2 часа в день* на одного сотрудника.
* Данные для расчета берутся условные.
Срок окупаемости внедряемой системы рассчитывается, как стоимость внедрения и поддержку системы за год / на годовую сумму экономии: 1 309 000 / 2 551 500 = 0,5138, что составляет примерно 6 месяцев.
Второй пример. Компания малого бизнеса с численностью сотрудников 100 человек, работающих 22 дня в месяц по 8 часов в день, 45 из них выполняют свою работу на ПК. Допустим, что после внедрения системы учета времени также будет экономиться 0,2 часа в день на одного сотрудника.
Срок окупаемости внедряемой системы рассчитывается, как стоимость приобретения поддержку системы / на годовую сумму экономии: 395 500 / 595 350 = 0,664, что составляет примерно 8 месяцев.
Получаем, что в приведенных примерах при одинаковых входных параметрах (величина сэкономленного рабочего времени, стоимости лицензии, поддержки и внедрения системы) срок окупаемости может отличаться в зависимости от количества сотрудников и их средней заработной платы.
Подведём итог
Итак, перед Вами 3 причины, почему не стоит внедрять системы учета рабочего времени в компании малого или среднего бизнеса, если:
1. У вас не автоматизирован основной вид деятельности, в том числе и бухгалтерский учет. Лучше первым делом вложить средства на внедрение системы, которая позволит Вашей компании экономить время на формирование отчетных документов.
2. Ваша компания не терпит убытки при сокращении рабочего времени ваших сотрудников, поскольку у Вас большая текучка и при неоднократном нарушении трудовой дисциплины Вам не составит труда заменить недисциплинированного сотрудника.
3. Преобладающая часть Ваших сотрудников не осуществляет свою работу за компьютерами, по этой причине отследить рабочее время сотрудников не удастся с помощью стандартных решений, которые устанавливаются на ПК.
Во всех трех случаях, компаниям вероятнее всего, необходимо искать другие способы контроля, которые будут менее ресурсоемкими.