Организация информации – это то, как вы взаимодействуете с любой информацией.
Налаженная организация информации позволяет:
- Легко управлять и манипулировать информацией. Все разложено по полочкам, есть быстрый доступ к чему угодно.
- Избавиться от мусорной информации.
- Быстрое управление информацией: то есть доступ к файлам, доступ к видео, доступ к документам. У меня есть даже такой принцип, что до результата должно быть 2 клика.
Теперь практика
Я рекомендую Notion как главный инструмент организации информации. Это программа, в которой есть все. Notion не хранит только видео и сложные таблицы, но можно добавить на них ссылки.
У вас должна быть папка на вашем ПК с быстрым доступом и синхронизацией с облаками. Я продемонстрирую на примере. Смысл в том, что, если я сейчас возьму свой комп, сломаю его пополам, я не потеряю никакие данные и смогу их восстановить на любом компе.
Заведите облачные хранилища данных. Определенные облака подходят под определенные цели.
Очистите входящую информацию и распределите её по необходимым категориям. Это различные скачиваемые файлы, письма и т.д. Категории определяете вы, потому что у каждого из вас своя уникальная жизнь.
Доступность любой информации за 1–2 клика.
Пример
Загрузки – сюда попадает вся входящая информация и отсюда же она удаляется.
Видео-исходники – здесь хранятся все видеоуроки, которые я записываю.
Видео ТЗ – это для команды. Я кому-то из ребят записываю инструкцию или фрилансеру.
Видео обратная связь – для клиентов. Например, мне надо дать клиенту обратную связь, что-то ему рассказать.
Скриншоты – это временная папка. Я делаю скриншоты, а потом они распределяются по другим папкам.
Фотобанк – различные фотки, которые мне нужны для работы. Фильмы
Dropbox
Здесь есть папка Notion, в которой находятся файлы, которые будут переноситься в Notion.
Смысл в том, что все папки, которые здесь располагаются, находятся одновременно в Dropbox. Это хранилище для меня лично предназначено для текучки информации, то есть здесь находятся данные, с которыми я работаю.
Яндекс.Диск предназначен больше для архивации, когда речь идет о том, что мне надо где-то склад завести. У нас практически 1 ТБ исходников на различные тренинги.
У меня есть майнд-карты. Про это я не буду рассказывать, потому что это специфическая история, которая не всем нужна.
Вот есть Notion. Информация в нем делится на 4 пространства.
1 пространство – фавориты. Это быстрые закладки, которые мне важны. Например, работа с задачами.
Есть рабочие вещи. Например, у нас есть игра Порядок в делах.
В этом документе у меня содержание соответствующего проекта. Кто-то может со мной поделиться документами.
И есть пространство, где у меня происходит управление целями, проектами, правила, кодексы и т.д. Это полноценный пульт управления, который управляет совершенно всем, откуда все происходит и куда все притекает. Именно поэтому я эту программу рекомендую. То есть если мне что-то надо, на любом из устройств я могу найти информацию за 2 клика. Например, мне нужен документ по какому-то клиенту. Я захожу в Notion, нажимаю поиск и вбиваю фамилию. Таким образом я нахожу все документы, которые относятся к этому клиенту.
Если мне нужны какие-то программы, допустим, мне нужно обработать видео, я набираю пару букв, с которых начинается программа.
Если мне необходимо какие-то конкретные вещи посмотреть, у меня все разложено по папкам. Каждая папка посвящена определенной тематике, и тут очень легко все найти.
Но такая простота приходит с очень глубокой проработкой. Я к тому, что не факт, что моя система организации информации подходит вам. Более того, я не рекомендую ее копировать. Чтобы создать свою систему управления информацией, нужно придерживаться принципов, о которых я вам сказал. Здесь самое главное, что нельзя копировать чужую систему организации информации, нужно придумать свою.
Ошибки
- Отсутствие системы организации как таковой.
- Слишком сложная структура организации информации, то есть вы запутываетесь в том, что вы напридумывали.
- Скопированная структура организации информации у другого человека. Хаотичное цепляние за сервисы, программы, фишки.
- Система, выработанная без привязки к жизни и целям.
В заключении
Понимаете, моя система организации информации подчиняется моим целям. Вы можете взять какие-то элементы моей системы, но копировать ее полностью бесполезно, потому что он служит моим целям, не вашим. Свою систему организации информации нужно отдельно придумать. Да, на это уходит какое-то время, но когда это все внедрено, вообще огонь.