Когда у тебя небольшой бизнес с неплохим персоналом, речь о необходимости описывать технологию и внедрять систему управления вызывает снисходительную улыбку: «Зачем нужны лишние движения? Всё и так в порядке!».
По мере роста компании, – когда увеличивается количество сотрудников, когда владельца всё больше и больше затягивает в трясину оперативного управления, когда никакие деньги уже не радуют, а отдых на берегу моря превращается в продолжение работы, но только по телефону, Ватсапу (WhatsUp) или Скайпу (Skype) – меняются только «декорации», а проблемы остаются. Когда ты ложишься спать, а в голове помимо воли прокручиваются проблемы, когда просыпаешься как будто и не спал вовсе, когда мысль: «Неужели мне придётся так жить до конца своих дней?!» начинает пожирать мозг, когда вы начинаете тихо ненавидеть свой бизнес, – вот тогда идея систематизации бизнеса уже не вызывает снисходительную улыбку, а становится спасительной мантрой.
Владелец начинает смотреть в сторону систематизации бизнеса, когда его компания или группа компаний, достигают какого-то серьёзного размера. Это автоматически означает, что он успешен. Он принял много правильных действий, иначе не пришли бы к такому результату.
Он успешно преодолевал проблемы, с которыми сталкивался, великолепно справлялся с опасностью, безденежьем, возможно, с предательством, блестяще регулировал сложных клиентов, с пользой для компании «убалтывал» поставщиков, находил «бомбических» руководителей, в нужный момент избавлялся от балласта. То, как он это делал, это – успешные действия! Это – Золотой Фонд компании.
И где хранится этот Золотой Фонд? У него в голове, а также в головах его сотрудников. Когда он и его бойцы с блеском решали самые сложные проблемы ни у кого не возникло даже мысли записать, как они это сделали.
Но ситуации имеют свойство повторяться и люди начинают спрашивать у тех, кто справился: «Как вы это делали?». Увы, память – коварная штука. Многое забывается, что-то искажается. Чем дальше от времени события, тем больше память подводит.
Ваши лучшие сотрудники! Ах, как бы вы хотели, чтобы все у вас в организации были такими, как они! То, как эти «монстры» работают – бесценная технология! Где же хранится это сокровище? У них в головах! Это надёжно? Нет, это рискованно! Если они по каким-либо причинам уйдут – технология «уйдёт» вместе с ними просто потому, что голову они унесут с собой!
Есть особая категория сотрудников. Они незаметны. Они не дают проблем. Они просто хорошо работают. Поскольку они не дают проблем, мы их не очень замечаем. Эти люди как воздух – вы ведь не замечаете, что он есть, просто дышите и всё. Но если вам перекрыть кислород…
Если такой человек уходит – вы не сможете не обратить на это внимание. Ведь то, как он работал, осталось у него в голове, а это единственное, что он вам не оставил! И теперь никто не знает, как он работал. Технология ушла вместе с ним.
А что, если всю успешную технологию записать, а потом обучать ей ваших сотрудников? Скольких проблем вы бы смогли избежать? Вопрос риторический.
Наша компания «РосБизнесРесурс» более 10 лет занимается тем, что помогает владельцам бизнесов описывать технологию работы их компаний, оформлять эту технологию в виде должностных и рабочих инструкций. Мы также обучаем специалистов по описанию бизнес-процессов.
Так может стоит начать описывать технологию вашей компании?