Традиционные совещания в формате устных обсуждений — это только один из множества вариантов и способов коммуникации в арсенале руководителя. С одной стороны, дискуссионный формат встреч имеет множество достоинств: при хорошем планировании они могут быть эффективными и достаточно комфортными. С другой стороны, такой подход может создавать массу проблем: доминирование одного из участников и самоустранившиеся остальные, многозадачность, посторонние разговоры, отклонение от основной темы, а также невольное стремление подстроиться под идеи начальника.
Есть и альтернативы. Например — совещание в тишине. Этот метод может показаться странным, но последние исследования подтверждают преимущества проведения тихих встреч как способа наиболее эффективно задействовать мнения и наработки сотрудников. В письменной форме участники более свободно выражают свой взгляд на задачу и сообщают имеющиеся у них уникальные, а не общеизвестные соображения.
Дело в том, что когда мы оперируем общеизвестными фактами, окружающие склонны еще больше подкреплять их истинность: в этом случае работает механизм общественного одобрения. Уникальные знания и точки зрения, напротив, ставят под сомнение общепринятые идеи, таким образом возмущая всеобщее спокойствие. Из-за опасений, что их соображения будут восприниматься как слишком сложные, оторванные от реальности или не относящиеся к делу, участники традиционных совещаний часто не спешат высказывать свое мнение, сначала ожидая услышать, что скажут начальники и другие присутствующие. Поэтому именно формат молчаливых встреч может стать решением проблемы, так как он дает новые возможности для выработки новых идей.
Встречи без устных обсуждений особенно продуктивны для обсуждения пунктов повестки дня, требующих от участников мозгового штурма. Чтобы не нарушать порядок, руководитель должен настоять на строжайшей тишине во время собрания. Участники будут письменно формулировать идеи независимо друг от друга. В отличие от большинства совещаний, на которых всегда очевидно, от кого исходят отдельно взятые предложения, формат молчаливых собраний предусматривает определенный уровень анонимности: указывать имена или любую информацию о том, кто что написал, необязательно. Полученные идеи можно объединить и рассмотреть как на обычном совещании, так и с применением той или иной письменной методики.
Техники «карандаша и бумаги», не предполагающие устных обсуждений, можно легко реализовать с помощью уже существующих и доступных приложений для телефонов и компьютеров. Подобные решения позволяют не только собирать предложения отдельных участников, но и продолжать обсуждения за рамками самой встречи. Среди полезных функций — анонимное голосование в режиме реального времени, возможности ранжирования и категоризации идей, анонимного комментирования, загрузки и скачивания связанного с совещаниями контента. Все методы, не предусматривающие устных обсуждений, могут использоваться перед собраниями в обычном режиме. Руководитель может начать собирать информацию за несколько дней до встречи и представить результаты уже на самом собрании.
Проводя собрания, мы должны эффективно и с пользой задействовать критические, уникальные и важные идеи наших сотрудников. В конечном счете, мы распоряжаемся чужим временем. Поэтому ищите возможности получать обратную связь от участников встреч, чтобы учиться, приспосабливаться и расти дальше. Хотя тихие собрания, конечно, не могут полностью заменить разговор, отказаться от устных обсуждений зачастую может быть очень полезно. Молчание иногда действительно золото, если речь идет о проведении успешного совещания.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи в HBR Россия «Тихие совещания: зачем проводить встречи без устных обсуждений». Другие материалы о коммуникациях вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.