📊 ZEL-Услуги ➡ Инфоблок ➡ Предложения
Предприятия и офисы обычно квитанции и ведомости на бумажных носителях импортируют в Microsoft Access вручную.
То есть буквально обрабатывают добрую сотню таблиц (причём в разных стилях и форматах) сами сотрудники в течение всего рабочего дня (вплоть до 10 часов труда, получая за это зарплату).
Как это автоматизировать? Ведь живые сотрудники куда нужнее в других делах!
💡 Есть простой и главное бесплатный способ! Приложение Microsoft Excel для Android и iOS с недавних пор умеет распознавать таблицы в изображении и импортировать данные в цифровом виде.
Хотя это и далеко не единственный метод. Если вы столкнулись с проблемой оцифровки таблиц, то предлагаем узнать два основных способа это сделать за минимальное время.
Способ 1: с помощью Excel
Для переноса данных бумажной квитанции, ведомости или любых данных, отпечатанных в виде таблицы на бумаге в цифровой вид также структурировано предлагаем использовать новую возможность мобильного приложения Microsoft Excel.
Где скачать приложение Excel?
Внутри мобильного приложения есть платная подписка на Office 365, которая в нашей задаче не требуется. Она даёт только следующие улучшенные функции:
- Кастомизация визуала таблиц
- Больше инструментов по фигурам
- Расширенные функции форматирования
- Карты данных
- Кастомизация диаграмм
- Объекты SmartArt
- Работа с форматом защиты IRM
Какой телефон потребуется?
Лучше всего использовать самый современный смартфон или планшет, которым вы располагаете на предприятии.
Чем более мощный чипсет, чем больше оперативной памяти и чем лучше (а главное светочувствительнее) камера, тем быстрее будет процесс оцифровки и тем меньше он будет зависеть от смазанных снимков и задумчивости аппаратной части при обработке кадров.
Также потребуется свободное место во внутренней файловой системе устройства.
Что нужно сделать ещё?
Идеально, если у вас в офисе настроен Wi-Fi. Передача графических файлов между телефоном и компьютером по мобильной Cellular-сети выльется в дополнительные затраты на трафик и будет происходить дольше.
➡ О том, какие сейчас сети Wi-Fi быстрее и надёжнее всего
Инструкция, как перенести таблицы с бумаги в цифру
1. Запустите приложение Microsoft Excel, разрешив ему все необходимые действия (доступ к файловой системе и к камере).
2. Выберите "Вставка данных из рисунка".
3. Сделайте фотографию ведомости так, чтобы появилась красная рамка вокруг данных.
4. Прямо на экране определяйте область размещения таблицы (автоматика не всегда корректно выбирает размеры).
5. Основанный на машинном обучении искусственный интеллект Microsoft Excel автоматически обработает фотографию и «перегонит» данные в таблицу.
6. При импорте данных любые проблемы с распознаванием выводятся для ручной коррекции — отредактируйте ошибки через кнопку «Правка», а если их нет, то выберите «Пропустить».
7. Чтобы минимизировать количество ошибок, держите телефон ровно (или разместите его на специальном креплении — штативе) и включите весь свет, который возможен в помещении.
8. Как только работа с импортом будет завершена, выберите кнопку «Вставить».
⚠ Это финальный этап распознавания. Как только будут готовы все Excel-таблицы, переносите их на компьютер. Далее просто копируйте структурированные данные из Excel и вставляйте в Access (или другой софт, которым вы пользуетесь).
Способ 2: мощный софт + найм разработчика
Есть куда более мощные и специализированные решения для профессионального распознавания текста на изображении. Этим занимаются такие проекты, как ABBY FineReader (бесплатная версия — Screenshot Reader).
⚠ Для автоматизации процесса с большим количеством таблиц на бумажных носителях помимо самого софта потребуется участие программиста, который подготовит скриптовую часть.
Разработкой таких решений могут заняться фрилансеры или специалисты ИТ-аутсорсинговой компании. Напишите нам в ZEL-Услуги, если вас интересуют такого рода задачи, чтобы снизить затраты на рутину — подготовим коммерческое предложение под особенности и условия вашего бизнеса.