1
Обновите свой почтовый ящик.
Оцените электронные письма, которые вы получаете каждый день. Получаете информационные бюллетени или обновления, которые вам не нужны? Отписаться, говорит консультант по продуктивности Карсон Тейт, основатель консалтинговой фирмы Working просто. Если на обработку электронного письма уходит менее нескольких минут, сделайте это немедленно, даже если это означает удаление или архивирование. Если ответ требует более активного участия, попробуйте изменить строку темы на элемент действия. «Скажем, я получил электронное письмо о пересмотре презентации PowerPoint. Это мой шаг, который я ввожу в строку темы, поэтому мне не нужно перечитывать письмо », - говорит Тейт. Может ли ваш почтовый сервер автоматизировать некоторые вещи, которые вы часто делаете? Превратите обычные ответы в подписи или попробуйте автоматическую регистрацию: «Вы можете написать правило в Outlook для автоматического перемещения сообщений из прямых отчетов в их файловую папку, - говорит Тейт, - что отлично подходит для поиска вещей позже».
2
Пишите пометки в своём календаре
Поместите все, что вы делаете в цифровом календаре - включая встречи, да, но также оставьте время для обеда. «Календарь - это визуальное проявление вашего времени, и вы должны использовать его как план своего дня, а не как место, где другие могут планировать свой день для вас», - говорит Джон Зерацкий, соавтор “Make Time: Как сосредоточиться на важных вещах каждый день”. Расмуссену нравится Acuity Scheduling, платформа, которая позволяет вам перепроверить вашу доступность с клиентами и коллегами. Организованный календарь может показать, насколько хорошо (или плохо) вы управляете своим временем, отмечает Зерацкий. «Когда мои дни становятся сумасшедшими, я оглядываюсь назад. Немного размышлений помогает мне лучше планировать будущее ».
3
Быстрая очистка вашего пространства.
Расмуссен просит постарайться уменьшить количество свободных бумаг на вашем столе. (Чтобы еще меньше загромождать рабочий стол, отсканируйте документы, которые вы хотите сохранить, и создайте папку Google Drive для файлов, чтобы вы могли получить к ним доступ в любом месте.) Сортируйте документы по категориям в зависимости от того, нужно ли вам их читать, подавать их, отправлять на поручение, позвоните кому-нибудь или зайдите в интернет, чтобы проконсультироваться. Чувствуете себя перегруженным этими бумагами? Выберите только одну область рабочего пространства - она может быть как один ящик, так и весь рабочий стол - и вычистите все, что, по вашему мнению, вам не нужно. Повторите на других пространствах, пока вы не охватите весь свой офис.
4
Перестройте свое цифровое пространство тоже.
Используйте организационную структуру, которая есть у смартфонов. Подобные приложения (например, приложения для здоровья или приложения для покупок) могут быть сгруппированы в папки. Тейт предлагает использовать это в качестве руководящего принципа для организации ваших компьютерных файлов. Добавление дат в имена папок также может быть полезным; сейчас хорошее время, чтобы проверить рекомендации по хранению цифровых записей в вашей компании и выяснить, сколько времени вам нужно хранить документы и что вы можете удалить. Насчёт документов, которые вы храните, «подумайте, как и когда вы их получите», - говорит Тейт. Файлы, которые вы часто используете, должны быть легко доступны. «Чтобы назвать файлы для своей поисковой системы, посмотрите на документ и спросите себя:« О чем я думаю в первую очередь, когда смотрю на этот документ? ». Первое, что приходит на ум, - это имя вашего файла», - говорит она.
5
Составьте более умный список дел.
Лорен Макгудвин, основатель и генеральный директор Career Contessa, сайта о карьере для женщин, предлагает записывать задания на следующий день перед тем, как выходить из офиса каждый вечер. «Я стараюсь ставить свои задачи на приоритетные уровни. Я делю их на «высокий приоритет», «легкие задачки» и «могу ждать следующего дня», - говорит она. Это помогает ей включать личные задачи, такие как упражнения, потому что она может видеть, когда у нее будет время. Сделать ваш список цифровым или аналоговым - решать только вам. Некоторые исследования показывают, что написание задачи может повысить вероятность ее достижения. Тейт говорит, что она предпочитает цифровые списки, потому что может быть трудно концептуализировать будущие проекты, если у вас нет физического места для них в вашем планировщике бумаги; Вы можете легко отслеживать будущие месяцы и годы в цифровом формате.